出貨流程是ERP系統(tǒng)中相對來說，比較簡單的一個(gè)流程。但是，說其簡單，其實(shí)，也不是很簡單，其里面還是有很多細(xì)節(jié)的東西要注意。不然的話，還是會在陰溝里翻船的。下面，我結(jié)合一個(gè)客戶的出貨流程，來談?wù)勗贓RP系統(tǒng)中，出貨流程中經(jīng)常會出現(xiàn)的問題及常見的錯(cuò)誤。 
　　一、 物流部門追蹤出貨需求。
　　在這家客戶，物流部門的主要作用就是跟蹤定單的生產(chǎn)進(jìn)度及商品檢驗(yàn)。在ERP系統(tǒng)中，有些報(bào)表，可以幫助物流用戶來追蹤定單的進(jìn)度。如系統(tǒng)提供了定單預(yù)計(jì)出貨表，這份定單就提供了系統(tǒng)中所有未出貨的定單明細(xì)(包括只出了一部分貨的銷售定單)。用戶還可以根據(jù)預(yù)計(jì)的出貨日期，來生成具體的報(bào)表。
　　物料部門根據(jù)預(yù)定的出貨需求，在系統(tǒng)里生成出貨通知單。在定單預(yù)計(jì)出貨表中，用戶可以根據(jù)客戶來區(qū)分，也可以只按日期來區(qū)分。但是，在出貨通知單上，必須按照客戶來生成。因?yàn)橄到y(tǒng)會根據(jù)客戶的基本信息，做一些判斷與控制動作。用戶在生成出貨通知單的時(shí)候，我建議用戶通過銷售定單轉(zhuǎn)出貨通知單的功能，來完成出貨通知單的生成工作。在系統(tǒng)中，可以把同一個(gè)客戶的不同定單合并成一張出貨通知單。但是，不能把不同客戶的定單合并成一張出貨通知單。
　　上面我說過，出貨通知單會根據(jù)客戶的基本信息做一些判斷，主要的判斷動作就是該客戶的信用額度與付款條件。
　　若該客戶有信用額度管理，并且，在開立出貨通知單的時(shí)候，該客戶的信用額度已經(jīng)用完了，則系統(tǒng)就會提示用戶，該客戶的信用額度已經(jīng)滿了。該出貨通知單不能夠生成或者只顯示警告信息。
　　最佳實(shí)踐：
　　在出貨通知單級別上，信用額度的控制，可以選擇出貨通知單不能生成或者只顯示信用額度不足的警告信息。但是，根據(jù)我的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，我覺得在這個(gè)級別上，信用額度的控制，最好只顯示警告信息，提醒物流人員去通知業(yè)務(wù)員，讓他們?nèi)ザ酱倏蛻舯M快付清以前定單的貨款，否則的話，會影響這筆定單的發(fā)貨。因?yàn)椋�根�?jù)企業(yè)的不同需求，出貨通知單可能提前一個(gè)星期甚至一個(gè)月就發(fā)出去了。在這個(gè)間隔時(shí)間里，客戶是有時(shí)間付款的。
　　付款條件的控制，主要指的是有預(yù)付款的銷售定單。若某個(gè)客戶的銷售定單上的付款條件為預(yù)付款，則該定單的出貨通知單在生成的時(shí)候，會判斷該銷售定單對應(yīng)的付款單有沒有。若沒有付款單，則根據(jù)系統(tǒng)的設(shè)置，可以拒絕生成出貨通知單或者給出錯(cuò)誤提示。
　　最佳實(shí)踐：
　　我個(gè)人認(rèn)為，此處的付款條件管理不要太嚴(yán)格，只需要設(shè)置警告提示就可以了。因?yàn)樵诔鲐浲ㄖ獑蔚秸嬲�出貨時(shí)，往往還有比較長的時(shí)間。這個(gè)地方，只需要提醒物流人員，有這個(gè)事情就可以了。讓他們不要忘了去提醒業(yè)務(wù)員，去督促客戶付款，不然會影響定單的出貨。
　　另外，請注意，我在上面語句的描述中，用的是“定單里設(shè)置的付款條件”，而不是客戶基本信息里設(shè)置的付款條件。也就是說，這里是根據(jù)定單中設(shè)置的付款條件來判斷。若在客戶基本信息處設(shè)置的付款條件與定單處設(shè)置的付款條件不一致的話，以銷售定單為準(zhǔn)。
