1．物流配送業(yè)概述
    隨著我國國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展和現(xiàn)代化水平的不斷提高，物流配送業(yè)作為一個新興產(chǎn)業(yè)，近年來取得了巨大的發(fā)展，對整個國民經(jīng)濟起到了重要推動作用的。
    1．1物流配送有關(guān)概念
    物流配送業(yè)主要涉及的是對物流的管理，那么究竟什么是物流呢？物流是個概念。人們對物流存在不同的看法。按照目前被普遍認同的美國物流管理協(xié)會在1985年所下的定義："物流是以滿足客戶的需求為目的的，為提高原料、在制品、制成品以及相關(guān)信息從供應(yīng)到消費的流動和儲存的效率和效益而對其進行的計劃、執(zhí)行的計劃、執(zhí)行和控制的過程"。相應(yīng)的物流功能性活動則包括：需求預(yù)測、訂單處理、客戶服務(wù)、分銷配送、物料采購、存貨控制、交通運輸、倉庫管理、工業(yè)包裝、物資搬運、工廠和倉庫或配送中心的選址、零配件和技術(shù)服務(wù)支持、退貨處理、廢棄物和廢棄商品的回收處理等。從企業(yè)的角度來看，物流是一個過程。這個過程是存貨的流動和儲存的過程，是若干功能協(xié)調(diào)運作的過程，是提高企業(yè)運營效益的過程，因此物流也是一個規(guī)劃、管理和控制的過程。
    物流是制造商的產(chǎn)品工藝流程通過物料采購和實物分配這兩個功能性活動分別向其供應(yīng)商和客戶兩個方向的縱向延伸所構(gòu)造的一體化供應(yīng)鏈。因此，物流也是以制造商為中心，即產(chǎn)品生產(chǎn)制造和市場營銷為主線，相關(guān)信息流協(xié)調(diào)供應(yīng)商和客戶行為的協(xié)作性競爭體系或市場競爭共同體，物流企業(yè)是服務(wù)供應(yīng)商。
    物流系統(tǒng)的功能目標(biāo)是滿足客戶需求。因此從客戶服務(wù)的角度來說，也有學(xué)者把物流定義為：要以正確性的成本和正確的條件，去保證正確的客戶在正確的時間和正確的地點，取得正確的產(chǎn)品的可得性。所謂產(chǎn)品的可得性，就是在客戶想要得到產(chǎn)品時可能面臨的時間和空間距離問題。產(chǎn)品的可得性可以被作為對物流系統(tǒng)功能評價的首要指標(biāo)。
    1．2物流配送業(yè)的重要性
    隨著電子信息、科學(xué)技術(shù)的進步，現(xiàn)代物流的涵義和范圍也有了很大的拓展和延伸，成為一個國家國民經(jīng)濟核心競爭力的重要體現(xiàn)，同時現(xiàn)代物流的發(fā)展將電子商務(wù)由夢想變?yōu)楝F(xiàn)實，推到了時代的最前列。
    1．2．1國民經(jīng)濟的核心競爭力之一
    我國在經(jīng)濟發(fā)展的過程中，物流發(fā)展的滯后已經(jīng)成為我國經(jīng)濟發(fā)展的“瓶頸”，問題主要在于物流設(shè)施比較落后、物流資源沒有得到優(yōu)化配置。近年來國民經(jīng)濟的飛速增長已經(jīng)將物流基礎(chǔ)設(shè)施最大限度地加以利用，有時甚至已經(jīng)超負荷。與其他行業(yè)和部門相比，我國物流業(yè)無論從其規(guī)模、反應(yīng)速度和效益方面，還是從其發(fā)展的深度和廣度來說，都已經(jīng)不能適應(yīng)整個國民經(jīng)濟發(fā)展的要求，因而大力發(fā)展我國的物流業(yè)是保持國民經(jīng)濟快速發(fā)展的前提。
