南京化學(xué)工業(yè)有限公司供銷部自主開發(fā)實施的輔材供應(yīng)管理信息系統(tǒng)投運一年多來，在規(guī)范供應(yīng)管理、提高管理效率上取得了明顯效果。南化供銷部設(shè)備材料分部的業(yè)務(wù)員由衷感慨：重組改革以后南化的項目建設(shè)十分繁忙，僅他們分部2006年一年就接到10萬多項采購計劃，如果沒有計算管理系統(tǒng)的幫助，想完成這么多的采購任務(wù)真的是不可思議。 
　　這套供應(yīng)管理信息系統(tǒng)，運用供應(yīng)商管理、合同管理、計劃管理、資金管理、報銷管理、項目管理、倉儲管理、財務(wù)管理、報表查詢管理等九大模塊，在輔材供應(yīng)管理中實現(xiàn)了對供應(yīng)過程的重點環(huán)節(jié)控制，進一步規(guī)范了業(yè)務(wù)操作流程，加強了業(yè)務(wù)監(jiān)管，增強了數(shù)據(jù)的準確性和及時性，滿足了新南化對物資供應(yīng)管理的新要求。 
　　供應(yīng)商管理作為物資供應(yīng)體系中的重要一環(huán)，一直受到集團公司總部和南化公司的重視。南化供銷部將特殊供應(yīng)商的管理列入供應(yīng)管理信息系統(tǒng)，所有的特殊供應(yīng)商業(yè)務(wù)均按照一單一審批的方式進行控制，由管理部門和業(yè)務(wù)部門分別行權(quán)，相互監(jiān)督和制約。系統(tǒng)還將供應(yīng)商經(jīng)營危險化學(xué)品的經(jīng)營資質(zhì)、證件名稱及有效期錄入到供應(yīng)商信息表中，凡供應(yīng)商供應(yīng)資質(zhì)到期后，未能及時補辦的，由系統(tǒng)自動關(guān)閉供應(yīng)商的業(yè)務(wù)操作資質(zhì)，在到期之前提供資質(zhì)到期報警，使業(yè)務(wù)人員能及時跟蹤，避免沒有經(jīng)營資質(zhì)的供應(yīng)商供應(yīng)、運輸危化品，從源頭上加強了對危化品經(jīng)營、運輸?shù)谋O(jiān)控和管理。 
　　合同管理是業(yè)務(wù)操作的重要步驟，也是物資供應(yīng)管理的重點監(jiān)控環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)人員將合同錄入到管理系統(tǒng)，當合同加蓋合同專用章時，由合同管理員在系統(tǒng)中關(guān)閉合同的修改權(quán)，后續(xù)業(yè)務(wù)中的付款、報銷、入庫全部在合同的基礎(chǔ)上進行操作。如針對某一份具體的合同進行付款，當付款數(shù)超過合同金額時，系統(tǒng)將不允許進行付款操作，防止超合同付款發(fā)生，防范超合同付款的資金風(fēng)險，同時財務(wù)人員通過系統(tǒng)來進行付款計劃的審批，對照合同中的金額、付款條件、到貨情況進行監(jiān)控付款計劃。 
　　在業(yè)務(wù)操作過程中，各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，互相檢驗數(shù)據(jù)準確性，如入庫單生成后，倉儲人員根據(jù)實際情況來核對入庫數(shù)量的準確性，入庫單數(shù)據(jù)一旦進入程序，業(yè)務(wù)員不能進行修改；財務(wù)收完賬后，也將庫房人員的收發(fā)臺賬關(guān)閉。關(guān)閉的數(shù)據(jù)要修改，須通過相關(guān)人員的共同操作，達到數(shù)據(jù)的一致性要求。系統(tǒng)生成的標準、統(tǒng)一的單據(jù)格式，解決了手工單據(jù)易增加差錯率的問題。 
　　管理系統(tǒng)規(guī)范了需求計劃提報的內(nèi)容。根據(jù)公司的相關(guān)文件，供銷部和各運行部協(xié)商、制定了統(tǒng)一的需求計劃填報要求，統(tǒng)一了需求計劃的編號方法，為按計劃發(fā)料奠定了計劃基礎(chǔ)，也為公司內(nèi)部的信息流通創(chuàng)造了必要的條件。 
　　系統(tǒng)的報表查詢管理對每個部門、每個業(yè)務(wù)人員的計劃完成率、物資入庫率、采購報銷率等指標進行實時跟蹤和管理，同時可以及時生成中石化、南化公司、供銷部的各種報表需求，大大提高了數(shù)據(jù)統(tǒng)計的及時性和準確性。 
　　供銷部輔材供應(yīng)管理信息系統(tǒng)的使用，實現(xiàn)了對重要的環(huán)節(jié)的監(jiān)控，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整收集，規(guī)范了輔材供應(yīng)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作流程，提高了統(tǒng)計效率、降低了業(yè)務(wù)人員的工作負荷，使輔材供應(yīng)流程更加通暢，物資供應(yīng)的透明度大大提高。