　　付款通知單打印出來之后，物流人員拿給業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)，并告知一些相關(guān)信息，如上面提到的因信用額度或者付款條件的原因，會不會影響其最終的出貨。
　　二、 業(yè)務(wù)人員確認(rèn)出貨需求。
　　當(dāng)出貨通知單到達(dá)具體的業(yè)務(wù)人員那里，業(yè)務(wù)員要根據(jù)實(shí)際情況，對出貨需求進(jìn)行確認(rèn)。若確認(rèn)無誤后，簽字確認(rèn)
　　后交給物流人員簽字。
　　我們現(xiàn)在走的是書面確認(rèn)過程。從圖中可以看出，物流人員要把出貨通知單打印出來，然后交給業(yè)務(wù)員書面確認(rèn)，然后物流人員再在系統(tǒng)里進(jìn)行確認(rèn)。然后，再把出貨需求發(fā)給倉庫部門，讓他們準(zhǔn)備出貨。
　　除了書面確認(rèn)流程之外，系統(tǒng)還提供了電子確認(rèn)流程。在系統(tǒng)中，物流人員做好出貨通知單，點(diǎn)一下窗口上的確認(rèn)按鈕。出貨通知單就會發(fā)給我們預(yù)先定義好的業(yè)務(wù)員。可以通過郵件或者即時(shí)消息的方式，通知他們已經(jīng)有出貨通知單了，要他們進(jìn)行審核確認(rèn)。他們在系統(tǒng)中經(jīng)過確認(rèn)后，就不需要物流人員進(jìn)行審核了。系統(tǒng)可以直接發(fā)給倉庫，讓他們按出貨通知單準(zhǔn)備出貨。不過，這里要注意一點(diǎn)，若業(yè)務(wù)員在確認(rèn)的過程中，發(fā)現(xiàn)出貨通知單有錯(cuò)誤，需要修改的時(shí)候，則又要重復(fù)以上的流程了。
　　最佳實(shí)踐：
　　從上面的敘述看，電子確認(rèn)流程比書面確認(rèn)流程省事好多。單據(jù)不用打印出來，分到業(yè)務(wù)員手里一個(gè)一個(gè)的簽字確認(rèn)。那不是省事很多呢?
　　不錯(cuò)，電子確認(rèn)的效率確實(shí)比書面確認(rèn)的效率要高。不過，我建議，我們在剛開始使用的時(shí)候，不要心急，還是先采用書面確認(rèn)流程。等系統(tǒng)應(yīng)用的熟悉了，再走電子確認(rèn)流程。這可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的平穩(wěn)過度。
　　三、 根據(jù)出貨通知單生成出貨單。
　　倉庫人員根據(jù)出貨通知單，生成正式的出貨單。在出貨通知單生成出貨單的時(shí)候，要注意以下幾點(diǎn)。
　　一是信用額度的控制。若客戶出于資金安全的考慮，有信用額度管理的需求，在出貨之前，若信用額度不夠的話，不允許出貨。則在生成出貨單的時(shí)候，也會進(jìn)行信用額度的判斷。若信用額度不夠時(shí)，其要么不允許保存，要么就是提示警告信息。
　　最佳實(shí)踐：
　　根據(jù)我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，我建議企業(yè)，當(dāng)客戶的信用額度不夠時(shí)，最好允許保存出貨單，只是提示警告信息。然后，在出貨單審核時(shí)，再提示信用額度不夠，不允許審核。如此的話，相對來說，企業(yè)管理起來比較靈活方便。當(dāng)然，這要根據(jù)用戶實(shí)際需求進(jìn)行確認(rèn)，我作為實(shí)施顧問，只能提一個(gè)處理的建議。
　　二是付款條件的控制。若客戶的銷售定單的付款條件為預(yù)付款，則系統(tǒng)在生成出貨單的時(shí)候，會去判斷該定單有沒有對應(yīng)的收款單。若沒有，則系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)先的安全配置，拒絕生成出貨單或者提示警告信息，說“某某定單要求預(yù)付款，但是款項(xiàng)還沒有付清，是否要繼續(xù)生成”。若用戶選擇是，則系統(tǒng)會忽略這個(gè)錯(cuò)誤，繼續(xù)生成出貨單;若用戶選擇否，則此次出貨單的生成作業(yè)就會不成功。
