2000 年，新西蘭電信開始對供應(yīng)管理進(jìn)行重點(diǎn)檢查。檢查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，通過提高備件跟蹤和降低低價值貨物采購的管理水平，可以縮短工作時間并節(jié)省資金。2002 年，新西蘭電信購置了SAP供應(yīng)商關(guān)系管理（mySAP SRM）解決方案，與當(dāng)時公司現(xiàn)有的SAP 軟件系統(tǒng)集成。 
　　現(xiàn)在，公司構(gòu)建了可全面透視的零配件網(wǎng)絡(luò)，全面自動化管理的在線采購系統(tǒng)，并為今后的競爭和發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。新西蘭電信是新西蘭民用及商用客戶的主要服務(wù)提供商，旗下?lián)碛邪拇罄麃喌谌�大電信運(yùn)營商AAPT。公司主要經(jīng)營數(shù)據(jù)、移動和固話通信業(yè)務(wù)。現(xiàn)有員工7,700 人，2003 年度凈收入7.5 億新元（4.97 多億美元）。 
　　以“局部情況”為準(zhǔn) 
　　新西蘭電信建有一個中央倉庫，六個地區(qū)倉庫及120 個服務(wù)配送點(diǎn)，通過這一綜合備件供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)為客戶提供全面支持。公司擁有多家外包承包商，其中一家提供服務(wù)支持，但所有備件，從電話機(jī)到打印機(jī)電路板則全部由公司自行訂購。同時，所有退回的零部件由新西蘭電信公司進(jìn)行維修、調(diào)整或更換。2002 年之前，這個供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)并未全面發(fā)揮運(yùn)營效率，公司在這方面的開支相當(dāng)大。 
　　“我們當(dāng)時不能全面透視備件的物流狀況，”新西蘭電信供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)部經(jīng)理Peter Guard說，“相反，我們只能依靠人工在各個倉庫，通過電子數(shù)據(jù)表，基本上以自己所掌握的局部情況跟蹤零部件的采購和退貨”。“我們可以很好地為客戶提供服務(wù)。但卻不掌握部件的物流狀態(tài)，不知道是否收齊了應(yīng)收到的所有退貨。當(dāng)時的庫存量非常高，電話聯(lián)系的時間也很長，而且不必要的備件占用了大量資金。” 
　　改寫發(fā)票 
　　辦公用品和基層采購的發(fā)票處理同樣耗用公司很多資金。公司沒有集成的采購系統(tǒng)，因此往往向多個供應(yīng)商重復(fù)采購商品。“系統(tǒng)過于復(fù)雜，”Guard 說，“不僅令我們?yōu)槎嘤嗟墓��?yīng)品支付不必要的資金，而且改寫不正確的發(fā)票，處理采購單浪費(fèi)了我們大量時間。”例如，據(jù)Guard 估計，公司每出具一份采購單（PO）的成本大約為62.00 新元（41.00 多美元）。現(xiàn)在，采用在線系統(tǒng)后，公司這部分成本僅為原來的十分之一。 
　　自動化供應(yīng)與采購 
　　從2002 年中期開始，新西蘭電信用mySAP SRM 更換了當(dāng)時的采購系統(tǒng)。在IT 伙伴Intelli-group 的幫助下，公司完成了解決方案與SAP核心軟件系統(tǒng)的集成。僅用了五個月，一期項目便開始上線運(yùn)行，開通了公司外包支持、零備件系統(tǒng)、在線目錄，為七家間接供應(yīng)商提供服務(wù)。現(xiàn)在，這家電信公司的核心業(yè)務(wù)流程全部采用SAP企業(yè)資源計劃軟件（mySAP ERP，前身為SAP R/3）運(yùn)行，包括財務(wù)、審批、采購單、銷售單、備件與庫存物料、人力資源及發(fā)票和報告等。 
　　mySAP SRM 支持的功能包括購物車、高級審批規(guī)則與工作流、收貨及狀態(tài)報告等。SRM 系統(tǒng)也與公司業(yè)務(wù)伙伴系統(tǒng)進(jìn)行了集成，可提供系統(tǒng)對系統(tǒng)交易及其他支持服務(wù)。在備件跟蹤方面，現(xiàn)在可通過mySAP SRM 獲取服務(wù)外包商的請求，按照優(yōu)先級設(shè)置在線庫存審批程序，然后將其發(fā)送給企業(yè)資源計劃軟件，用以生成銷售單，更新庫存余額。 
