一、采購部門的功能
    在討論采購組織之前，應先對采購部門在一個連鎖體系中所必須扮演的角色與功能有所認識，而依據這些功能目標，考量公司特性及策略來設計部門組織。
    商品采購部門的功能概略如下：
    （一）協助販售部門有關業務之處理。
    （二）商品銷售情況之分析與檢討。
    （三）促銷商品之安排。
    （四）日常采購業務，如詢價、議價、訂貨等。
    （五）新廠商與新商品之開發與評估。
    （六）市場情報之搜集與反應，如商品資訊（價格、流行趨勢等）、廠商情報等。
    二、采購組織
    依據上列之陳述，采購部門通常可劃分為采購、市場調查及新商品開發等單位。
    （一）采購單位
    此單位為采購部門的核心，擔負商品企劃、采購等業務。采購單位又可依據各種標準細分組織，茲將較常見的標準簡述于下：
    １．商品類別：依商品類別細分采購單位，如百貨公司的商品采購部門可劃分家用電器課、日常用品課、服飾課等。
    ２．商品采購地區：依商品來源地區為基礎劃分，因為國內、外采購的手續、廠商地址、條件均大不相同，因此分別設立部門，以利作業與管理。如設國內采購課、國外采購課，或可依不同洲及國別更細分之。
    上列標準亦可合并使用，如分設國外服飾、國內服飾課等，或可加入其他標準（如商品價值、采購功能等）更細分組織。然無論采用何種標準，均應以效率及效能為前提，依實際狀況考量決定。
    （二）市場調查單位
    負責企業內外部有關各種資料的搜集、分析、解讀、建議等。為采購部門之智囊單位。
    （三）新商品開發單位
    負責新商品之開發、研究、導入等工作。上列敘述僅為通則，采購部門的組織還是必須依企業之業別、策略、規模等實際狀況來設定，才能真正的切合需要，發揮功能。
    采購流程并非僅是單純的詢價、議價、訂貨等步驟，而是一個必須經歷多種分析、考慮多種因素的精密過程。一個完整的采購流程依序應包含下列步驟。
    １．確認企業經營方針、策略，擬定采購政策。
    ２．了解、分析企業內外部環境因素，含商品動態（原料供應狀況及產能、原料成本變化）、競爭者分析、消費者動向、公司內部銷售資料分析、庫存狀況以及未來銷售計劃等。
    ３．擬定采購計劃，依據上述兩個步驟的結果擬定采購計劃。計劃要包括：采購條件（付款條件、最低送貨量、配送方式、退貨條件等）、進貨廠商、進貨時間、商品類別、商品金額、商品數量等。）
    ４．采購計劃再檢視及修正。
    ５．采購工作執行、控制。
    ６．采購工作執行結果檢討、分析與know-how累積。