6月決策
    7月選型
    8月簽約開始實(shí)施
    三家分公司上線
    ……
    這樣的ERP實(shí)施過(guò)程看似不可思議，卻是實(shí)際的經(jīng)歷
    凌華的故事告訴我們：
    選擇了合適的合作伙伴，采用了正確的方法
    ERP成功上線其實(shí)很簡(jiǎn)單。
    總部決策
    2002年，初夏，日光灼熱。
    凌華科技集團(tuán)總部，凌華董事會(huì)正在召開。
    當(dāng)時(shí)凌華集團(tuán)已經(jīng)進(jìn)入中國(guó)3年零5個(gè)月，在北京、上海、深圳均設(shè)立了分公司，員工數(shù)目已經(jīng)由當(dāng)初創(chuàng)業(yè)時(shí)的十幾人發(fā)展成為200多人，未來(lái)集團(tuán)還將在其它城市設(shè)立分公司，員工數(shù)目也將增加到1000人。公司的迅速成長(zhǎng)對(duì)管理提出了新的需求，信息化的管理手段引入已是勢(shì)在必行。董事會(huì)很快做出決議——為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，要盡快引入一套ERP系統(tǒng)。其時(shí)正值2002年6月。
    事出有因
    董事會(huì)集體決議實(shí)施ERP，凌華實(shí)施ERP的想法由來(lái)已久。
    早在決定引入ERP之前，凌華已有一套中小企業(yè)商貿(mào)管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)主要功能為進(jìn)銷存，在生產(chǎn)管理上有很大缺陷，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)也不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)在的規(guī)模。由于是小廠商提供的產(chǎn)品，服務(wù)也是一個(gè)問(wèn)題，諸如死機(jī)等現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)卻得不到解決，影響工作效率之外，更為關(guān)鍵的是該系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法升級(jí)，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的需要。
    從99年成立至今，凌華員工已由當(dāng)初的十幾人發(fā)展到今天的京、滬、深三家分公司，200余人，在管理上形成了很大的壓力，但這種壓力絕不僅限于人事管理這一方面。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在生產(chǎn)上凌華面臨更大的壓力。作為典型的電子企業(yè)，凌華完全采用依訂單生產(chǎn)模式，客戶需求呈現(xiàn)“小規(guī)模、多樣化”方式——凌華主要產(chǎn)品為工業(yè)計(jì)算機(jī)，產(chǎn)品完全根據(jù)客戶需求訂制，根據(jù)CPU、存儲(chǔ)等硬件的不同，可以衍生出上百種產(chǎn)品。雖然每次接單只有幾臺(tái)，十多臺(tái)已經(jīng)屬于大單，但總的來(lái)說(shuō)，每月訂單量很大，用戶要求時(shí)間急，這一切都對(duì)凌華的物料配備、生產(chǎn)周期控制等形成了很大的壓力，這也是ERP系統(tǒng)重點(diǎn)需要解決的問(wèn)題。此外，凌華目前正處于上升期，企業(yè)規(guī)模還將進(jìn)一步擴(kuò)大，預(yù)計(jì)在未來(lái)幾年內(nèi)，員工將增至1000人，分公司數(shù)目也將進(jìn)一步增加。適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，引入的ERP系統(tǒng)還必須具備良好的擴(kuò)展性。
    需求一旦明朗，選型也將隨著展開。在這種情況下，現(xiàn)任凌華科技集團(tuán)總管理處處長(zhǎng)的李焱焱受集團(tuán)委任，開始負(fù)責(zé)集團(tuán)ERP的全部選型實(shí)施工作。
    冷靜選型
    2002年7月，暑期已至，凌華科技ERP選型正式展開。
    置身國(guó)內(nèi)IT圈多年，耳濡目染，李焱焱深知肩上責(zé)任重大——國(guó)內(nèi)實(shí)施ERP失敗案例很多，ERP投資巨大，作為企業(yè)實(shí)施ERP的第一步，選型成功與否，將直接影響到ERP實(shí)施的成敗，必須選擇一家有實(shí)力的ERP公司。