    物流對國民經(jīng)濟價值的體現(xiàn)是在1997年東南亞金融危機爆發(fā)后，人們發(fā)現(xiàn)：以物流產(chǎn)業(yè)為重要支柱產(chǎn)業(yè)的新加坡、香港具有較強的抗御金融危機的能力。例如，1998年，受金融危機影響較大的馬來西亞經(jīng)濟增長為-6.8％，泰國為-8.0％；而香港的情況相對較好，為-5.1％，新加坡則實現(xiàn)了1.5％的正增長。這在一定程度上完善了現(xiàn)代物流的涵義和范圍，向人們揭示了物流不僅對微觀企業(yè)的作用非常重要，而且已經(jīng)成為一個國家綜合國力的重要體現(xiàn)，是國民經(jīng)濟的核心競爭力。
    1．2．2電子商務(wù)發(fā)展的基石
    信息技術(shù)的日新月異，物流技術(shù)的推陳出新，電子數(shù)據(jù)交換（EDI）和互聯(lián)網(wǎng)（INTERNET）的廣泛應(yīng)用，正在改變?nèi)藗冞^去的生產(chǎn)、交易以及生活方式，使物流與信息技術(shù)和電子商務(wù)緊密結(jié)合在一起。電子商務(wù)以其嶄新的理念成為企業(yè)決勝未來市場的重要工具和消費者進行網(wǎng)絡(luò)消費的主要方式。但如果沒有完善的現(xiàn)代物流體系作為電子商務(wù)的基石，恐怕電子商務(wù)永遠是一幢燦爛的空中樓閣。
    電子商務(wù)是信息傳送保證，而物流是信息執(zhí)行保證。沒有了物流，電子商務(wù)只能是一張空頭支票。眾所周知的電腦直銷大王──戴爾公司目前面臨的最大問題就是物流配送方面的難題，在收到顧客的要貨訂單后，如何及時采購到電腦的各種零配件，進行電腦組裝以后，如何及時送到顧客的手中，這些都需要一個完整的現(xiàn)代物流系統(tǒng)來支持，而象戴爾公司這樣的新興的直銷企業(yè)和電子商務(wù)公司缺乏的也正是這個方面的基礎(chǔ)。這些公司的迅速發(fā)展同時帶動了物流產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展。
    “全球經(jīng)濟一體化”、“電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”的趨勢決定了21世紀將是物流業(yè)蓬勃發(fā)展的世紀。為了在全球范圍內(nèi)建立快速的、優(yōu)良的顧客服務(wù)體系；選取合適的供應(yīng)商和銷售商進行國際采購和國際營銷，以達到全球資源的最優(yōu)配置，建立相應(yīng)的現(xiàn)代物流體系是這種要求的必然選擇。現(xiàn)代物流體系的主要特征就是以顧客需求為中心，追求快速優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；減少各種浪費，追求物流成本的最小化；并持續(xù)改進低效的物流環(huán)節(jié)，追求物流作業(yè)的合理化。因而，如何建立一個高效的現(xiàn)代物流體系，是我國國民經(jīng)濟發(fā)展所面臨的一個重大課題。
    1．3物流配送企業(yè)管理核心－存貨管理
    企業(yè)是贏利性組織。物流配送企業(yè)管理的首要問題就是經(jīng)濟問題，這也是物流配送系統(tǒng)管理的總體目標(biāo)，就是以盡可能低的物流總成本支出來滿足既定的客戶服務(wù)水平，在提高效率的同時也提高企業(yè)利潤率。
    存貨資產(chǎn)必須在運動中創(chuàng)造價值而又不能包含不必要的停頓和開支，因此物流管理的一個最主要的物流功能環(huán)節(jié)就是儲存。
    物流管理的核心是在供應(yīng)鏈中流動的存貨。所以物流管理在本質(zhì)上是對存貨資產(chǎn)的管理。這是企業(yè)理解物流體系，把握物流過程的關(guān)鍵所在。一般來說，企業(yè)存貨的價值要占企業(yè)資產(chǎn)總額的25%左右，占企業(yè)流動資產(chǎn)的50%以上。因此，控制存貨的數(shù)量、形態(tài)和份額，提高存貨和流動性就成了企業(yè)可追求的"第三利潤源泉"。因此，物流企業(yè)必須高度重視存貨管理，通過完善的存貨管理降低開支，增加利潤，提高服務(wù)質(zhì)量。
