在實(shí)際管理中，我們有可能要對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行分類管理。如按每個(gè)采購(gòu)員只負(fù)責(zé)自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商，對(duì)于不是他自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商，則他無(wú)查詢權(quán)限與下單權(quán)限；又如，某個(gè)采購(gòu)員只能負(fù)責(zé)五金類材料的采購(gòu)，而其他材料的采購(gòu)他部門過(guò)問(wèn)等等。這些需求，若靠手工管理，很難實(shí)現(xiàn)，難為會(huì)出現(xiàn)一些漏洞，但是，通過(guò)ERP系統(tǒng)的鼎立支持，這些需求的實(shí)現(xiàn)，就變得有可能。  

　　一、誰(shuí)建的單據(jù)，誰(shuí)負(fù)責(zé)。 

　　企業(yè)在采購(gòu)管理中，有可能有這樣的要求，即誰(shuí)建立的采購(gòu)單，只能有他自己負(fù)責(zé)，其他采購(gòu)員不能進(jìn)行修改，有時(shí)候，連查詢都不行。  

　　如此做，一是為了防止采購(gòu)單不被其他人無(wú)意，甚至惡意的修改，而單據(jù)的主人卻不知道，最后有可能下給供應(yīng)商的采購(gòu)單是被別人篡改過(guò)的采購(gòu)單，而給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失；二是出于保密的需要，企業(yè)不希望采購(gòu)員之間，相互知道采購(gòu)的價(jià)格，所以，設(shè)置成為采購(gòu)人員相互之間不能互相查詢采購(gòu)單。  

　　針對(duì)這種情況，ERP 給出了專門的解決方案，可以幫助用戶方便的實(shí)現(xiàn)這些需求。ERP系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求，也給出了安全程度不同的解決方法。  

　　1、各個(gè)采購(gòu)員之間不能相互更改單據(jù)，但是可以相互查詢單據(jù)。  

　　如采購(gòu)員A建立的采購(gòu)單，則其他采購(gòu)員不能對(duì)其進(jìn)行任何的修改，直接修改或者通過(guò)采購(gòu)變更單修改都不可以，但是，若其他采購(gòu)員想查詢采購(gòu)員A所下的采購(gòu)單據(jù)，則是可以的。  

　　但是，這不影響單據(jù)的審核。如采購(gòu)員A的采購(gòu)經(jīng)理是B，其所有的單據(jù)都要采購(gòu)經(jīng)理B進(jìn)行審核。則，采購(gòu)經(jīng)理B一般情況下，也無(wú)法對(duì)采購(gòu)員A的采購(gòu)定單進(jìn)行修改動(dòng)作，但是，可以對(duì)采購(gòu)單進(jìn)行審核或者作廢的操作。其若發(fā)現(xiàn)采購(gòu)單有錯(cuò)誤需要修改時(shí)，要通知采購(gòu)員A進(jìn)行修改，然后其再審核。如此做，是為了保證采購(gòu)員對(duì)自己的單據(jù)所做的任何修改，都心中有數(shù)。  

　　2、各個(gè)采購(gòu)員即不能相互更改單據(jù)內(nèi)容，而且也不能相互查詢單據(jù)。  

　　這個(gè)級(jí)別就相對(duì)來(lái)是說(shuō)，比較嚴(yán)格，一般是在化工等行業(yè)對(duì)于配方等信息控制比較嚴(yán)格的部門，才采用這個(gè)級(jí)別的控制方案。通俗的說(shuō)，就是各個(gè)采購(gòu)員相互之間的采購(gòu)信息，都是保密的。采購(gòu)員A不能知道采購(gòu)員B采購(gòu)了些什么東西，特別是采購(gòu)材料的價(jià)格等內(nèi)容，同理，采購(gòu)員B也不知道采購(gòu)員A采購(gòu)的原材料。但是，作為他們的上司，采購(gòu)經(jīng)理C則可以查詢到所有的采購(gòu)單信息。  

　　但是，仍然同上面一樣，其只可以查詢，但是不能夠進(jìn)行修改數(shù)據(jù)，修改數(shù)據(jù)的動(dòng)作仍然要由各自的采購(gòu)員來(lái)完成，目的仍然是為了采購(gòu)單據(jù)的任何改動(dòng)，都要讓采購(gòu)員進(jìn)行，如此，他們才會(huì)心中有數(shù)。當(dāng)然，采購(gòu)經(jīng)理有權(quán)進(jìn)行采購(gòu)定單的審核或者作廢作業(yè)。  

