采購是供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，面對著市場的競爭形勢，采購在降低經(jīng)營成本提高競爭優(yōu)勢的作用不斷增強，已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一。隨著采購地位和作用日益增強，采購業(yè)務(wù)的方式和流程不斷深化，許多企業(yè)尤其是國有企業(yè)強化了采購環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，優(yōu)化采購的組織結(jié)構(gòu)，成立諸如采購部、審計部、財務(wù)部、監(jiān)察部等多部門實行分工協(xié)作的采購活動。
　　實施多部門分工協(xié)作采購的運營模式，有利于發(fā)揮各部門在采購中的專業(yè)化管理水平，相互監(jiān)督，保證采購的工作的透明度，杜絕腐敗行為，確實降低采購成本。但是在傳統(tǒng)的企業(yè)采購模式下，多部門的共同采購也會產(chǎn)生一系列的問題，具體體現(xiàn)如下幾個方面：
　　首先，多部門采購容易出現(xiàn)多頭管理現(xiàn)象，造成部門職責(zé)模糊不清。一般情況下參與采購的部門是根據(jù)部門的職能特點負責(zé)其所相應(yīng)的采購環(huán)節(jié)，但在實際操作當中，各部門所職責(zé)范圍并不是很明確，會出現(xiàn)管轄權(quán)限的重疊和交叉，多頭管理的現(xiàn)象也隨著產(chǎn)生，如有些組織機構(gòu)的審計部門即審批價格，在選擇供應(yīng)商也有決定權(quán)。多頭管理最大的弊端是對本部門有益的采購環(huán)節(jié)分毫必爭，而對本部門會帶來承擔(dān)責(zé)任采購業(yè)務(wù)則置之不理。這種可管可不管、職責(zé)不明確的多頭管理現(xiàn)象使采購環(huán)節(jié)不連貫，必然影響采購業(yè)務(wù)的順利進行。另外，多頭管理還會造成采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的多余和無增值時間成本的浪費，增加采購成本。
　　第二，多部門采購容易造成部門利益矛盾沖突，致使采購決策難以確定。由于參與采購的部門績效考核的側(cè)重點不一，各部門的利益中心也不盡一致，造成各自的行為視角不同而產(chǎn)生角色沖突，比如質(zhì)檢部門重點關(guān)心的是產(chǎn)品的質(zhì)量和可靠性，而不注重價格和交貨期；審計部門不顧產(chǎn)品質(zhì)量想方設(shè)法降低采購成本；財務(wù)部門追逐利息利益最大化而延期付款等等。因此多部門化的采購模式容易造成片面強調(diào)職能的目標而忽略組織機構(gòu)的大方向，為了維護各自的利益，容易出現(xiàn)相互推委扯皮、眾口難調(diào)等現(xiàn)象，造成采購決策的難于確立。
　　第三，多部門采購審批程序冗長煩瑣，影響采購進程。首先，采購業(yè)務(wù)流程多，采購流程包含采購計劃擬訂、供應(yīng)商選擇、招標、合同簽定、制作跟蹤及發(fā)貨、產(chǎn)品驗收、合同付款等環(huán)節(jié)組成。每一環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的部門審批，審批程序煩瑣；其次，由于每個部門為了追求各自的最佳利益，追求所謂的精益供給，需要花大量的時間進行審批，如審計部門為了壓低采購價格，想方設(shè)法不計較時間成本與供應(yīng)商進行價格談判，財務(wù)部門為了爭取更多的資金流，減少資金利息的損失，盡可能地延長付款時間等等。采購審批流程過長過久，影響采購的進程，可能會喪失良好的采購時機，交貨時間遲緩，造成生產(chǎn)停頓以及市場斷貨等的嚴重后果。
