筆者在政府采購代理行業(yè)中服務(wù)了近十年，面對現(xiàn)實中的挑戰(zhàn)與挫折，常常在思考一個問題——政府采購代理機構(gòu)應如何管理。回答這個問題相當困難，因為管理錯綜復雜，決非三言兩語可以找到答案。筆者認為，管理離不開“人”的因素，管理的重心應在于“人”；同時，管理也不能離開一個國家或地區(qū)的文化背景與社會現(xiàn)狀，管理必須與文化相結(jié)合。 

　　管理在層次上可以分為“硬件”與“軟件”兩類。硬件是指各種管理方法、工具和制度，屬于技術(shù)層面；軟件則指管理哲學、理念、文化，屬于人性層面。成功的采購代理機構(gòu)，以下三點是必不可少的：其一，建立系統(tǒng)的采購執(zhí)業(yè)規(guī)程，以保持一定的專業(yè)水準及適當層次的差異性；其二，形成能推動任何采購方案的專業(yè)組織架構(gòu)；其三，創(chuàng)導能支持任何采購方案的共同文化。管理文化是一種特定的管理概念，它是以價值觀念的形成扎根于員工的頭腦中，滲透在各項管理活動內(nèi)，從而引導、制約著采購機構(gòu)及員工的行為。 

　　組織架構(gòu)是管理行為的載體，建立健全高效的專業(yè)組織架構(gòu)是采購代理機構(gòu)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。例如建立以采購執(zhí)行委員會為核心，配以專業(yè)管理部門和分級管理人員的專業(yè)組織架構(gòu)，實施經(jīng)營、業(yè)務(wù)、人事、財務(wù)、后勤諸方面層網(wǎng)狀的管理模式，就能發(fā)揮吸納專業(yè)人才、調(diào)控業(yè)務(wù)活動、強化質(zhì)量控制、開展行政管理的職能。 

　　采購代理機構(gòu)的管理主要包括：經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)質(zhì)量管理、人事管理和財務(wù)管理四個方面，其重心是業(yè)務(wù)質(zhì)量管理，因為質(zhì)量是生存與發(fā)展的前提。因此，筆者就采購代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)質(zhì)量管理談?wù)勛约旱目捶ā?nbsp;

　　采購代理機構(gòu)業(yè)務(wù)質(zhì)量控制包括全面質(zhì)量控制和單項質(zhì)量控制。 

　　一、采購代理機構(gòu)全面質(zhì)量控制 

　　全面質(zhì)量控制是針對采購代理機構(gòu)整體的采購質(zhì)量控制而制定的政策與程序。大致應包括以下五個方面： 

　　1、人員質(zhì)量控制。人才是采購代理機構(gòu)的最大資本，如何選才、育才、用才，是采購代理機構(gòu)全面質(zhì)量控制的重要方面。一采取適當?shù)膯T工錄用政策。二實現(xiàn)潛能（職業(yè)道德、技術(shù)與能力）的專業(yè)培訓，如四階段培養(yǎng)管理者，即業(yè)務(wù)技術(shù)新手、獨立業(yè)務(wù)工作者、基層業(yè)務(wù)管理者、高級業(yè)務(wù)管理者。三層網(wǎng)狀職責分工與工作委派。各級管理人員和屬下之間進行相互穿插的信息交流，協(xié)同完成某項約定。這與傳統(tǒng)管理模式中自上而下要求屬下無條件服從指令的層級式管理模式不同，同時也要注意因才用人，讓關(guān)鍵的人擔任關(guān)鍵的職務(wù)。四考核與晉升。員工謀職后的一二年間工作可能較為出色，之后情緒下降，工作熱情保持在低穩(wěn)狀態(tài)，產(chǎn)生變換工作內(nèi)容的愿望。 

　　這里，筆者要特別提出的是，作為采購代理機構(gòu)負責人的條件素質(zhì)：一是觀念。必須具有與時俱進的思想觀念，即要有市場、效益、信息、創(chuàng)新等觀念。二是能力。要有相當?shù)膽�變能力和決策才能，并能堅持正確的決策。把自己的價值觀和決策化為全體員工的共同目標。既然是以人為本，就要提高發(fā)揮人的潛能和處理人員關(guān)系的能力，這樣才能集思廣益，群策群力。三是知識。知識是觀念建立的基礎(chǔ)，是才能的由來，必須注意開拓知識面。四是個性。個性結(jié)構(gòu)與其觀念的形成、能力發(fā)揮、知識提高等關(guān)系密切。儒家倫理最重視的是領(lǐng)導人的人格，要注重本身人格的感化力。應當具有事業(yè)心、責任心，敢于承擔風險。優(yōu)秀的采購代理機構(gòu)的負責人是在競爭中脫穎而出的成功的經(jīng)營者，因此，競爭也是應有的個性特征。 