    基于企業(yè)現(xiàn)狀，凌華將選型的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)定為兩條：首先要具備強(qiáng)大的生產(chǎn)管理功能，能夠適應(yīng)凌華的生產(chǎn)模式；其次，服務(wù)能力也非常關(guān)鍵。另外，價(jià)格也要比較合理。這幾條看似簡(jiǎn)單，其實(shí)卻頗難滿足，畢竟國(guó)內(nèi)的許多ERP產(chǎn)品均脫胎于財(cái)務(wù)軟件，生產(chǎn)管理上實(shí)為其弱項(xiàng)。在選型之初，眾多國(guó)際、國(guó)內(nèi)的ERP廠商來(lái)到凌華參與評(píng)估，但在這幾個(gè)條件面前，ERP廠商們紛紛敗下陣來(lái)。有一家國(guó)內(nèi)頗有名氣的ERP廠商當(dāng)場(chǎng)表示：在生產(chǎn)物料方面我們的產(chǎn)品確實(shí)有所欠缺，如果你要更好的，我們還有一套軟件，不過(guò)費(fèi)用就更貴了。
    幾經(jīng)周折，最終綜合產(chǎn)品、服務(wù)、價(jià)位等多方面因素，凌華最終選擇了神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司作為合作伙伴。“我們選擇ERP產(chǎn)品，最關(guān)心的是是否適合我們的企業(yè)。目前的ERP產(chǎn)品，在庫(kù)存管理方面各廠商差距不大，但在最為關(guān)鍵的物料管理、生產(chǎn)管理方面，易飛非常成熟，比其它廠商的產(chǎn)品全面，而且產(chǎn)品功能靈活。像查詢系統(tǒng)非常好用，從整體功能來(lái)看非常適合凌華這類電子行業(yè)的需求。其次是公司規(guī)模，神州數(shù)碼實(shí)力很強(qiáng)大，產(chǎn)品線非常完備，標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)讓我們覺(jué)得非常放心。再次，產(chǎn)品本身是否具有一定的擴(kuò)展性。易飛ERP軟件從目前看，通過(guò)不斷增加的各項(xiàng)功能模塊，從而展開深層次應(yīng)用，將能夠保證企業(yè)5年以內(nèi)的基本需求，這對(duì)一個(gè)發(fā)展型的企業(yè)來(lái)說(shuō)，也是至關(guān)重要的。”李焱焱這樣回憶當(dāng)時(shí)的情景。
    穩(wěn)步實(shí)施
    2002年8月20日，凌華與神州數(shù)碼正式簽署協(xié)議，凌華ERP項(xiàng)目正式開始實(shí)施。
    雙方先期簽約模塊包括管理維護(hù)系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)、應(yīng)收/應(yīng)付管理系統(tǒng)、自動(dòng)分錄管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)總帳管理系統(tǒng)、料表管理、工單/委外管理系統(tǒng)、批次需求計(jì)劃等十個(gè)部分，其后又陸續(xù)添加了一些模塊，最終可實(shí)現(xiàn)北京、上海、深圳40人同時(shí)上線。
    在ERP實(shí)施中，神州數(shù)碼先期對(duì)凌華流程進(jìn)行了調(diào)研，規(guī)劃了實(shí)施模塊和實(shí)施步驟。隨后展開培訓(xùn)工作。上海、深圳相關(guān)人員聚集北京，進(jìn)行了為期一周的培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后流程的優(yōu)化也同期展開。在這方面神州數(shù)碼在為電子行業(yè)客戶服務(wù)過(guò)程中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，有100多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程可供選擇，雙方很快就新流程達(dá)成共識(shí)。
