相關(guān)鏈接:中海發(fā)展股份有限公司是中國(guó)海運(yùn)(集團(tuán))總公司控股的我國(guó)在香港上市的大型航運(yùn)企業(yè)。1994年11月，公司在香港聯(lián)交所成功上市發(fā)行H股(1138)， 2002年5月，又在上海證交所增發(fā)3.5億A股(600026)。中海發(fā)展股份有限公司油輪公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)中海油運(yùn))是中海發(fā)展股份有限公司下屬專(zhuān)業(yè)船公司，擁有和管理油輪85艘，由FRAMAX、PANAMAX、HANDY-SIZE等油輪組成，總載重噸252萬(wàn)噸，年運(yùn)量近6000萬(wàn)噸，總資產(chǎn)超過(guò)50億元，是中國(guó)最大的水上油品運(yùn)輸企業(yè)。中海油運(yùn)從事油輪運(yùn)輸50余年，主要承擔(dān)內(nèi)外貿(mào)進(jìn)出口油品運(yùn)輸，總部設(shè)在上海，廣州設(shè)有分公司。
    2004年，國(guó)內(nèi)外媒體紛紛以“訂造超大型油輪，欲建世界級(jí)船隊(duì)”為標(biāo)題，報(bào)道了中海發(fā)展油輪公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)中海油運(yùn))投資數(shù)億美元，建造包括30萬(wàn)噸我國(guó)最大型的油輪在內(nèi)，總噸位60萬(wàn)噸的7艘油輪，進(jìn)行油輪的“升級(jí)之路”，邁向組建“世界級(jí)船隊(duì)”的第一步。實(shí)際上，將中海油運(yùn)建設(shè)成為世界級(jí)的油輪船隊(duì)一直是中海集團(tuán)總裁李克麟以及每個(gè)中海油運(yùn)員工的夢(mèng)想，2005年2月18日，在中海油運(yùn)2005年工作會(huì)議上，這個(gè)時(shí)間表被正式確定為2010年。
    就在中海油運(yùn)各大媒體聚焦于中海油運(yùn)大手筆進(jìn)行油輪建造的同時(shí)，中海油運(yùn)另一項(xiàng)重要的工作也在緊鑼密鼓、悄然進(jìn)行，那就是中海油運(yùn)的辦公自動(dòng)化建設(shè)。
    遭遇“幸福的煩惱”
    近年來(lái)，中海油運(yùn)在外部油運(yùn)市場(chǎng)日趨好轉(zhuǎn)以及員工齊心協(xié)力的努力下，獲得了快速發(fā)展的同時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己陷入了一個(gè)“幸福的煩惱”。一方面，是企業(yè)的快速發(fā)展，前景一片看好，員工信心十足，享受著發(fā)展的樂(lè)趣;另一方面，快速發(fā)展的中海油運(yùn)內(nèi)部也呈現(xiàn)一片過(guò)于“忙碌”的景象。首先，公司領(lǐng)導(dǎo)層總感覺(jué)到自己的時(shí)間不夠用，日程安排不過(guò)來(lái)了，員工也是一番忙碌的景象:有的在一對(duì)一的對(duì)員工進(jìn)行調(diào)查，有的拿著申請(qǐng)單到處找人簽字，有的忙著復(fù)印文件下發(fā)到各個(gè)部門(mén)，有的花費(fèi)了兩個(gè)小時(shí)尋找一份合同樣本，有的在拼命回憶上周的交流細(xì)節(jié)以準(zhǔn)備明天的談判，有的滿(mǎn)頭大汗的給客戶(hù)準(zhǔn)備郵寄信函……
    是什么原因?qū)е逻@種“幸福的煩惱”出現(xiàn)呢?公司管理層一直在思索，是人手不夠嗎?可公司人事報(bào)告顯示，各部門(mén)、各崗位都有充足的人才儲(chǔ)備，以備企業(yè)發(fā)展之需。是管理制度問(wèn)題嗎?多年來(lái)，公司身處改革前沿陣地——上海，接受新知識(shí)、新的管理方式很快，管理改革也一直在進(jìn)行過(guò)程中，也就是說(shuō)制度方面問(wèn)題也不大。就在這個(gè)時(shí)候，信息部門(mén)的一項(xiàng)關(guān)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的提議，使這些困惑迎刃而解，中海油運(yùn)管理層意識(shí)到了以辦公自動(dòng)化為核心的信息化對(duì)企業(yè)解決這些問(wèn)題的作用和價(jià)值所在。