    2．天津勸業(yè)配送中心簡介
    2．1企業(yè)概況
    天津勸業(yè)場(集團)股份有限公司配送中心（下文簡稱勸業(yè)配送）是天津勸業(yè)場(集團)股份有限公司下屬的全資子公司。勸業(yè)配送中心目前主要面向集團內(nèi)部的各家商場、超市和集團外的商業(yè)批發(fā)零售企業(yè)提供配送服務(wù)。中心于1999年成立，目前共有工作人員30余名，每月銷售額超過1800萬元，2001年全年銷售額預(yù)計超過3億元。勸業(yè)配送中心主要處理家電類和日百類商品，其中家電類商品在業(yè)務(wù)量和交易金額方面都占據(jù)主要地位。業(yè)務(wù)涉及商品達到數(shù)十個品牌，共計2300多種，所有商品分散放置在其屬的的8個倉庫中，這8個倉庫主要分布在天津市市區(qū)內(nèi)。
    2．2企業(yè)組織結(jié)構(gòu)
    勸業(yè)配送中心下設(shè)業(yè)務(wù)部、財務(wù)部和倉庫管理部，分別負責(zé)對企業(yè)各項業(yè)務(wù)、資金流和庫存的管理。中心業(yè)務(wù)部根據(jù)商品類別和品牌下設(shè)若干分部，由業(yè)務(wù)內(nèi)勤（或稱品牌經(jīng)理）管理，例如海爾部，就是專門處理海爾集團家用電器產(chǎn)品的有關(guān)業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)內(nèi)勤分別負責(zé)各自的產(chǎn)品線的相關(guān)業(yè)務(wù)以及財務(wù)關(guān)系，具體包括聯(lián)系供方和需方、制定采購計劃、訂貨、辦理入庫、辦理出庫、辦理其他相關(guān)手續(xù)。中心通過采用這種業(yè)務(wù)劃分方式，實現(xiàn)了對業(yè)務(wù)的細分和明確的分工，使業(yè)務(wù)內(nèi)勤與相對較少的固定的供應(yīng)商和客戶進行聯(lián)系，不僅可以有效地提高業(yè)務(wù)處理的效率，而且也保證了對供方和需方的服務(wù)質(zhì)量。在各個分部的工作中，中心的經(jīng)理和業(yè)務(wù)主管通過調(diào)配訂貨和發(fā)貨，例如合并采購計劃和訂單、統(tǒng)一入庫記賬、統(tǒng)一運輸發(fā)貨等，實現(xiàn)對分部之間工作的協(xié)調(diào)。中心下屬的8個倉庫由倉庫管理部管理，由中心經(jīng)理直接負責(zé)。
    2．3企業(yè)的主營業(yè)務(wù)
    勸業(yè)配送中心目前除了提供物流配送服務(wù)外，還承擔(dān)著對勸業(yè)場集團內(nèi)部的各家商業(yè)零售企業(yè)的統(tǒng)一采購的職能。另外，勸業(yè)配送中心還處理一部分委托代銷和受托代銷的業(yè)務(wù)。
    2．4企業(yè)實施管理信息系統(tǒng)前面臨的問題
    勸業(yè)配送在實施管理信息系統(tǒng)之前，面臨著以下這些問題：
    1．由于勸業(yè)配送中心目前處理的商品種類多達2300多種，每月的業(yè)務(wù)量都很大，涉及金額在2000萬人民幣左右；中心的供應(yīng)商數(shù)目眾多，而客戶僅集團內(nèi)的就有30多家。對于日常業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，通過手工賬目已經(jīng)很難處理。而且，由于通過手工進行銷售成本和銷售統(tǒng)計的計算比較復(fù)雜，需要耗費大量的人力和時間，更加加重了工作人員的工作負擔(dān)。
