在不少中小企業里，采購部門的定位只是一個輔助部門，所以經營部門在管理上對采購的重視程度往往不及生產和銷售，關心物料的價格和質量多于關心采購部門的管理水準。
在這種情況下，采購部門的工作基本上還是停留在“詢價—訂貨—驗收—入庫—付款”這樣一個比較傳統的概念上。采購人員整天反復地用Excel和Word制作各種業務文檔，卻較難再把精力放在記錄和管理好每一張訂單的實施進度上。其結果是經常迫于應對請購部門的詢問、催貨和抱怨而忙得不可開交，而交貨脫期、采購遺漏等工作失誤卻又無法杜絕。那么，問題的癥結究竟在何處呢？經對多家中小企業的調查，我們發現采購部門普遍存在著以下問題：
- 只注重接到指令后安排下單，而對指令中的希望交貨期、技術指標以及物料清單的完整性等內容缺乏嚴密的審核，從而導致訂貨之后才發現這樣那樣的問題。
- 任務指派過程沒有詳細記錄或者記錄不完整，出了問題后的責任所在無法明確。
- 對采購任務執行狀況的監控以及下單后的跟蹤管理不善，造成下單遺漏或交貨延誤。
- 當交貨期發生變更時，采購擔當忘記將信息及時通知相關部門而對生產和銷售造成影響。
- 業務文件堆積如山，電腦文檔數以百計，為了查詢某一項目就需花費相當的時間和勞力。
- 數據不能共享，同一內容在不同文件中的反復輸入導致工作效率低下。
由此可見，造成采購部門工作出錯、效率低下的主要原因在于過程管理不善、信息不能及時共享以及重復作業。顯然，對指令的可行性評審、交貨期跟蹤、交貨期變更時的及時告知以及對進度的全程監控是保證采購部門工作質量的重要環節，而數據共享則是提高工作效率的關鍵。然而在實際操作中，當業務量膨脹到一定程度時，單是詢價、洽談、下單、驗貨、發票核對等日常工作都來不及應付，靠一大堆文件夾或是Excel文檔來搞好全面過程管理、保證工作精度已近乎不可能，采購業務的信息化、自動化管理勢在必行。博拉采購專家就是在這樣一個背景下應運而生的采購管理專用軟件。其特點是：
- 集成了多家制造企業采購部門的實際工作流程和需求，所有的功能在強調過程管理和信息共享的同時，力求實用和簡約，使用戶在導入系統之后即可投入實際應用。
- 強大的數據庫和多元查詢功能使基本信息和每個項目的相關數據一次輸入全程共享，完全避免了重復作業，大幅度提升了工作效率和工作精度。
- 指令輸入、指令評審、任務指派和進度監控均在網上實現。執行狀態一目了然，末端信息全盤掌控。真正實現了采購業務的一元化管理。
- 新到任務自動提醒和［未執行/執行中/已完成］３個任務執行狀態表可使業務人員直觀而有計劃地處理業務。有效地防止了因業務繁忙、執行不及時而造成的采購失誤和交貨期延誤。
- 預算監控模塊對下單時輸入的采購價格與預算金額自動進行比對，實時做出超預算報警。
- 獨自設計的外購和外協雙通道進度跟蹤系統使繁瑣的交貨期跟蹤得以輕松實施，并可在交貨期發生變更時自動打印通知。有效地防止了因通知不及時而對生產、研發和銷售所造成的不良影響。
- 易于擴展和維護的信息共享平臺具備了組織結構、物料分類、供方分類、操作權限、系統記錄等基本功能以及各種數據庫，并可根據需要追加功能。
- 所有操作都在Internet Explorer上進行，不需另裝軟件。支持網絡遠程共享和中日文雙語環境。
俗話說“巧婦難為無米之炊”，采購管不好，物料不到位，生產和銷售勢必受到影響。對于至今尚未使用專業軟件來管理采購業務的企業來說，導入博拉采購專家無疑是一個明智的選擇。