    實(shí)際上，這種情況也存在于大多數(shù)發(fā)展中的企業(yè)。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，內(nèi)部溝通頻率相應(yīng)增多，卻越來(lái)越不順暢;企業(yè)知識(shí)呈幾何級(jí)上升，卻無(wú)法以一種方式沉淀下來(lái);多部門(mén)，多崗位的協(xié)作增多，效率卻下降了等等，這些煩惱使發(fā)展中的企業(yè)感覺(jué)自己的工作效率像受到了地球引力一樣原地打轉(zhuǎn)飛不上去，成為了公司進(jìn)一步快速發(fā)展的絆腳石。
    找到癥結(jié)，公司管理層決定對(duì)癥下藥，盡早解決這個(gè)困擾企業(yè)發(fā)展的頑疾，促進(jìn)企業(yè)深化發(fā)展。經(jīng)過(guò)慎重考慮和內(nèi)部調(diào)研后，中海油運(yùn)的信息部門(mén)開(kāi)始著手辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，重點(diǎn)解決企業(yè)發(fā)展的瓶頸問(wèn)題，為迎接新世紀(jì)的新發(fā)展，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)!
    尋找冠軍OA
    作為國(guó)內(nèi)最大的水上油品運(yùn)輸企業(yè)和致力于建造世界級(jí)船隊(duì)的國(guó)有大型航運(yùn)企業(yè)，作為中國(guó)油輪運(yùn)輸委員會(huì)的主任委員單位，中海油運(yùn)對(duì)OA產(chǎn)品既有十分嚴(yán)格的功能、性能評(píng)選指標(biāo)，也有著一些他們自身客觀的、特殊的要求。正如中海油運(yùn)辦公室李佩榮主任所描述的，我們要像選拔體操冠軍一樣，設(shè)置各種的評(píng)選指標(biāo)，要有很詳細(xì)的產(chǎn)品功能指標(biāo)，也要有一些中海油運(yùn)自己一些比較特殊的要求，通過(guò)“過(guò)五關(guān)，斬六將”的方法，尋找金牌級(jí)OA。
    第一關(guān):有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)嗎?
    中海油運(yùn)是中國(guó)最大的水上油品運(yùn)輸企業(yè)，在交通運(yùn)輸行業(yè)里有著響當(dāng)當(dāng)?shù)拿麣猓�其辦公自動(dòng)化需求和應(yīng)用特點(diǎn)在行業(yè)內(nèi)是最有代表性的，而一家有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的軟件廠(chǎng)商可以做到在今后的實(shí)施過(guò)程中更好地準(zhǔn)確理解企業(yè)需求，可以有效避免理解誤差和產(chǎn)生摩擦。因此，中海油運(yùn)首先強(qiáng)調(diào)的便是軟件供應(yīng)商必須具有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)。
    在這點(diǎn)上，合強(qiáng)軟件公司擁有的3千多家成功應(yīng)用中就有不少是來(lái)自于交通運(yùn)輸行業(yè)，例如，上海海運(yùn)集團(tuán)公司、中遠(yuǎn)國(guó)際貨運(yùn)有限公司、上海港寶山港務(wù)公司、中國(guó)外輪理貨總公司上海分公司，等等，在幫助這些企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，合強(qiáng)軟件也積累了豐富的交通運(yùn)輸行業(yè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)可以為中海油運(yùn)的辦公自動(dòng)化順利實(shí)施提供借鑒與參考。
    第二關(guān):有集團(tuán)內(nèi)的成功客戶(hù)嗎?