    2．在實施管理信息系統(tǒng)之前，中心領(lǐng)導(dǎo)無法及時了解各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，包括銷售分析和應(yīng)收賬款等最關(guān)鍵的數(shù)據(jù)。由于無法及時、全面地了解各種商品的銷售和庫存情況，中心在制定統(tǒng)一采購計劃時就比較盲目，不僅造成部分貨品積壓，占用資金和庫房，造成不必要的浪費；而且，商品銷售旺季時，供不應(yīng)求的情況也時有發(fā)生。
    3．另外，在管理信息系統(tǒng)實施之前，中心的各項費用明細很難匯總，無法進行經(jīng)營效果分析，增大了企業(yè)經(jīng)營的不確定性。
    4．及時準(zhǔn)確地了解中心的各種貨品的銷售、庫存信息和中心經(jīng)營成本信息已經(jīng)成為了管理者的迫切需要。
    3．2應(yīng)用軟件解決方案
    勸業(yè)配送中心在管理信息系統(tǒng)中使用了用友U8管理軟件，包括采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、總帳、應(yīng)收、應(yīng)付和UFO報表等模塊。根據(jù)其組織機構(gòu)設(shè)置和管理需要，決定采用如下站點分布方案：
    功能模塊站點數(shù)使用部門
    采購管理
    10 業(yè)務(wù)部、財務(wù)部
    銷售管理
    10 業(yè)務(wù)部、財務(wù)部、經(jīng)理
    庫存管理
    3 財務(wù)部、經(jīng)理
    存貨核算
    3 財務(wù)部、經(jīng)理
    總帳
    3 財務(wù)部
    應(yīng)收系統(tǒng)
    3 財務(wù)部
    應(yīng)付系統(tǒng)
    3 財務(wù)部
    UFO表
    3 財務(wù)部
    4．勸業(yè)配送中心管理信息系統(tǒng)分析
    勸業(yè)配送中心管理信息系統(tǒng)于2000年10月投入運行。經(jīng)過半年來的調(diào)整和改進，整套系統(tǒng)目前運行已比較正常。通過使用管理信息系統(tǒng)，中心在經(jīng)營方面取得了很大的收益。通過實施管理信息系統(tǒng)，提高了業(yè)務(wù)人員的工作效率和工作質(zhì)量，收到了很好的效果：中心在只有30多名員工的情況下，2000年銷售額就已經(jīng)接近兩億元，2001年則計劃達到三億元。
    下面，我們對勸業(yè)配送管理信息系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)管理進行簡要分析。
    4．1應(yīng)用管理軟件實現(xiàn)統(tǒng)一采購管理
    作為勸業(yè)場集團內(nèi)的家電和日百商品的統(tǒng)一采購單位，勸業(yè)配送中心運用管理軟件中的庫存子系統(tǒng)、采購子系統(tǒng)、付款子系統(tǒng)等實現(xiàn)了統(tǒng)一采購模式：
    1．以系統(tǒng)提供的信息為依據(jù)科學(xué)制定采購計劃。管理者接收各商場、超市的訂單或根據(jù)銷售情況和市場預(yù)測，利用庫存管理子系統(tǒng)得到的中心各個倉庫的庫存情況（見下表1：存貨批次匯總表），制定采購計劃，向供應(yīng)商訂貨，通過大批量的采購降低進貨單價。
    表1存貨批次匯總表 存貨編碼存貨名稱規(guī)格型號批號倉庫名稱結(jié)存數(shù)量收入數(shù)量發(fā)出數(shù)量
