如何成為一名合格的運輸主管
2008-4-19 2:14:00 來源:物流天下 編輯:56885 關注度:摘要:... ...
一切物質產品的生產和消費都離不開運輸,運輸是物流網絡上物品動態活動的實現載體,是物流的動脈。運輸活動及其載體所構成的運輸系統是物流系統中最重要的組成部分,通過運輸系統,物流的各環節才能有機地聯結起來,整個物流系統的目標才得以實現;在物流活動中,如何搞好運輸工作,不僅關系到物流活動時間的長短,更關系到物流成本的高低,據專家測算,運輸成本占整個物流成本的40%~50%左右。可以說,穩定可靠、靈活快捷的運輸系統是支持物流系統成功運作的關鍵所在。而運輸主管作為運輸系統的基層負責人打理著公司最重要的運輸業務,他們扮演的角色是如此重要,他們負擔的責任是如此重大,以至于要成為一名合格的運輸主管充滿了各種挑戰,它需要更高的激情、更強的意志和更多的付出。
一、物流企業運輸業務分析
運輸業務是運輸主管的管理對象,要想成為一名合格的運輸主管必須對企業的運輸業務有詳盡的了解,對運輸操作有相當熟練的把握。運輸業務包含的項目主要有車隊建設、運輸方式選擇、運輸路線選擇和資源合理調度等。
1.運輸車隊建設。物流運輸車隊建設包含硬件資源建設和軟件資源建設兩個方面的內容。一方面,物流公司要向顧客提供便捷、高效、低耗、一貫的運輸服務就必須能夠支配一定數量的運輸工具,這里有合約外協租借和直接購置運輸設備兩個方案可以選擇。但考慮到如果全部租借,從經濟的角度考慮一般租金費用較高,而且也在服務一貫性上存在一定的信譽風險;但若大量購置運輸工具,在貨運量發生變化時會造成運輸工具的閑置,占用大量資金。所以明智的做法是自備一定數量的運輸工具,同時根據實際需要,靈活租用一定數量的運輸工具,這就必然產生運輸工具的選型和工具數量的確定這兩項決策內容,同時在運營過程中還涉及燃料供給、維修折舊等硬件資源管理。另一方面,就是對司機、裝卸員工等軟件資源的招募、培訓、考核和管理,對運輸車隊信息管理系統的構建和管理,軟件資源管理涉及的內容也是千頭萬緒,運輸主管對其管理需要投入更多的精力和更長的時間。
2. 運輸方式選擇。各種運輸方式和運輸工具都有各自的特點,各自適用不同的貨物運輸。如鐵路適用于陸上遠距離的大眾貨物運輸,公路和汽車運輸主要用于短途運輸,水路運輸特別是海洋運輸適用于大宗低值散裝物品的運輸,而空運對于一些時間要求很高的貨物特別適用。各種物品因其形狀、質量、數量的大小,在途時間的不同,對運輸的要求也不盡相同。對運輸方式的選擇,主要應考慮兩個方面的因素:一是運輸速度,二是運輸費用,而我們知道速度與費用之間存在互相制約的關系。當為滿足客戶某些貨物的需求,如生鮮、易腐或貴重物品時,就應優先考慮運輸速度;而運輸速度不是客戶考慮的主要因素時,如客戶所要運輸貨物是批量大、價值低的礦石、煤、石油等貨物時,可考慮用水路或鐵路運輸,這樣能為客戶減少運費,降低運輸成本,使客戶和物流企業自身取得較高的經濟效益。總之,作為運輸主管,在選擇運輸方式上,除考慮運輸費用和運輸速度外,還應考慮運輸距離的遠近、市場需求的緩急、風險程度大小、其它雜費(裝卸費、倉儲費)的多少等因素,并做出準確的判斷。
3. 運輸路線選擇。運輸路線的選擇是第三利潤源泉的一個重點,必須從物流的總體目標出發,運用系統理論和系統工程原理與方法,充分利用各種運輸方式的優點,必要時還要以運籌學等數量方法建立模型與圖表,選擇和規劃合理的運輸線路,以最短的路徑、最少的環節、最快的速度和最少的費用,組織好物質產品的運輸活動,避免對流運輸、迂回運輸、重復運輸、過遠運輸和無效運輸等不合理運輸的出現。而最優線路的確定必然來源于實踐操作,作為一名合格的運輸主管不但要忠于正確的理論,熟練掌握各種分析方法和決策技巧,還要依據實際情況靈活運用各種方法,做出最優的決策。
4. 運輸資源合理調度。前面已經分析了運輸車隊建設、運輸方式選擇和運輸線路選擇問題,自然而然的,下面就應該分析各種運輸資源的合理調度問題。在現代的物流運輸操作中,對于運輸軟硬件資源的調度應該盡量擺脫原始的純人工決策和管理方式,向智能調度系統發展,智能調度系統是一個廣域系統,數據遠程輸送、主計算機、地方貨運網絡構成的信息鏈直通轉運倉庫,并和運輸車輛聯系,使貨物狀況、運輸工具情況、占地情況、等候位置、停車場以及人員和轉運情況一目了然。調度過程分為到達時間預測、順序安排、入口安排、等候位置和停車位置安排、人員和轉運工具安排以及裝卸清單等。應該注意的是在實際運輸系統中相對于減少費用,工作的重點在于按時按量配送,減少車輛排隊等待時間,提高設備設施利用率,進而提高整個運輸系統服務質量和經濟效益,這也是現代物流之于運輸服務的意義所在!