    既便有同行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，在中海油運(yùn)看來(lái)還是不夠的，行業(yè)存在共性需求，但同一個(gè)行業(yè)不同企業(yè)間還是存在有不同的管理模式和企業(yè)文化，作為中海發(fā)展股份有限公司下屬的一個(gè)公司，中海油運(yùn)擁有集團(tuán)其它公司共同的管理理念、企業(yè)文化、價(jià)值觀念等，因此，選擇一家在本集團(tuán)已經(jīng)有成功經(jīng)驗(yàn)的軟件廠(chǎng)商無(wú)疑會(huì)為辦公自動(dòng)化順利實(shí)施提供堅(jiān)實(shí)的保障。
    其實(shí)早在2001年，合強(qiáng)軟件公司就與中海油運(yùn)所在的中海集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了首次成功合作，當(dāng)時(shí)中海集團(tuán)下屬的中海船務(wù)公司(包括中海船務(wù)下屬數(shù)十家公司)就是以公開(kāi)招標(biāo)選型的方式選擇合強(qiáng)軟件公司提供的辦公自動(dòng)化軟件，順利構(gòu)建了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，取得不錯(cuò)的效果。通過(guò)這次成功合作，合強(qiáng)軟件公司對(duì)中海集團(tuán)有了更深的了解，對(duì)中海集團(tuán)的管理理念和操作流程有了更詳細(xì)和全面的掌握，這些解決方案可以為中海集團(tuán)所屬的中海油運(yùn)提供了良好的基礎(chǔ)。
    第三關(guān):應(yīng)用調(diào)整靈活嗎?
    中海油運(yùn)是一個(gè)擁有眾多職能部門(mén)、下屬機(jī)構(gòu)眾多、辦公地點(diǎn)分散的大型企業(yè)，管理流程具有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性，例如，各種文檔管理、表單、流程等相對(duì)于中小型企業(yè)都要復(fù)雜的多，這就要求OA軟件必須具有大量可定制的功能，而且面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中需要不斷地進(jìn)行調(diào)整與變化，這就要求OA軟件不但要功能強(qiáng)大而且具備靈活調(diào)整的特性，侯選的多數(shù)廠(chǎng)商提供的OA軟件將因無(wú)法適應(yīng)中海油運(yùn)的這種復(fù)雜實(shí)施和應(yīng)用環(huán)境而被淘汰。
    合強(qiáng)軟件以“通用產(chǎn)品、個(gè)性應(yīng)用，專(zhuān)業(yè)服務(wù)、快速部署”的理念聞名于業(yè)內(nèi)，產(chǎn)品不僅講究通用、易用、可靠，而且在研發(fā)過(guò)程中預(yù)留了大量的可定制功能，有很強(qiáng)的實(shí)用性，可以滿(mǎn)足企業(yè)現(xiàn)在和未來(lái)的各種個(gè)性化需求，同時(shí)，憑借出色的產(chǎn)品持續(xù)研發(fā)實(shí)力，合強(qiáng)軟件能夠及時(shí)總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，不斷豐富產(chǎn)品功能，使其對(duì)滿(mǎn)足企業(yè)未來(lái)需求方面有相當(dāng)大的彈性。建立在領(lǐng)先產(chǎn)品及技術(shù)的合強(qiáng)軟件公司對(duì)于幫助中海油運(yùn)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化充滿(mǎn)了必勝的信心。
    第四關(guān):有權(quán)威認(rèn)證嗎?