    2．應(yīng)用庫存子系統(tǒng)，實現(xiàn)對兩種貨物配送方式的存貨進行有效的管理：一是供應(yīng)商直接將商品運往商場或超市，管理者利用庫存子系統(tǒng)高效、準(zhǔn)確地實現(xiàn)了對商品作一進一出處理，既反映了庫存的增減情況，又不改變庫存結(jié)存數(shù)量。二是中心接收供應(yīng)商的商品，并放置在中心下屬的倉庫，以便統(tǒng)一配送。管理者利用采購子系統(tǒng)及時反映商品入庫，并自動更新庫存量。
    3．通過付款子系統(tǒng)向供應(yīng)商付款。財務(wù)人員通過網(wǎng)絡(luò)獲得了向供應(yīng)商的應(yīng)付款信息，利用付款子系統(tǒng)實現(xiàn)對供應(yīng)商的付款管理。
    4．有效的預(yù)付款管理
    在配送業(yè)的業(yè)務(wù)中，供應(yīng)商有時要求先付款再供貨。因此，預(yù)付貨款方式下的采購業(yè)務(wù)在配送業(yè)也具有代表性。勸業(yè)配送利用管理軟件實現(xiàn)預(yù)付款管理流程如圖四所示：
    （1）在應(yīng)付系統(tǒng)中錄入付款單，形成預(yù)付款。
    （2）收到貨物后，在采購系統(tǒng)錄入暫估入庫單，在存貨核算系統(tǒng)生成相應(yīng)憑證。
    （3）收到發(fā)票后，在采購系統(tǒng)錄入發(fā)票，并與入庫單結(jié)算，發(fā)票在應(yīng)付系統(tǒng)制單。
    （4）在應(yīng)付系統(tǒng)執(zhí)行預(yù)付沖應(yīng)付業(yè)務(wù)，沖銷預(yù)付款與應(yīng)付款。
    4．2利用管理軟件實現(xiàn)受托和委托業(yè)務(wù)管理
    勸業(yè)配送有兩項非常重要的業(yè)務(wù)：受托代銷業(yè)務(wù)和委托代銷業(yè)務(wù)。利用管理軟件，勸業(yè)配送科學(xué)地實現(xiàn)了對兩種業(yè)務(wù)的管理。
    4．2．1受托代銷業(yè)務(wù)管理
    所謂受托代銷，就是商業(yè)企業(yè)接受其他企業(yè)的委托為其代銷商品。勸業(yè)配送作為受托代銷的受托方，在管理信息系統(tǒng)中，采用如下的業(yè)務(wù)流程：
    1．受托代銷的商品到達后，在采購系統(tǒng)錄入受托代銷入庫單。
    2．在存貨核算系統(tǒng)中對受托代銷入庫單生成憑證。
    3．在接到供應(yīng)商的發(fā)票后，得到結(jié)算數(shù)量金額，進行受托代銷結(jié)算。
    4．審核受托代銷結(jié)算單，系統(tǒng)自動生成應(yīng)付系統(tǒng)生成憑證。
    4．2．2委托代銷業(yè)務(wù)流程分析
    所謂委托代銷，就是商業(yè)企業(yè)委托其他企業(yè)代售商品的銷售方式。勸業(yè)配送作為委托代銷的委托方，在管理信息系統(tǒng)中，采用如下的業(yè)務(wù)流程：
    1．在銷售發(fā)貨時，在銷售系統(tǒng)錄入委托代銷發(fā)貨單。
    2．在接到受托方的發(fā)票后，在銷售系統(tǒng)中作委托代銷結(jié)算，系統(tǒng)自動生成發(fā)票和銷售出庫單。
    3．在應(yīng)收系統(tǒng)中，對系統(tǒng)生成的發(fā)票制作相應(yīng)的單據(jù)。
    4．3存貨管理和控制分析
    對于物流配送企業(yè)來說，存貨管理是非常重要的。如何控制存貨的數(shù)量、形態(tài)和份額，這也是勸業(yè)配送中心面臨的亟待解決的問題。所謂有效地控制存貨，其目的是一方面減少庫存開支，減少存貨資金占用；另一方面提高資金周轉(zhuǎn)速度，增加資源利用效率。與此同時，中心還必須保證供貨的及時和服務(wù)的質(zhì)量。
    勸業(yè)配送中心的各項業(yè)務(wù)共涉及貨品種類多達2300多種，來自幾十家供貨商；為了保證供貨及時并減少運輸開支，一些銷量較大的貨品是分布于多個倉庫中的。由于以上原因，造成了中心的各種存貨信息不僅數(shù)量龐大，而且內(nèi)容復(fù)雜。