    針對(duì)凌華“小批量、多樣化”的生產(chǎn)模式，神州數(shù)碼提供了功能強(qiáng)大的批次需求計(jì)劃。由于凌華現(xiàn)有的生產(chǎn)模式對(duì)人力資源占用極大，對(duì)每個(gè)客戶需求都是不一樣的。如何能夠更好地保證品質(zhì)更及時(shí)地將產(chǎn)品提供給客戶，都是凌華需要解決的問(wèn)題。基于ERP系統(tǒng)，凌華生產(chǎn)中的數(shù)據(jù)管理問(wèn)題得到了很好的解決，通過(guò)實(shí)施ERP管理，凌華能夠?qū)崿F(xiàn)電腦的自動(dòng)排程，根據(jù)客戶訂單的狀況及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，產(chǎn)品的效率得到了質(zhì)的提升。
    在生產(chǎn)方面，神州數(shù)碼對(duì)凌華現(xiàn)有流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行了細(xì)化，企業(yè)發(fā)生各種情況都有相應(yīng)的管理方法去處理。以最典型的生產(chǎn)為例，在原有的系統(tǒng)中，只要領(lǐng)料在財(cái)務(wù)帳目上的反映就是出庫(kù)，而無(wú)法在生產(chǎn)環(huán)節(jié)對(duì)物料進(jìn)行監(jiān)控，無(wú)法得知這些物料是否已經(jīng)成為產(chǎn)品，或者還是半成品，這樣就無(wú)法對(duì)企業(yè)資產(chǎn)部分中的現(xiàn)金流進(jìn)行掌控，無(wú)法避免在線現(xiàn)金流的無(wú)謂增長(zhǎng)，這對(duì)成長(zhǎng)型的企業(yè)來(lái)說(shuō)是很可怕的。現(xiàn)在易飛為其提供了一個(gè)生效審核，只有審核得到上一級(jí)的批準(zhǔn)，變化才能在帳目上得到體現(xiàn)。并且，易飛還提供了一個(gè)單別管理，能夠根據(jù)企業(yè)不同的需要設(shè)置不同性質(zhì)的單別，控管信息和用料。比如領(lǐng)料，可以分為兩種單別，一種正常領(lǐng)料一種是非正常領(lǐng)料，非正常領(lǐng)料就是計(jì)劃里沒(méi)有但是又需要的，現(xiàn)在就走另一種單別，走這個(gè)單子就要主管審核，相對(duì)比較嚴(yán)格，其他的就按訂單，靠單別來(lái)規(guī)劃不同性質(zhì)的領(lǐng)料，核算到不同的會(huì)計(jì)科目上。這樣保證了在財(cái)務(wù)上對(duì)生產(chǎn)管理的嚴(yán)格監(jiān)控，使企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃從物料環(huán)節(jié)開始就能夠有效實(shí)施。
    同時(shí)，針對(duì)ERP的實(shí)施，凌華在管理機(jī)構(gòu)上也進(jìn)行了調(diào)整。2002年10月，凌華集團(tuán)總管理處成立，李焱焱擔(dān)任處長(zhǎng)，負(fù)責(zé)ERP的實(shí)施工作。原來(lái)北京沒(méi)有物料、生產(chǎn)管理這一崗位，但實(shí)施易飛ERP的MRP、生產(chǎn)管理模塊后，根據(jù)實(shí)際需要，凌華在北京增加了物料、生產(chǎn)管理這樣一個(gè)專門的人員。11月初，北京通線，考慮到數(shù)據(jù)切換的方便性，凌華原定于2003年1月1日京滬深三地同時(shí)上線，后因電信局的問(wèn)題，北京、上海按原計(jì)劃上線。2003年5月，深圳分公司ERP上線。至此，凌華三個(gè)分公司ERP全部上線，易飛開始在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮重要作用。
    風(fēng)雨歷程
    從開始實(shí)施ERP到各分公司全部上線，共用時(shí)9個(gè)月。回顧凌華的ERP實(shí)施經(jīng)歷，李焱焱表示：“凌華ERP項(xiàng)目能順利上線，因素很多，從凌華方面來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)重視，員工也非常團(tuán)結(jié)，各部門非常配合，同時(shí)神州數(shù)碼也給了我們很大的支持，規(guī)劃組織非常到位，細(xì)節(jié)問(wèn)題考慮的很全面，而且神州數(shù)碼在電子行業(yè)的豐富經(jīng)驗(yàn)也幫助我們少走了很多彎路。”
    這種說(shuō)法看似平淡，背后卻包含著凌華和神州數(shù)碼工作人員的多少努力。對(duì)凌華而言，實(shí)施ERP畢竟是全新的經(jīng)歷，很多都需要在摸索中逐漸掌握。為確保ERP能按預(yù)定時(shí)間上線，以李焱焱為首的四人小組，加班加點(diǎn)，經(jīng)常工作至深夜。由于凌華原材料眾多，庫(kù)存商品超過(guò)上千種，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，就需要重新查找，工作量巨大。