二、對企業基層主管的認知
企業主管成功的關鍵在于認清兩項重要的角色轉換:從做事者轉變為管理者、從專業工作者轉變為企業經營者。首先,他不再是親力親為的一線工作者而是通過組織別人完成工作的管理者,基層主管之所以很難放棄“做事者”的角色,是因為過去的角色定位,正因為這個角色定位的成功而讓你有升遷的機會。其次,基層員工多半從事技術性的工作,對于組織的貢獻比較是個人的,依靠的是個人的專業以及經驗,而一旦成為主管,就不再是完成工作的第一線員工,而是要集合所有相關的人把目標達成,也就是說企業基層主管最重要的角色不是執行專業性的工作,而是管理工作的進行,成為企業的經營者。但是,過去的成功不代表未來的成功,不同的角色定位需要不同的能力,企業主管必須依據現在的、而非過去的職務角色來定義工作,其工作內容可以分三種不同的類型:人際關系功能:領導、激勵、溝通、咨詢、協助、以及訓練等;概念性功能:規劃、組織、進度、授權、問題分析、決策、以及協調等;技術性技能:與執行工作有關的技能。
1. 人力管理是主管的第一要務。“與過去擔任基層員工最大的不同,就是現在的我必須依靠自己的屬下。我的屬下就好比是汽車的汽缸,我必須讓所有汽缸順利的運作,如果其中有任何一個出了差錯,車子就無法開動。”一位主管如是說。顯然主管的責任不在于工作本身,而是人力的管理,確保所有人順利的完成工作。身為一名主管,最應該放棄的就是對于技術性工作的直接責任,而能夠對整個團隊的運作情況負責。
2.管理是解決問題而不是監督。許多主管對于管理的認知,以為是做好監督的責任以及掌控項目進度,順利達成結果。然而,不論是對于自己的屬下或是所有與完成工作有關的人,主管管理的積極面是解決問題、做出決策、以及提供資源;另一方面,主管不應過度介入屬下的工作。除了特殊的緊急狀況之外,你只需要提供建議或方向,真正執行的人是你的屬下,而不是主管本人。專業技能的提升不再是你的工作重點,你要做的是學習成為一位通才,了解不同部門的運作,有效地協調工作的完成;你必須擴大自己的視野,具有長遠的眼光。
3.在各種沖突之間權衡折沖。當你只是一位業務或是技術人員時,你工作關注的焦點也許只有你自己,但是當你身為主管,你的焦點是企業整體。所以,你必須面向不同的部門、不同的人建立不同的工作關系,同時負擔多元的責任,而且必須在相互沖突的力量之間權衡折沖。你的目標不是突顯自己的成就,把工作做到最好,而是平衡相互沖突的利益,并得到恰當的結果。主管必須認清一項事實,管理的角色本身就存在有許多的沖突與模糊地帶,你必須接受妥協下不完美的結果。當你思考任何問題時,都必須更周全的考慮,必須顧及更多的方面,你的任何決定都會牽涉到其它更多的人以及更多的事情。
4.善用非正式權力影響他人。當你必須權衡各種相互沖突的利益,同時又需要其它人的協助來完成工作時,如何善用自己的權力去影響別人就變得非常重要,特別是如何讓其它與你沒有直屬關系的人達到你的工作要求。許多主管不知道的是除了職務頭銜所賦予的正式權限之外,他們還擁有其它的權力來源,例如專業、過去的成就、在關鍵人際網絡中的地位等等。當你確認了你擁有的非正式權利,接下來就得站在對方的立場上思考:你和其它需要提供協助的人之間到底有哪些不同(例如目標、工作模式、壓力等),是什么因素造成了這些差異(可能是業績制度的不同),可以通過什么方式強化彼此的關系,也許不同的職務類型需要不同的特定能力,但是,無論你在行銷部門、信息部門、業務部門,也無論你是基層主管或中高階主管,這兩種角色定位是永遠不變的法則。
三、合格運輸主管的角色定位