    為了實現(xiàn)對存貨的有效控制，勸業(yè)配送中心利用管理軟件的庫存管理和存貨管理提供的賬簿和分析表，及時準(zhǔn)確地了解下屬的8個倉庫的存貨信息，并對其進行有效的控制：
    1．庫存明細帳：了解本會計年度各月份存貨收發(fā)存的數(shù)量和金額的變化；按計劃價法核算的存貨本會計年度各月份的差異賬，以及差異的匯總數(shù)據(jù)。
    2．出入庫匯總表：了解某期間的出入庫存貨已記賬、未記賬、全部單據(jù)的匯總數(shù)據(jù)以及成套件、單件的匯總數(shù)據(jù)；按不同口徑統(tǒng)計匯總數(shù)：例如按倉庫匯總、按存貨匯總、按入庫類別匯總、按部門匯總、按供應(yīng)商匯總、按倉庫和入庫類別匯總、按存貨和入庫類別匯總、按供應(yīng)商和入庫類別匯總、按部門和入庫類別匯總，分析物流動態(tài)變化情況。
    3．入庫成本分析表：統(tǒng)計分析不同期間或不同入庫類別的存貨的平均入庫成本。
    4．庫存資金占用情況分析：利用此表分析庫存資金占用規(guī)劃、實際庫存資金的占用額、以及它們之間的差額。
    5．暫估材料/商品余額表：提供統(tǒng)計明細賬中暫估入庫的存貨的數(shù)量和入庫成本明細，分析不同期間的暫估單據(jù)入庫及報銷情況。管理者通過察看庫存臺賬，及時了解和掌握各種存貨的出、入庫和結(jié)存數(shù)量和金額。
    6．呆滯積壓備查簿：管理者利用此表查詢各倉庫呆滯積壓存貨的收發(fā)存明細情況。
    7．庫存分析表：管理者利用此表及時掌握存貨在倉庫中停留的時間、是那家供貨商提供的貨物、是那個部門、那個業(yè)務(wù)員采購的貨物等。
    總之，通過上面的帳表信息，管理人員充分利用信息進行高效的管理和決策。如果發(fā)現(xiàn)某種商品的庫存數(shù)量連續(xù)幾天沒有變化，管理人員會調(diào)查原因，如果判斷該商品有滯銷的傾向，負責(zé)銷售、采購的業(yè)務(wù)人員會共同來分析滯銷的原因；如果某種商品的庫存減少很快，則判斷該商品屬于暢銷商品，相關(guān)部門的管理者經(jīng)討論后，會馬上安排增加該商品的采購，及時補充庫存，保證銷售的正常進行。例如：對于銷量明顯減少的主要貨品，業(yè)務(wù)人員可以查詢該貨品的存貨，了解造成銷量減少的問題，從而解決問題；而且，在下次訂貨時可以充分利用現(xiàn)有庫存，減少庫存開支，增加資金流動。
    5．展望
    勸業(yè)配送中心的存貨管理是企業(yè)管理的重中之重。但是，由于企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)剛剛起步，企業(yè)廣域網(wǎng)還沒有完全搭建，分布在全城8個倉庫沒有聯(lián)入管理信息系統(tǒng)，所有的入庫出庫信息必須由手工處理后輸入計算機。由此產(chǎn)生的信息錯誤和信息延誤已經(jīng)成為企業(yè)高效、動態(tài)、實時管理存貨的瓶頸。勸業(yè)配送中心領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)認識到了這一缺陷是企業(yè)進一步提高管理水平，更好地發(fā)揮管理軟件的作用的障礙。因此，勸業(yè)配送已經(jīng)在考慮制定信息化建設(shè)下一步的計劃：在各個倉庫設(shè)立信息節(jié)點，將中心所有的業(yè)務(wù)部門全部納入管理信息系統(tǒng)之中，在系統(tǒng)中管理所有的業(yè)務(wù)，全面徹底地實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，實現(xiàn)管理水平的又一次飛躍。