　　對于間接采購業(yè)務(wù)，mySAP SRM 可以執(zhí)行類似的流程，通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)目錄獲取訂單，創(chuàng)建購物車，完成相應(yīng)的審批流程。然后，將訂單數(shù)據(jù)發(fā)送至公司核心SAP 軟件系統(tǒng)生成PO 單。其中不同的是，后續(xù)發(fā)貨跟蹤和發(fā)票處理由mySAP SRM 進(jìn)行，而在執(zhí)行申請備件的過程中，則由SAP 的ERP 軟件處理發(fā)貨和跟蹤。 
系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn) 
　　據(jù)Guard介紹，新西蘭電信新構(gòu)建的采購平臺配置了豐富的功能，極大地方便了公司管理人員的工作。“系統(tǒng)具備的靈活性非常高，”他說，“例如，當(dāng)供應(yīng)商更新他們的產(chǎn)品文件時，相關(guān)信息可以自動傳送到我們的ERP 和mySAP SRM 系統(tǒng)中。 
　　通過系統(tǒng)的管理界面，我們的管理人員可以快速查詢150,000 種備件，調(diào)查供貨能力，倉儲位置等，處理過程既輕松又方便。”節(jié)省成本，匹配PO現(xiàn)在，這家電信公司可以通過集中位置的管理清點(diǎn)備件和退貨部件的庫存量。Guard 估計，由于降低了庫存量，提高了備件的復(fù)用率，因此公司成本可節(jié)省100 多萬新元（約663,000 美元）。與此同時，Guard指出，新西蘭電信還提高了備件倉儲與調(diào)度能力。“現(xiàn)在，我們可以預(yù)測某些情況下的備件需求，”他說。“例如，當(dāng)客戶辦公建筑發(fā)生事故造成設(shè)備損失時，我們可以估計他們所需的設(shè)備，不等他們提出要求便提前為他們做好準(zhǔn)備。”新西蘭電信公司還節(jié)省了采購成本。 
　　現(xiàn)在，公司的PO 單與發(fā)票的匹配率達(dá)到100%。而且，由于提高了發(fā)票的付款速度還可以獲得供應(yīng)商的額外折扣。“我們有紙辦公的重復(fù)工作成本降低了75%，”Guard 說，“可以獲得1% 至2% 提前付款折扣。從我們本財年前6 個月的情況看，估計采購流程的成本可節(jié)省500,000 新元（約332,000 美元）。” 
　　擴(kuò)展系統(tǒng)，拓展市場 
　　新西蘭電信公司計劃在公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及組網(wǎng)設(shè)備采購流程中部署這一解決方案。公司與Intelligroup 還準(zhǔn)備擴(kuò)大這一系統(tǒng)對新西蘭電信用戶的覆蓋規(guī)模，配置更加先進(jìn)的備件預(yù)測分析及其他應(yīng)用工具。據(jù)Guard 介紹，公司還計劃在今后時機(jī)成熟時部署SAP NetWeaver 平臺，包括SAP 業(yè)務(wù)倉庫（SAP BI）及SAP 企業(yè)門戶（SAP EP）組件。“SAP BI 可幫助我們提高系統(tǒng)的智能化水平，SAP EP 有助于我們的用戶及供應(yīng)商更方便地進(jìn)行溝通，”他說。 
　　公司還準(zhǔn)備將系統(tǒng)備件跟蹤能力擴(kuò)展到客戶端設(shè)備（CPE），其中部分為客戶的自有系統(tǒng)，而不是新西蘭電信的設(shè)備。“客戶可以通過我們的CPE 管理從中受益，”Guard 說。事實上，獲得客戶并與供應(yīng)商保持良好關(guān)系是系統(tǒng)為新西蘭電信帶來的最大好處。Guard 介紹說，備件跟蹤/ 采購系統(tǒng)還顯著提高了公司各方面的競爭力。 
　　“首先，系統(tǒng)可幫助我們通過庫存管理優(yōu)化整體運(yùn)營，”他說，“從而提高整個組織的運(yùn)作水平，進(jìn)一步提高了我們增加業(yè)務(wù)或拓展新市場時的靈活性。其次，有助于我們與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，這對于我們這種致力于不斷發(fā)展的企業(yè)具有十分重要的意義。同時，可通過優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保持現(xiàn)有客戶的忠誠度。” 
　　簡化業(yè)務(wù)流程 
　　最重要的是，備件跟蹤/ 采購系統(tǒng)幫助新西蘭電信優(yōu)化并簡化了關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。這對于該公司具有重要戰(zhàn)略意義，使其可以每天，甚至以每分鐘計算，為數(shù)百萬客戶提供有效支持。“電話及其他通信方式已成為今天企業(yè)和家庭不可或缺的工具，”Guard 說，“而技術(shù)支持及備件管理直接關(guān)系到通信的可靠性、性能及擴(kuò)展能力。”