通過上述物流企業運輸業務和對基層主管認知的分析,我們知道要想成長成為一名合格的運輸主管絕非易事。如今,“客戶對你放心,自己工作舒心,公司用你省心”才是衡量一個稱職的物流主管的客觀標準。作為一名合格的運輸主管不僅要精通業務技巧,同時作為整個運輸團隊的領頭人,還必須具備多方面的管理才能,這就要求運輸主管要進行準確的角色定位。
1. 運輸主管必須認清自己所處的位置。運輸主管作為企業的中層管理者和執行者,必須起到承上啟下的作用,實際上這是個很尷尬的職位:高層領導擁有決策權而運輸主管似乎只擁有執行時的部分決定權,必須維持在高層決策的范圍之內操作,而且最后還必須為執行結果的成敗負責。上司會給自己很大的壓力,而下面的員工又總是不配合自己的工作,自己卡在中間怎么做都不是,上下一起夾攻的壓力使其工作相當辛苦,這是還不夠合格運輸主管工作中面臨的常態。
要解決這個問題必須首先應明確地認識自己所處的位置。運輸主管的主要使命和責任,就是如何把高層領導的決策落實并執行:首先運輸主管要勇于發問,必須明確工作目標的完成時間,認真地將執行項目的情況詳細列清楚,向上司領導請示確認;接下來就是帶領和幫助下屬完成該工作目標,這個過程涉及到個人的管理風格與人格魅力,必須把每個工作項日都說明清楚,并且下達確切的完成日標期限,讓每個執行人員都有一個明確目標。
2. 運輸主管必須融入到企業文化中去。文化是一群人的共同的價值觀、共同的理念、共同的信仰、共同的情感。一種文化,就是一種共識,文化就是企業的共識,是能夠被企業所有人所認同所理解的。企業老板也好,企業員工也好,都必須與文化緊密地聯系在一起。
企業老板處在企業的最高層,與員工隔得較遠,即使老板有三頭六臂,也不可能每天與每個普通員工接觸,加之個人的處理信息能力有限,老板也不可能事無巨細什么都親自過問。而有些運輸主管多半采取報喜小報憂,有選擇性地上傳信息。因此,在很多情況下,傳到老板那坦的信息多半都是失真的。企業普通員工處在企業的最底層,也最了解企業的真實狀況,最了解企業的癥結,但是與老板離得較遠,意見反饋不上去,老板基于選擇性信息而制定的政策措施到了基層員工那里就可能有出入。如此循環往復,問題便會越積越多。
因此,企業運輸主管必須要融入到企業文化中去,把老板的話用普通員工的語言說給員工聽,把員工的話用老板的語言傳給老板聽。尤其是作為運輸主管,在做運輸管理的同時,也是在對企業文化進行言傳。這就要求運輸主管必須對本企業內的企業文化有非常深入的了解和認知,只有將自身深深地融入到企業文化中去,才能帶動下屬一起融入,才能做好對外言傳和業務操作,從而使企業得到更好的發展。
3. 運輸主管必須學會激勵團隊的積極性。團隊是由一些知識互補的人員組成的集合,他們為負有共同責任和成績目標而一起努力。運輸團隊的發展壯大需要團隊全體成員的熱情支持和共同配合。運輸主管必須深知團隊成員決不僅僅是一種工具或附庸,其主動性、積極性和創造性將對整個團隊的生存發展產生重要的作用,要取得團隊成員的理解和支持,就必須對成員進行有效激勵,而要想有效激勵成員,又必須了解他們的動機和需求。一個優秀的運輸主管必須明確兩個基本問題:第一,在同一個團隊中,沒有相同的成員;第二,在不同的階段,成員有不同的需求。
盡管激勵是如此復雜并且因人而異,因而也不存在唯一的最佳答案,但還是可以概括出幾種常用的激勵方式:一是物質激勵。西方經濟學的“經濟人”假設認為,人們主要是接受經濟性刺激的,金錢及個人獎酬是使人們努力工作最重要的激勵;二是目標激勵。實際上人們除了金錢目標外,還有權力目標、成就目標等。運輸主管就是要將團隊成員內心深處的那種或隱或現的目標挖掘出來,并幫助他們制定詳細的實施步驟,在工作中引導他們去努力實現這些目標。當他們的目標迫切的需要實現時,就會對企業的發展產生熱切關注,對工作產生強烈的責任感,平時不用別人監督就能自覺地把工作做好;三是尊重激勵。對于運輸團隊而言,運輸主管承認任務完成依靠的是整個團隊的力量,這樣就使得團隊中的每個成員感覺自己是這個整體不可缺少的一分子,他們就有一種自豪感,自己就是團隊的主人且受到尊重,從而提高全體成員對團隊的忠誠度;四是榜樣激勵。如果運輸主管能策劃團隊成員之間的競爭,使他們一個更比一個敬業,一個更比一個可愛,則取得的效應就會如同多米諾骨牌一樣精彩不斷。