　　由此可見，在傳統(tǒng)的采購模式下多部門采購的種種弊端已直接對采購的效益帶來了負面的影響。隨著供應(yīng)鏈采購模式的到來，采購的管理核心思想是將采購各個環(huán)節(jié)的子系統(tǒng)很好地協(xié)調(diào)起來，通過最優(yōu)的資源配置，最終滿足企業(yè)的精益需求或靈活需求。那么在新的供應(yīng)鏈采購模式下如何消除多部門在采購中的弊端進而實現(xiàn)采購的最佳效益呢？
　　第一，制定合理有效的采購考核制度。在采購資源有限的情況下，構(gòu)成采購各個環(huán)節(jié)的效能是此消彼長，比如高品質(zhì)與高價格相隨，低庫存與高物流配送成本相伴，追逐規(guī)模效益采購必然帶來高的庫存成本等等。那么相應(yīng)的審批部門如果過分地強調(diào)本部門的績效，必然影響整體的采購效益。因此，企業(yè)應(yīng)從全局的角度出發(fā)，制定整體的考核機制，獎勵的重點放在團隊而不只是看個別部門的績效，消除單個部門的短視行為。這樣有利于促使各個部門在采購審批當中能夠從整體的角度出發(fā)，綜合分析各個采購環(huán)節(jié)利害關(guān)系，尋找最佳的利益平衡點，追求最優(yōu)的整體采購效益。
　　第二、優(yōu)化采購組成結(jié)構(gòu)，簡化采購審批流程。首先，針對多部門采購所造成管轄權(quán)限的重疊、交叉甚至錯位不良后果，應(yīng)根據(jù)部門的功能特點以及各采購環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)要求明確各部門的職責(zé)以及管轄權(quán)限，避免多頭管理現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，精簡或重組部分多余的審批環(huán)節(jié)，適當減少采購部門級別分層，如在付款環(huán)節(jié)中有些企業(yè)設(shè)有審計部先審批后交由財務(wù)部多人審核后方可付款，審批環(huán)節(jié)過于重復(fù)，通過精簡后，可以直接由財務(wù)部根據(jù)合同以及驗收結(jié)果單獨作出付款意見并安排付款。另外，培養(yǎng)及招聘復(fù)合型專業(yè)采購人才，兼任采購多個環(huán)節(jié)的工作，從而精減部分審批部門，達到簡化采購審批流程的目的。
　　另外，建立內(nèi)部協(xié)調(diào)機制，協(xié)商處理采購中各類問題。內(nèi)部協(xié)調(diào)機制是各部門工作銜接的潤滑劑，它能夠促進采購各部門工作的連貫，保障采購工作的順利執(zhí)行。首先不管采購部門的數(shù)目有多少，他們都是組織機構(gòu)采購團隊的組成部分，代表企業(yè)直接向供應(yīng)商采購所需物品，通過內(nèi)部的協(xié)調(diào)機制，有利于促進組織機構(gòu)采購各部門的團結(jié)，形成強有力的采購談判能力，為企業(yè)爭取最大的利益。其次，采購中難免會遇到諸如重大產(chǎn)品質(zhì)量問題、產(chǎn)品供應(yīng)短缺、合作方違約以至終止合同、不可抗力因素影響合同履行等等，這些問題不是某個部門的職責(zé)范圍內(nèi)能夠解決的，必須通過內(nèi)部協(xié)調(diào)機制，群策群力協(xié)商處理。另外，制定統(tǒng)一的采購政策、統(tǒng)一的采購程序、統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范等操作規(guī)則作為協(xié)調(diào)手段，促進各參與采購部門工作的順暢。
　　隨著采購業(yè)務(wù)流程的深化以及采購分工的細化，多部門采購組織形式越來越得到眾多企業(yè)廣泛的應(yīng)用。因此企業(yè)應(yīng)在新的供應(yīng)鏈管理思想下，制定合理的采購考核制度、優(yōu)化采購流程以及順暢的內(nèi)部協(xié)調(diào)機制，消除多部門采購框架下的不良影響，保證采購任務(wù)的完滿完成。