    實(shí)施OA承載著中海油運(yùn)領(lǐng)導(dǎo)提升公司管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的設(shè)想，寄托著公司所有員工的熱切希望。因此，產(chǎn)品品質(zhì)是至關(guān)重要的一環(huán)，產(chǎn)品質(zhì)量決不能馬虎，產(chǎn)品在使用過(guò)程中也許因?yàn)橐粋�(gè)小瑕疵就可能造成決策失誤或管理混亂，帶給公司巨大的損失。考核產(chǎn)品品質(zhì)的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)是看其通過(guò)了哪些權(quán)威認(rèn)證，榮獲了哪些有價(jià)值的榮譽(yù)。
    合強(qiáng)軟件能夠在短短數(shù)年間獲得迅速發(fā)展，憑借的就是其領(lǐng)先的產(chǎn)品，其OA產(chǎn)品先后取得計(jì)算機(jī)著作權(quán)登記證書(shū)、產(chǎn)品登記證書(shū)，通過(guò)了國(guó)家軟件測(cè)評(píng)，擁有自主知識(shí)版權(quán)和商標(biāo)權(quán)，是個(gè)完全商品化的軟件產(chǎn)品。產(chǎn)品可靠性得到了數(shù)千個(gè)各行業(yè)客戶(hù)認(rèn)可，日夜接受數(shù)十萬(wàn)使用者的驗(yàn)證，同時(shí)，產(chǎn)品先后榮獲了中國(guó)軟件行業(yè)最高榮譽(yù)“中國(guó)優(yōu)秀軟件產(chǎn)品”，以及“上海市優(yōu)秀軟件產(chǎn)品”，“中國(guó)計(jì)算機(jī)報(bào)編輯選擇獎(jiǎng)”等榮譽(yù)，廣泛的認(rèn)可與贊譽(yù)是對(duì)合強(qiáng)軟件產(chǎn)品幾年來(lái)專(zhuān)注于辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的最大肯定。
    第五關(guān):實(shí)際效果怎么樣?
    考核產(chǎn)品品質(zhì)的另一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)是看其實(shí)際效果，考察用戶(hù)單位的實(shí)際應(yīng)用，聽(tīng)取用戶(hù)單位的實(shí)際評(píng)價(jià)，而這是任何精美資料都無(wú)法體現(xiàn)的，俗話(huà)說(shuō)“眼見(jiàn)為實(shí)，耳聽(tīng)為虛”，因此，對(duì)于中海油運(yùn)可謂慎之又慎的軟件選型過(guò)程來(lái)說(shuō)，這是最讓他們放心的一步。
    對(duì)于合強(qiáng)軟件公司而言，始終信奉這樣一條原則“產(chǎn)品好不好,用戶(hù)最有發(fā)言權(quán)”，適合中海油運(yùn)考察的用戶(hù)不少，但都比不上其兄弟單位中海船務(wù)的應(yīng)用效果直接和客觀，中海油運(yùn)更能了解到實(shí)際情況，聽(tīng)到事實(shí)，兄弟單位的實(shí)施和應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)完全可以學(xué)習(xí)和借鑒。為重視起見(jiàn)，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)親自帶隊(duì)，組織技術(shù)人員專(zhuān)程到中海船務(wù)進(jìn)行實(shí)地考察，經(jīng)過(guò)與中海船務(wù)的全面接觸和詳細(xì)交流之后，中海油運(yùn)很快就有了定標(biāo)結(jié)果。
    至此合強(qiáng)軟件公司與中海集團(tuán)開(kāi)始了第二次的合作!