運輸主管就猶如同一盞明燈,當團隊成員在運輸工作中遇到問題時能夠為其指明方向,引導開拓創新的思維方式,培養解決問題的能力,幫助他們排憂解難,這樣的運輸主管把物流運輸與企業管理有效地結合運用到實際工作中,使個人、團隊、企業各得其所、各取其利。
4. 運輸主管必須不斷提升個人素質。作為物流企業的運輸主管,必須清楚地認識到自身崗位的特點:運輸操作同時兼顧企業管理,兩者密不可分。個人在運輸操作方面應該具有豐富的經驗和相當的實力。這就要求運輸主管需要經常關注最新物流書籍、媒體中的相關知識、參加高級物流課程的培訓、在實踐中摸索學習等等,通過這些方式來積累實際操作經驗,提升操作技巧,使個人的操作水平得到不斷提高。此外,運輸主管還應當定期或不定期的與下屬進行業務操作的交流,向他們傳授操作技能、線路優化、物流管理等物流運輸知識,使自己與團隊中的成員共同進步。
具體說來,對運輸主管而言,以下的四個方面的事情是至關重要的:一是了解你的團隊每個成員的特點,目的是為了把大家的精力集中起來,而不是故意婆婆媽媽地去打擾大家的工作;二是給每個成員設定明確的工作目標,這包括工作內容和工作時間;三是在每個工作目標中設定進度檢查,這就要求運輸主管必須身先士卒自己解決處理團隊的問題,而不是把責任推卸給團隊的其他成員;四是培養一種美德,“作為運輸主管就應該鞠躬盡瘁,死而后己”。
四、合格運輸主管的自我實現
問渠哪得清如許,為有源頭活水來。要做一名合格的運輸主管不是一朝一夕之功,它需要持久的努力才能夠達到,也就是做到功到自然成。我想這是做事情的正確心態,就我個人的性格而言,我從來不認為做事情能夠不經過努力而坐享其成,只有通過自己努力實現既定的理想才能真正感受到一種成就感,那也正是我追求的生活和工作方式。在第一期的職業生涯規劃里我已經將物流作為我長期從事行業,同時也正是由于運輸主管職位在物流工作中的重要性和挑戰性讓我深深的喜歡上了這個職位,成為一名合格的運輸主管是我追求的目標,為了實現這個目標我會做出不懈的努力。
A.入職前的準備。從現在到參加公司培訓還有不到三個月的時間,這段時間正是為工作做好準備的階段,為了實現運輸主管的目標,我準備完成以下三個方面的事情:
①專業知識方面:雖然我對物流運輸有了一定的了解,但還非常粗淺,接下來的一段時間內我需要進一步豐富專業知識,對運輸相關知識特別是運輸工程加強學習,力求形成系統性的專業知識積累。
②管理知識方面:合格運輸主管的第一要務是對人力的管理,當然還要涉及對各種其他資源的管理,因此管理方面的知識對于一個合格的運輸主管來說是必不可缺少的。第一、認真研讀一兩本管理方面的書籍,提高對管理的認識;第二、對參加的各種實習進行反思,總結管理方面的得與失,并同從事管理工作的本科同學多交流,學習實際工作中的管理技能。
③個人素質的其他方面:第一、進一步提高對計算機的應用操作能力,特別是要深入學習應用辦公軟件,力爭達到熟練操作;第二、加強與物流運輸有關的英文文獻的閱讀,了解物流運輸發展的前沿理論,并且掌握物流運輸操作的日常用語;第三、學習人際交往知識、心理學知識等提高個人修養;第四、利用學校體育設施齊全的優勢,多參加體育鍛煉,為以后的工作打下良好的身體基礎。