　　這些權(quán)限也會(huì)自動(dòng)應(yīng)用到報(bào)表等作業(yè)。如采購(gòu)報(bào)表生成時(shí)，采購(gòu)員A就不能導(dǎo)出采購(gòu)員B采購(gòu)的材料等等。如此，可以從全方位保證信息的準(zhǔn)確性。  

　　二、誰(shuí)的供應(yīng)商，誰(shuí)負(fù)責(zé)。  

　　企業(yè)有時(shí)候會(huì)指定采購(gòu)員負(fù)責(zé)哪些供應(yīng)商，此時(shí)，管理起來(lái)就更加嚴(yán)格。  

　　如根據(jù)企業(yè)工作的分配，采購(gòu)員A負(fù)責(zé)供應(yīng)商E、F，而采購(gòu)員B負(fù)責(zé)供應(yīng)商H、J。就有客戶要求，采購(gòu)員A不能查詢供應(yīng)商H、J的信息，同樣，采購(gòu)員B也不能查詢到供應(yīng)商E、F的信息，也就是說(shuō)，每個(gè)采購(gòu)員都只能查詢到自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商的信息。  

　　這個(gè)安全級(jí)別設(shè)置同樣要能夠沿襲到采購(gòu)單據(jù)中。如采購(gòu)員A負(fù)責(zé)供應(yīng)商E、F的話，則供應(yīng)商E、F的采購(gòu)單，則其他采購(gòu)員就不能夠查詢或者不能夠修改；同理，采購(gòu)員A也就不能查詢到供應(yīng)商H、J的采購(gòu)單信息或者對(duì)其進(jìn)行修改。  

　　也就是說(shuō)，在供應(yīng)商這里設(shè)置了分類管理的權(quán)限，則就不需要再在采購(gòu)單級(jí)別上進(jìn)行設(shè)置，不然的話，設(shè)置的工作量太大。采購(gòu)單要能夠自動(dòng)繼承供應(yīng)商中的設(shè)置權(quán)限。如此，可以保證整個(gè)權(quán)限在ERP系統(tǒng)中，比較統(tǒng)一。  

　　當(dāng)然，若采購(gòu)單級(jí)別另外進(jìn)行了設(shè)置，則以采購(gòu)單級(jí)別上的權(quán)限設(shè)置為準(zhǔn)。也就是說(shuō)，權(quán)限的繼承跟數(shù)據(jù)的傳遞是同一個(gè)的道理，都是遵循誰(shuí)近誰(shuí)優(yōu)先的原則。  

　　現(xiàn)在遇到的一個(gè)問(wèn)題是，若后來(lái)由于采購(gòu)員工作重新安排，采購(gòu)員A與采購(gòu)員B負(fù)責(zé)的供應(yīng)商相互對(duì)調(diào)時(shí)，則該如何處理？按哪個(gè)原則來(lái)處理權(quán)限的沖突呢？  

　　針對(duì)這種情況，ERP提供了兩種選擇，讓用戶根據(jù)實(shí)際情況，做出判斷。  

　　一是溯及即往。即若現(xiàn)在采購(gòu)員A負(fù)責(zé)供應(yīng)商H、J，則其可以查看以前采購(gòu)員B下的供應(yīng)商H、J的采購(gòu)定單，而以前自己下的供應(yīng)商E、F的采購(gòu)定單則采購(gòu)員A就無(wú)權(quán)查詢或者更改。  

　　二是獨(dú)立原則。即若現(xiàn)在采購(gòu)員A負(fù)責(zé)供應(yīng)商H、J，則其對(duì)以前采購(gòu)員B下的供應(yīng)商H、J的采購(gòu)定單無(wú)法查詢，其可以查詢以前自己下的供應(yīng)商E、F的采購(gòu)定單。也就是說(shuō)，權(quán)限考慮時(shí)，把前后兩個(gè)時(shí)期獨(dú)立開來(lái)進(jìn)行考慮。  

