經(jīng)對申請人所提交的材料的審查，對符合規(guī)定辦證條件的，公證處應(yīng)委派兩名以上公證人員(其中應(yīng)至少有一名為公證員)參加整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動，進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。現(xiàn)場監(jiān)督是指公證人員親臨現(xiàn)場，對招標(biāo)投標(biāo)活動的招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)定標(biāo)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，并予以證明的活動。在現(xiàn)場監(jiān)督階段，公證人員的主要任務(wù)是，監(jiān)督招標(biāo)投標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)的活動按照國家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的時(shí)間、地點(diǎn)、程序、原則和方法進(jìn)行；對其中違反規(guī)定的行為予以糾正；查驗(yàn)有關(guān)人員的身份，審查投標(biāo)方的投標(biāo)資格；對招標(biāo)投標(biāo)過程中的主要環(huán)節(jié)和重要事項(xiàng)給予現(xiàn)場證明。根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)活動各個(gè)階段的特點(diǎn)和內(nèi)容，公證員的現(xiàn)場監(jiān)督活動也要有所側(cè)重。
 
    1）招標(biāo)階段。公證人員應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)督招標(biāo)單位的各項(xiàng)活動是否符合國家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)投標(biāo)活動的一般原則，并按照資格預(yù)審文件的要求對投標(biāo)方進(jìn)行資格預(yù)審，審查投標(biāo)方所提交的有關(guān)證明材料是否齊備、真實(shí)，是否符合招標(biāo)文件規(guī)定的手續(xù)。
 
    2）投標(biāo)階段。公證人員應(yīng)檢查投標(biāo)箱，并需同招標(biāo)單位一起對該投標(biāo)箱加封。在投標(biāo)方投遞標(biāo)書時(shí)，公證人員應(yīng)查驗(yàn)招標(biāo)單位委派的接標(biāo)人的身份和投遞標(biāo)書人的身份，對投遞標(biāo)書人所送標(biāo)書的密封情況進(jìn)行檢查，并做出記錄。如果標(biāo)書是通過郵寄方式投送的，則應(yīng)記錄收到標(biāo)書的時(shí)間。監(jiān)督投標(biāo)人將符合規(guī)定條件的標(biāo)書投入投標(biāo)箱。在投標(biāo)時(shí)間截止時(shí)，公證人員應(yīng)會同接標(biāo)人一起將投標(biāo)箱投標(biāo)口密封并加貼封條。
 
    3）開標(biāo)階段。公證人員應(yīng)監(jiān)督招標(biāo)單位按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)舉行開標(biāo)會議。在開標(biāo)會議中，公證人員應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)投標(biāo)方代表的資格證件和身份證明，再次檢查投標(biāo)箱的密封情況，監(jiān)督投標(biāo)箱的啟封，檢查標(biāo)書份數(shù)和密封情況，并宣布檢查結(jié)果。監(jiān)督標(biāo)書啟封，驗(yàn)明投標(biāo)書是否有效，并宣布查驗(yàn)結(jié)果。監(jiān)督唱標(biāo)人唱標(biāo)，發(fā)現(xiàn)不一致的，應(yīng)予以糾正。在開標(biāo)結(jié)束時(shí)，對符合規(guī)定的程序、方法、原則的開標(biāo)活動，公證人員應(yīng)當(dāng)場宣讀開標(biāo)公證詞。如在開標(biāo)結(jié)束后不立即開始進(jìn)行評標(biāo)定標(biāo)，公證人員應(yīng)監(jiān)督招標(biāo)單位將投標(biāo)書重新密封，投入標(biāo)箱，并將標(biāo)箱密封。
 
    根據(jù)我國有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的規(guī)定和招標(biāo)投標(biāo)活動的一般原則，投標(biāo)方所投標(biāo)書，如具有下列情況之一的，應(yīng)屬無效：
    (1)投標(biāo)方不具備投標(biāo)資格；
    (2)投標(biāo)書沒有報(bào)價(jià)；
    (3)投標(biāo)書未密封；
    (4)投標(biāo)書未加蓋單位公章及法定代表人未簽字；
    (5)投標(biāo)書未按規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求填寫；
    (6)投標(biāo)書書寫潦草，字跡模糊不清難以辯認(rèn)；
    (7)在一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目中，投標(biāo)方投報(bào)兩個(gè)或多個(gè)標(biāo)書，或有兩個(gè)或多個(gè)報(bào)價(jià)，又未書面聲明哪一個(gè)有效；
    (8)其他不符合招標(biāo)文件要求的情況。主要是未按招標(biāo)文件的要求提交投標(biāo)保函或擔(dān)保文件。
 
    4）評標(biāo)定標(biāo)階段。公證人員應(yīng)查驗(yàn)評標(biāo)組織成員的資格，核實(shí)其身份。對與投標(biāo)方有利害關(guān)系的評標(biāo)組織成員，應(yīng)讓其回避。監(jiān)督標(biāo)底的開啟，公布標(biāo)底。監(jiān)督評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進(jìn)行評標(biāo)、定標(biāo)。檢查定標(biāo)結(jié)果是否與評標(biāo)定標(biāo)記錄一致，并監(jiān)督評標(biāo)委員會成員在評標(biāo)定標(biāo)記錄和定標(biāo)決議上簽字。在評標(biāo)定標(biāo)活動結(jié)束時(shí)，對符合規(guī)定的程序、原則、方法的評標(biāo)定標(biāo)活動和定標(biāo)結(jié)果，當(dāng)場宣讀評標(biāo)定標(biāo)公證詞。現(xiàn)場監(jiān)督是整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)公證活動中一項(xiàng)最主要、最復(fù)雜的工作內(nèi)容，其成敗、優(yōu)劣直接關(guān)系到公證工作在招標(biāo)投標(biāo)活動中作用的發(fā)揮，關(guān)系到招標(biāo)投標(biāo)活動能否按照公平競爭、擇優(yōu)中標(biāo)的原則進(jìn)行，也將影響到招標(biāo)投標(biāo)活動的成敗。因此，公證人員在現(xiàn)場監(jiān)督過種中，必須以高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)的法律、政策和招標(biāo)文件的規(guī)定，堅(jiān)持公正的立場，認(rèn)真做好每一項(xiàng)工作。同時(shí)，還應(yīng)注意下列問題：
 