    在這個(gè)過(guò)程中，神州數(shù)碼盡心盡力的服務(wù)態(tài)度給凌華留下了深刻的印象。“在試運(yùn)行期間，除了心理準(zhǔn)備不足的主觀因素外，還出現(xiàn)過(guò)很多問(wèn)題，主要是我們對(duì)系統(tǒng)不熟悉，不知道從何查起，為什么會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題。神州數(shù)碼一方面給我們進(jìn)行了詳盡的培訓(xùn)和咨詢，另一方面，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，總能在第一時(shí)間解決，哪怕是在半夜，我們也能從神州數(shù)碼那邊得到幫助。雙方的工作人員曾經(jīng)為了調(diào)試運(yùn)行系統(tǒng)，曾經(jīng)不分晝夜連續(xù)奮斗了一個(gè)星期。正是有了這樣一批敬業(yè)人員，才使凌華ERP的成功變得看似容易。”李焱焱如此回憶到。
    正是在凌華和神州數(shù)碼的共同努力下，凌華ERP項(xiàng)目才能克服種種困難，順利上線。
    欲罷不能
    談到ERP在企業(yè)實(shí)施中的作用時(shí)，李焱焱戲稱這是“上賊船容易下賊船難”。在ERP實(shí)施之初，曾有部分員工對(duì)于改變現(xiàn)有流程表示懷疑。系統(tǒng)上線后，更有不少人覺(jué)得“麻煩”——以財(cái)務(wù)為例，其它部門流程相對(duì)簡(jiǎn)單，都是電子化，可以直接打印，但在財(cái)務(wù)上就比較麻煩，原來(lái)馬上就能看到今天的資產(chǎn)負(fù)債表，現(xiàn)在就要加一個(gè)月結(jié)的動(dòng)作，原來(lái)財(cái)務(wù)從銷售直接到應(yīng)收，馬上可以看到結(jié)果，現(xiàn)在要經(jīng)過(guò)審核，過(guò)帳，結(jié)帳等等，才能看到一些數(shù)據(jù)，開始也不是很熟悉，覺(jué)得亂。
    隨著ERP應(yīng)用的逐步深化，ERP的效果逐漸體現(xiàn)，人們開始逐漸嘗到了ERP帶來(lái)的甜頭。在過(guò)去，由于缺乏一個(gè)有效的管理手段，生產(chǎn)上有多少料不知道，生產(chǎn)上占用多少資金不知道，一領(lǐng)料就變成出庫(kù)，在財(cái)務(wù)上就變成應(yīng)收帳款，原有的系統(tǒng)不能體現(xiàn)計(jì)劃生產(chǎn)領(lǐng)走后就生產(chǎn)再入庫(kù)的狀況。現(xiàn)在不管是計(jì)劃生產(chǎn)還是依訂單生產(chǎn)，在會(huì)計(jì)報(bào)表上能夠清晰地體現(xiàn)出半成品的數(shù)目。凌華能夠清晰地了解自己的生產(chǎn)能力，控制物料流失。隨著管理和生產(chǎn)的一體化，凌華現(xiàn)在在月末結(jié)帳時(shí)可以了解到自制半成品這個(gè)科目，物料周轉(zhuǎn)率得到了提高，對(duì)企業(yè)的控制得到了增強(qiáng)。
   
    ERP帶來(lái)的積極效果使凌華的上上下下得到鼓舞。同時(shí)，由于凌華自身?yè)碛幸慌鶬T技術(shù)過(guò)硬的人員，目前他們正在著手進(jìn)行部分的二次開發(fā)，像針對(duì)銷售經(jīng)理的報(bào)表查詢系統(tǒng)，料號(hào)查詢系統(tǒng)等在開發(fā)中。對(duì)于此次ERP實(shí)施經(jīng)歷，李焱焱認(rèn)為，很重要的一點(diǎn)就是選擇了神州數(shù)碼作為合作伙伴：“神州數(shù)碼的產(chǎn)品很出色，服務(wù)人員素質(zhì)也很高。更關(guān)鍵的一點(diǎn)是神州數(shù)碼自身在實(shí)施ERP過(guò)程中積累了很多經(jīng)驗(yàn)，在這方面我們能從神州數(shù)碼得到很好的建議，不止是ERP方面的，像硬件、網(wǎng)絡(luò)等方面都能從神州數(shù)碼得到有價(jià)值的建議。在實(shí)施ERP之前，我們?cè)�預(yù)想過(guò)種種困難，在神州數(shù)碼的幫助下，我們的ERP實(shí)施很順利，我想還是選擇何種合作伙伴以及方法論的問(wèn)題。”
    在未來(lái)凌華將考慮引入辦公自動(dòng)化、CRM客戶管理以及客戶信息的管理系統(tǒng)在內(nèi)的一系列信息化管理手段，以提升公司的整體競(jìng)爭(zhēng)力。“當(dāng)然，我們還是希望能和神州數(shù)碼繼續(xù)合作。”李焱焱這樣表示。