　　2、業(yè)務(wù)承接與計劃控制。業(yè)務(wù)承接對采購代理機構(gòu)的規(guī)模發(fā)展具有重大影響，機構(gòu)負責人必須具備市場觀念和競爭意識。在業(yè)務(wù)承接方面，既要考慮客戶的采購動機，也是考慮自身的履約能力。必須保持其超然的獨立性、公正性，杜絕以回扣、傭金等商業(yè)賄賂行為，以避免貶低自身乃至全社會的聲譽的行為。 

　　3、業(yè)務(wù)督導。業(yè)務(wù)質(zhì)量管理實質(zhì)上是通過對屬下管理來實施的，領(lǐng)導能力就是正確安排好屬下工作的能力。業(yè)務(wù)督導既是對采購人員的質(zhì)量控制，也是對采購過程的控制，最終體現(xiàn)為對采購質(zhì)量的控制。如何根據(jù)不同人員的學歷、資歷、能力以及品行給予適當?shù)亩ㄎ唬�進而正確地界定督導者與被督導者的職責，使每一位員工切實做到既不失職、又不越權(quán)，對于充分調(diào)動各級員工的積極性、進取心，保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)具有重要作用。 

　　4、專家咨詢。作為采購執(zhí)業(yè)人員必須對自己所具備的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力有一個正確的評價，必須清醒地認識到，自己不可能對所面臨的復雜業(yè)務(wù)中應具備的知識均能恰當?shù)卣莆铡?nbsp;

　　5、監(jiān)控。監(jiān)控是為了發(fā)現(xiàn)問題，糾正差錯，總結(jié)經(jīng)驗與教訓。為此，應由機構(gòu)內(nèi)部獨立人員對每個約定項目完成過程及結(jié)果實施定期或不定期的檢查，這對于提高整體專業(yè)水平，降低采購風險是必不可少的控制措施。 

　　二、采購代理業(yè)務(wù)單項質(zhì)量控制 

　　單項質(zhì)量控制是針對具體采購約定項目質(zhì)量控制而制定的規(guī)程。我們知道，當某一約定項目產(chǎn)生風險時，不僅僅是經(jīng)辦采購執(zhí)業(yè)人員要承擔責任，采購代理機構(gòu)及其負責人同樣應該承擔責任，亦即個人違法，機構(gòu)負連帶責任。當某一約定項目的實施及其結(jié)果違反了國家有關(guān)法律法規(guī)時，將嚴重損害采購代理機構(gòu)的聲譽。因此，我們強調(diào)“恪盡職守、公平公正”的工作意識，而不管約定項目本身的大小，都應遵循相關(guān)的質(zhì)量控制規(guī)程。單項質(zhì)量控制至少應包括以下六個方面： 

　　1、業(yè)務(wù)約定書的簽訂。無論是哪一項采購代理業(yè)務(wù)，都應當按照相關(guān)規(guī)定與客戶簽訂業(yè)務(wù)約定書，以明確雙方的責任。 

　　2、采購人員信任能力的考慮。采購質(zhì)量的高低，在很大程度上取決于采購人員的工作責任心與業(yè)務(wù)能力。不僅在委派項目負責人時要考慮其勝任能力，而且在選派助理人員及進行具體分工時，也同樣要考慮其勝任能力。對于環(huán)節(jié)的控制，既是保證采購質(zhì)量的關(guān)鍵，同時，也給項目負責人及其助理人員提供了公平競爭的激勵機制。 

　　3、采購方案與具體執(zhí)行程序的擬訂。采購方案與具體執(zhí)行程序是單項約定項目執(zhí)行時的計劃性文件，是約定項目順利實施的必要程序。項目負責人必須在充分調(diào)查與了解項目內(nèi)容與市場行情的基礎(chǔ)上撰擬適當?shù)牟少彿桨概c程序，在機構(gòu)負責人及時審批后，才能付諸實施。隨著采購業(yè)務(wù)進程的不斷深入，采購方案或程序應隨之作出相應的修訂。項目負責人能否撰擬一份適當?shù)牟少彿桨负统绦颍�亦反映其專業(yè)水準與控制能力的高低。 

　　4、約定項目費用、時間控制表及項目考評表。每一約定項目的完成，是否能達到提高效率、降低風險的要求，在很大程度上取決于各級項目參與者的專業(yè)水準、工作責任心，通過約定項目費用、時間控制表及項目考評表可以對整個約定項目的進度及采購小組成員的業(yè)績進行適時而客觀的評價，既有利于整體業(yè)務(wù)計劃及費用的控制，也有利于充分發(fā)揮個人的積極性與創(chuàng)造性。 

　　5、重大、疑難問題的請示報告。重大、身疑難問題請示制度的建立體現(xiàn)一家采購代理機構(gòu)的團隊精神，亦反映了層網(wǎng)狀管理體制建立的必要性和重要性。 

　　6、采購全過程的督導。層網(wǎng)狀的職責分工與適當?shù)墓ぷ魑�派，給每一約定項目的督導者與被督導者都明確了定位。督導應貫串于采購的全過程，它關(guān)系到工作效率與執(zhí)業(yè)質(zhì)量，對于因督導不力而造成的工作效率低下、質(zhì)量低劣的結(jié)果，必須追究當事人責任。