    (1)公證人員參加招標(biāo)投標(biāo)活動是以國家公證人員的身份對招標(biāo)投標(biāo)活動進(jìn)行監(jiān)督，是監(jiān)督者而不是招標(biāo)投標(biāo)活動的主持人，也不是招標(biāo)投標(biāo)活動的當(dāng)事人。因此，公證人員必須切實(shí)把握住這個(gè)監(jiān)督者的身份，既不能越俎代皰，也不能撒手不管，當(dāng)旁觀者，如公證人員必須出席評標(biāo)定標(biāo)會議，對評標(biāo)定標(biāo)活動進(jìn)行監(jiān)督，但公證人員不能擔(dān)任評標(biāo)委員會委員。
 
    (2)公證人員必須始終參加招標(biāo)投標(biāo)活動的全過程，不能以各種理由不出席，而讓當(dāng)事人代勞。實(shí)踐中，有的公證人員不親自到投標(biāo)現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，只是讓招標(biāo)方作出接標(biāo)記錄，然后對記錄進(jìn)行審查，理由是有的投標(biāo)活動延續(xù)時(shí)間太長，公證人員難以全部參加。這種作法是不妥的。招標(biāo)投標(biāo)活動是由招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)定標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)組成的整體，公證機(jī)關(guān)對招標(biāo)投標(biāo)進(jìn)行公證，必須對每一個(gè)環(huán)節(jié)的活動進(jìn)行審查、監(jiān)督，對前一個(gè)活動的審查、監(jiān)督是進(jìn)行后一環(huán)節(jié)的審查、監(jiān)督的前提和基礎(chǔ)。只有經(jīng)過審查、監(jiān)督，確認(rèn)了前一個(gè)環(huán)節(jié)的活動真實(shí)、合法，才能進(jìn)行下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，否則，就無法保證整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動的真實(shí)、合法，也就失去了公證的意義。如果原定的投標(biāo)活動延續(xù)時(shí)間太長，公證處在受理該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)公證申請后，可以向招標(biāo)單位建議適當(dāng)縮短投標(biāo)期限，以利招標(biāo)投標(biāo)公證的進(jìn)行。
 
    (3)公證人員對整個(gè)現(xiàn)場監(jiān)督活動都應(yīng)認(rèn)真制作記錄，并存檔，特別是對現(xiàn)場監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題、提出的建議、當(dāng)事人的解答、采取的措施、對投標(biāo)箱、標(biāo)書、投標(biāo)方的資格審查的結(jié)果、發(fā)表的現(xiàn)場公證詞等更要做出完整、準(zhǔn)確的記錄。這不僅是公證文書立卷歸檔的需要，也是日后發(fā)生疑問、糾紛時(shí)，分析問題、解決問題的重要憑證，切不可草率從事。
 
    (4)公證人員應(yīng)認(rèn)真行使監(jiān)督職權(quán)，如發(fā)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)活動中出現(xiàn)違反國家有關(guān)法律、政策或招標(biāo)文件的行為時(shí)，應(yīng)立即予以指出，令其糾正。對出現(xiàn)下列情況時(shí)，應(yīng)終止現(xiàn)場監(jiān)督的公證活動：
 
    ①招標(biāo)單位擅自變更原定的招標(biāo)文件內(nèi)容，違背招標(biāo)投標(biāo)程序、原則或其他有關(guān)規(guī)定，經(jīng)指出拒不改正的；
 
    ②招標(biāo)投標(biāo)過程中出現(xiàn)舞弊行為，如招標(biāo)單位搞假招標(biāo)，或私下向某一投標(biāo)方泄漏標(biāo)底，意欲使其中標(biāo)的。對投標(biāo)方舞弊，如私下串通、哄抬標(biāo)價(jià)，或?qū)φ袠?biāo)單位行賄等，應(yīng)取消舞弊的投標(biāo)單位的投標(biāo)或中標(biāo)資格，但不終止公證活動。
 
    ③招標(biāo)投標(biāo)活動中出現(xiàn)國家有關(guān)規(guī)定或招標(biāo)文件規(guī)定的招標(biāo)投標(biāo)活動無效的情況時(shí)，公證人員也應(yīng)終止公證活動。如為了保證招標(biāo)投標(biāo)活動的競爭性，有的部門規(guī)定投標(biāo)方不能少于三家，少于三家時(shí)，該次招標(biāo)無效，重新組織招標(biāo)。
 
    公證人員決定終止公證活動，應(yīng)將終止公證的決定和理由當(dāng)場宣布。
 
    終止公證，將導(dǎo)致該項(xiàng)招標(biāo)活動的無效，直接涉及招標(biāo)、投標(biāo)雙方的權(quán)益。因此，公證人員對終止公證應(yīng)格外慎重，嚴(yán)格掌握標(biāo)準(zhǔn)。否則，就可能造成難以彌補(bǔ)的損失和嚴(yán)重后果。