B.工作計劃。物流是一個重實操的行業,掌握理論方面的知識的遠遠不夠的,這些從學校學來的知識只有運用到實際的工作中才有價值,也只有在實際操作中思考、應用、改進才能提高自己的工作技能;同時一個合格物流主管實現的根本是自己的工作業績和工作技能,只要把基礎工作做好了,取得了良好的工作績效,有了勝任運輸主管的能力,才能成為一名運輸主管,也才談得上做一名合格的運輸主管。所以,在參加工作以后我需要做到:
①良好的過渡。首先要熟悉并遵守公司的各項規范制度,剛開始是可能有點不適應,慢慢調整好進入工作的狀態,迅速完成由一個學生到工作人的心態轉變;其次要在公司集中培訓階段同07屆管理培訓生增進了解,工作過程中相互學習,相互進步,與公司共同成長;最后要向有經驗的同事求教經驗,學習實踐操作技能,力求做到快速入手工作。
②少說多做。說話與做事是成反比的,你說的越多就做的越少;反之,你說的越少,做的就越多。能力是通過做事情體現出來的,只說不練,你也許會得到人們的喜歡,但容易給人們形成語言的巨人,行動的矮子的感覺;更何況運輸業務業績的體現在于及時和高質量的完成客戶的要求,這種業務不在于能夠說的多漂亮,而在于能否周到服務,急客戶之所急,憂客戶之所憂,贏得客戶的信賴。
③工作卓有成效。物流運輸工作千頭萬緒,是一個系統性很強的工作,一個人也只能完成其中很小的一部分。在工作之初,自己不可能成為一個管理者,我的任務就是做好自己的本質工作,提高所在部門的工作績效,還要了解與所在部門相關的業務部門的操作,持續的學習。
④處理好同事間的關系。當今的人際關系不在是一個貶義詞,我們知道公司的部門是一個組織,是由人組成的,人際關系的處理顯得非常重要,良好的同事間關系有利于形成一個積極向上的工作團隊,有利于提高工作效率。
C.做一名合格的運輸主管。如果我的工作成績得到了公司的認可,并讓我擔任運輸主管的職務,那么我知道能成為運輸主管不并意味著就是一個合格的運輸主管,要向成為一名合格的運輸主管除了文中第三部分的角色定位之外,還需要我做以下的工作,以保證工作的順利開展。
①與同事們積極溝通。一個新晉升的主管面臨的首要任務是處理好昔日同事間的關系。自己的晉升往往會打破以往和同事們的工作方式,這個時候就要求我以更為低調、更為謹慎的態度與同事們交往。我要做到和他們開誠布公地談話,征求他們對此次人事變動的意見,特別是他們對現在工作的看法以及對我以后工作的要求,讓他們感受到我的友好態度和對他們的尊重。
②胸襟開闊,待人以誠。 不管昔日的同事表現的多不友好,新任主管都要一笑了之,不追根究底,用自己的熱情和誠懇去溶化同事們的心,這是對所有基層領導的要求,作為一個合格的運輸主管就更要銘記在心。在工作過程中要想使自己的運輸團隊緊密團結、共度難關、富有效率,胸襟開闊又是一名合格運輸主管必須具備的精神品質。
③柔性管理。從事運輸工作的大部分公司員工是藍領工人,新手運輸主管對運輸團隊的管理是一門藝術,我把這個階段的管理稱之為柔性管理。就是要力求做到"當官不像官",不擺官架子,依然保持以前工作過程中那種親密無間的同事關系,一起吃飯,一起游戲,打掃衛生件等等,工作也盡量用商量的語氣,讓他們感受到我并沒有脫離這個團隊,是他們中的不可缺少一員。當柔性管理取得成功,他們不知不覺中接受了這個事實后,我就可以按照自己對合格運輸主管的理解大膽的管理了。
五、總結
首先,本文在層次結構的安排上緊扣主題,從對物流企業運輸業務進行分析,到對企業基層主管的認知,過渡到合格運輸主管的角色定位,最后是基于角色定位的合格運輸主管的自我實現,整體上追求一個自然而然的循序漸進的過程,這與一個合格運輸主管的成長過程是相吻合的。
其次,通過本文的寫作,我對物流企業的運輸業務有了更深入的了解,對基層主管的工作有了更明確的認識,對合格物流運輸主管的要求有了更清晰的把握,將來做一名合格運輸主管的愿望也更為強烈。顯然,我已經在路上了