　　最佳實(shí)踐：
　　這個(gè)跟信用額度管理一樣，最好在出貨單生成的級別上，只提示警告信息;然后，在出貨單審核的時(shí)候，再對其進(jìn)行強(qiáng)制控制。沒有付清款項(xiàng)的話，就不允許進(jìn)行出貨。
　　三是如何跟出貨檢驗(yàn)流程結(jié)合。我這家客戶，對于成品的檢驗(yàn)是在生產(chǎn)入庫的時(shí)候完成的，兼帶成品出貨檢驗(yàn)作業(yè)，如外包裝箱的標(biāo)簽，等等。所以，這家企業(yè)在出貨的時(shí)候，沒有成品出貨檢驗(yàn)作業(yè)。故，在流程圖上沒有描述出來。若有成品出貨檢驗(yàn)作業(yè)，則在成品出貨通知單到達(dá)倉庫之前，該出貨通知單還要先達(dá)到質(zhì)量檢驗(yàn)部門那里。他們對成品進(jìn)行檢驗(yàn)之后，才會對成品出貨通知單進(jìn)行放行，最后才會到達(dá)倉庫那邊。
　　最佳實(shí)踐：
　　有些企業(yè)，成品出貨檢驗(yàn)跟倉庫準(zhǔn)備出貨動作可能同時(shí)進(jìn)行。此時(shí)，我們也可以在出貨單審核的時(shí)候加以控制。也就是說，物流部門在審核完出貨通知單的時(shí)候，把出貨通知單一式兩份，一份給出貨檢驗(yàn)部門，讓他們準(zhǔn)備出貨檢驗(yàn);一份給倉庫，讓他們準(zhǔn)備出貨。倉庫用戶仍然根據(jù)出貨通知單生成出貨單;而出貨檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)完畢后，在系統(tǒng)中做個(gè)確認(rèn)動作。然后，倉庫人員在審核出貨單的時(shí)候，系統(tǒng)會附加一個(gè)判斷動作，去判斷出貨單對應(yīng)的貨物有沒有檢驗(yàn)完畢。若還沒有，則系統(tǒng)就不允許出貨單審核，知道檢驗(yàn)完畢為止。如此，即可以保障倉庫的工作效率，又可以防止為經(jīng)檢驗(yàn)的成品就發(fā)到客戶那邊去了。
　　四、 成品出貨單審核后的相關(guān)作業(yè)。
　　在成品出貨單審核時(shí)，其還會進(jìn)行一些其他的附加動作。
　　如在成品成品單審核的同時(shí)，其會更新銷
　　售定單上的交付數(shù)量。當(dāng)然，這個(gè)前期是要求銷售定單、出貨通知單、銷售定單出貨單連成一條線。所以，為了保證出貨單能夠正確更新相關(guān)的銷售定單數(shù)量，我們在出貨通知單、出貨單單據(jù)性質(zhì)設(shè)置上，最好都設(shè)置為“核對前置單據(jù)”，如此，才能夠保證出貨單上有對應(yīng)的銷售定單信息。
　　另外，根據(jù)月結(jié)的形式不同，有兩種發(fā)票形式。一種是隨貨付發(fā)票，也就是說，發(fā)一筆貨，我們就要把對應(yīng)的增值稅發(fā)票附在上面，一起發(fā)過去。如此的話，在出貨單審核的時(shí)候，還要自動根據(jù)出貨單打印發(fā)票信息。還有一種是月結(jié)發(fā)票。若根據(jù)這種發(fā)票規(guī)則，則是在月底的時(shí)候，開一張發(fā)票，發(fā)票的金額是當(dāng)月所有出貨金額的累計(jì)。所以，具體怎么做，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。不過，根據(jù)我的了解，大部分企業(yè)都是按找月結(jié)的方法來交易的，除非是那種商品流通領(lǐng)域的企業(yè)，才會采取隨貨附發(fā)票的形式。
　　通過以上詳細(xì)的闡述，再配合具體的流程圖，我相信，大家對出貨這一塊內(nèi)容，應(yīng)該有比較感性的認(rèn)識了。