　　具體采用哪個(gè)原則，則要用戶根據(jù)自己的需求作出合理的判斷，畢竟，這個(gè)方案是由用戶自己用，只有用戶才最有說(shuō)話權(quán)。  

　　三、誰(shuí)的材料，誰(shuí)負(fù)責(zé)。  

　　除了以上兩個(gè)控制級(jí)別外，還可以根據(jù)材料為基礎(chǔ)，對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行工作的分配。如采購(gòu)員A負(fù)責(zé)五金類材料的采購(gòu)，而采購(gòu)員B負(fù)責(zé)包裝材料的采購(gòu)。根據(jù)企業(yè)的不同管理控制要求，其又可以提供不同的控制級(jí)別。  

　　1、不同種類材料的采購(gòu)員，可以相互查詢彼此的單據(jù)，只是不能相互修改。  

　　若現(xiàn)在需要采購(gòu)包裝材料，則采購(gòu)員A無(wú)權(quán)開立采購(gòu)單，即使采購(gòu)員B開了采購(gòu)單，采購(gòu)員A也無(wú)權(quán)進(jìn)行修改。其只可以對(duì)其進(jìn)行查詢。同里，采購(gòu)員B也無(wú)法開立五金材料的采購(gòu)單，或者對(duì)五金材料的采購(gòu)單進(jìn)行更改。當(dāng)然其可以相互查詢到對(duì)方的采購(gòu)單。  

　　同時(shí)，其上司采購(gòu)經(jīng)理則可以對(duì)其進(jìn)行審核或者作廢的動(dòng)作，若要修改單據(jù)，則仍然只能通過(guò)采購(gòu)員來(lái)完成。  

　　這跟“誰(shuí)建的單據(jù)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”看起來(lái)比較像，其實(shí)還是有細(xì)微的差別。一是權(quán)限設(shè)置上的差別，一個(gè)是在采購(gòu)單設(shè)置來(lái)進(jìn)行控制，另外一個(gè)則是在原材料類別處進(jìn)行設(shè)置。另一個(gè)區(qū)別，若某個(gè)材料有兩個(gè)采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)，則按照這種解決方案，這兩個(gè)采購(gòu)員開的采購(gòu)單據(jù)，相互之間仍然可以更改，因?yàn)槠湄?fù)責(zé)的是同一種材料；而若根據(jù)“誰(shuí)建的單據(jù)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的處理方法，即使是同一種材料，兩個(gè)采購(gòu)員也不能相互更改單據(jù)，即使是同個(gè)材料也不行，因?yàn)殚_單人是不同的。  

　　2、不同種類材料的采購(gòu)員，即不可以相互查詢彼此的單據(jù)，更加不能相互修改。  

　　這個(gè)設(shè)置比上個(gè)級(jí)別的設(shè)置更加嚴(yán)格，彼此之間不能查詢，而且還不能更改。  

　　ERP 系統(tǒng)除了可以做到按材料的種類來(lái)分配工作外，還可以按具體的某個(gè)材料來(lái)分配。如五金類的套筒是由采購(gòu)員A負(fù)責(zé)，而剪刀則由采購(gòu)員B負(fù)責(zé)，如此，也可以套用如上的權(quán)限處理方法。不過(guò)，一般企業(yè)按照原材料的種類即可以，若按具體的材料來(lái)進(jìn)行分工的話，則無(wú)論從實(shí)際管理，還是從系統(tǒng)配置等方面考慮，都會(huì)比較復(fù)雜，一般企業(yè)很少利用。  

　　通過(guò)以上的分析，大家可以看出，在ERP 系統(tǒng)的幫助下，可以輕松的實(shí)現(xiàn)采購(gòu)員之間分工合作，互不影響，同時(shí)，也可以最大程度的保障企業(yè)相關(guān)信息的安全性，不被泄露。  

　　不過(guò)，在利用這些功能前，一定要注意，系統(tǒng)配置好以后，要進(jìn)行測(cè)試。一些沒(méi)有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的人，看到以上介紹，可能都頭暈了。可見，這些權(quán)限配置的復(fù)雜性，再加上各個(gè)權(quán)限相互之間的疊加，就更容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。所以，企業(yè)確定相關(guān)的需求，在ERP系統(tǒng)中配置完成之后，用戶要進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試過(guò)后，再拿出來(lái)用。