    OA擔(dān)重任
    合強(qiáng)軟件的“通用產(chǎn)品、個(gè)性應(yīng)用，專(zhuān)業(yè)服務(wù)、快速部署”理念在中海油運(yùn)得到高效的貫徹執(zhí)行，合強(qiáng)智能辦公系統(tǒng)在中海油運(yùn)順利完成了實(shí)施，并迅速得到應(yīng)用，為整個(gè)企業(yè)提供了一個(gè)十分周密的內(nèi)部信息共享與協(xié)作平臺(tái)。現(xiàn)在，員工之間都可以做到迅速溝通，面對(duì)市場(chǎng)需要和外部競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)也能以做出最快的反應(yīng)。從信息的發(fā)布到信息的傳遞與反饋，從工作的發(fā)起到智能化流轉(zhuǎn)與完成處理，從資料檔案的自動(dòng)沉淀到有序管理與高度共享，企業(yè)中的每個(gè)員工都體驗(yàn)到辦公自動(dòng)化給自己工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)所帶來(lái)的積極變化，以往常見(jiàn)的各種困惑與煩惱盡皆消失。
    為了優(yōu)化企業(yè)的各類(lèi)管理流程，中海油運(yùn)通過(guò)合強(qiáng)智能辦公系統(tǒng)的流程設(shè)置與日常辦公模塊，輕松架設(shè)了自己的日常協(xié)作與審批平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部業(yè)務(wù)協(xié)作處理100%的電子化。在這個(gè)過(guò)程中，信息部門(mén)對(duì)各部門(mén)業(yè)務(wù)需求的熟練和精通起到了重要的作用，他們敢于突破企業(yè)傳統(tǒng)管理思維限制，很好地結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)在OA系統(tǒng)中的新應(yīng)用。
    在中海油運(yùn)的OA系統(tǒng)有關(guān)流程的應(yīng)用中，以“簽報(bào)”和“收文”流程的使用最為頻繁。以“簽報(bào)”流程為例，從科室擬稿開(kāi)始，歷經(jīng)本科室科長(zhǎng)審核、部室主任審核、綜合辦主任審核、各部室會(huì)簽、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、綜合辦文書(shū)編號(hào)及打印，直至歸檔，標(biāo)志流程的結(jié)束，整個(gè)流程表面看來(lái)像一條直線(xiàn)，然而為了應(yīng)對(duì)具體的不同事務(wù)，在定制過(guò)程中就用到了循環(huán)、條件判斷等智能化定義特性，例如，并不是每次都需要經(jīng)歷全部的環(huán)節(jié)，此外，即使完成全部的審核但在公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)卻被退回要求重新進(jìn)行審核，等等，而系統(tǒng)強(qiáng)大的協(xié)作機(jī)制使此類(lèi)需求的實(shí)現(xiàn)不再困難，只有實(shí)現(xiàn)了100%的電子化處理，才可以說(shuō)是徹底替代了傳統(tǒng)的手工流轉(zhuǎn)方式和實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。
    應(yīng)用見(jiàn)成效
    系統(tǒng)成功實(shí)施并順利運(yùn)行一年時(shí)間后，合強(qiáng)服務(wù)工程師回訪(fǎng)了中海油運(yùn)李佩榮主任，了解中海油運(yùn)的應(yīng)用情況。看到合強(qiáng)工程師的到來(lái)，李主任顯得很熱情，還沒(méi)等他們坐下來(lái)，就開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地說(shuō)出自己的感受，“當(dāng)初決定實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，就是為了解決了公司內(nèi)部工作和管理效率低的瓶頸問(wèn)題。目前看來(lái)影響之深遠(yuǎn)超出了當(dāng)初的預(yù)料。在公司范圍內(nèi)，建立起一套高效、穩(wěn)定、安全的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部通訊和協(xié)作交流的策略已經(jīng)出現(xiàn)成效，我們樂(lè)于見(jiàn)到這種效果，體驗(yàn)OA帶來(lái)的樂(lè)趣。”
    據(jù)李主任介紹，自系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，職工上線(xiàn)人數(shù)逐漸增加，目前每日同時(shí)在線(xiàn)人數(shù)保持在80人以上，公司領(lǐng)導(dǎo)和員工都已經(jīng)習(xí)慣了通過(guò)OA這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行相互交流和協(xié)作辦公，OA系統(tǒng)已經(jīng)在各方面起到了基礎(chǔ)平臺(tái)和紐帶作用，已經(jīng)與企業(yè)日常運(yùn)作實(shí)現(xiàn)了較好融合，其作用可謂是不可替代和不可或缺的，也為員工提供了更舒適和美好的工作環(huán)境。