作者：范立

    【編者按】對于多數中小企業的IT采購主管來說，面對某個特定的需求，不僅要考慮軟件的選購，而且要考慮網絡的搭建方案、服務器的配置、筆記本電腦和臺式機的配置等，更要考慮總體預算。從IT采購的角度說，成熟的做法一般是首先根據需求選擇軟件，然后根據計算量和數據存儲量確定硬件配置，再選型采購產品。但是由于缺乏系統集成的經驗，往往面對一個簡單的需求就無所適從；為幫助廣大中小企業的IT主管理性采購，IT168信息化頻道推出了情景導購欄目。該欄目根據一些中小企業或大型企業的某一特定的真實需求，進行需求分析形成IT方案，然后提出IT方案具體實施策略，并推薦相應產品，包括應用場景、需求分析、解決方案和推薦產品四個部分。
    行業概述 
    上世紀90年代以來，全世界在生活和生產方面對能源的總需求不斷增長，以中國為代表的新興國家的飛躍式發展帶動能源消費量急劇上升；2004年開始，亞太地區的能源消費已經超過北美、歐洲，成為世界上最大的能源消費地區。
    水、電、石油、天然氣等能源與我們的生活息息相關，我們很難想象一個能源匱乏的世界將是何種景象。中國是能源短缺國家，接踵而來的煤荒、電荒、油荒，著實讓國人心慌。
    自1993年起，中國由能源凈出口國變成凈進口國，能源總消費已大于總供給，能源需求的對外依存度迅速增大，煤炭、鐵礦石、石油和天然氣等能源在中國都存在缺口，國內眾多的鋼鐵生產企業所需的鐵礦石多依賴于進口；2007年下半年以來，礦石、煤炭、生鐵等原材料市場價格持續大幅上漲，屢創新高，國際鐵礦石長單協議價格（基準價格）在連續三年上漲后，2008年度價格再次上漲65%，鐵礦石價格不斷攀升給我國鋼鐵生產企業帶來了成本壓力。
    而對于諸如鐵礦石國際貿易為代表的能源貿易企業而言，需要應對的問題更多。
    一方面，由于鐵礦石采購價格上漲導致的能源貿易企業利潤空間驟然下降；另一方面，則來自于鋼協著手整治鐵礦石貿易市場，而使得鐵礦石貿易商面臨重大行業整合的問題。能源貿易企業之間的競爭已不僅僅是以往單純的產品或價格的競爭，而是企業內部規范化管理和外部供應鏈管理之間的競爭。
    無容置疑，信息時代將是一個結構節能、技術節能和管理節能都具有光明前景的節能新時代，信息技術革命推動了各種技術的飛躍，同時也支撐了全球能源信息化的發展。利用信息化手段合理分配資源，提高資源配置效率，實現能源的節約、增效、安全保障等已經成為各國共識。
    信息化將顯著提高能源資源的配置效率。信息化對提高能源資源配置效率的作用在于，合理組織的信息流將駕馭經濟體系中的能量流進行高效和合理的流動，同時，信息流中的反饋信息將科學地調節傳統能量流的數量、方向、速度和目標，從而顯著提高能源服務質量和能源利用的經濟效率。通過信息化系統，整合自身資源，優化企業配置，降低運營成本，提高企業核心競爭力，成為企業盈利的主要來源。
    信息化與結構節能。信息技術的廣泛應用和信息資源在經濟活動中的高投入，將引導傳統產業的改造升級和國民經濟產業結構優化朝著非能源/實物資源密集型、信息密集型方向深入進行，從而帶來比工業時代更顯著的結構節能效果。信息化將使傳統產業的改造升級在更高的層次上進行，促使國民經濟整體產業結構發生深刻的變化。
    信息化與技術節能。從能源的角度來看，信息化將推動能源技術體系向前發展，使整個經濟和社會活動的能源技術基礎煥然一新，從而產生廣泛的技術節能效果。
    信息化與管理節能。信息化將對經濟管理產生深刻的影響。管理節能在信息時代具有廣闊的發展空間，信息技術將使能源事務處理，特別是大量能源、經濟數值信息處理的效率大大提高，具有巨大的管理節能效益，信息時代的經濟管理效率將得到顯著提高。
寶礦介紹

    寶礦國際貿易有限公司（以下簡稱寶礦）是寶礦投資集團下屬的全資子公司。今日的寶礦投資，已經發展成為以國際貿易為先導、商業地產投資開發為支撐、現代物流為平臺、高檔物業服務管理為輔佐的四大產業板塊，資產規模超百億的大型集團企業。

    作為集團的先導子公司，自1996年6月，寶礦全力從事鋼鐵原料貿易經營，建立穩定的海外資源供應，同時大膽創新發展高效和便捷的海運方式，十年間，寶礦已經形成了一個“采購——中轉配送——銷售”鋼鐵原料的整體化貿易網絡。

    寶礦國際貿易有限公司集內、外貿于一體，主要進口澳大利亞、巴西、南非、印度、秘魯、智利、加拿大和獨聯體等國家優質鋼鐵原料，并依托雄厚實力，不斷拓展鋼鐵原料國際采購渠道，與世界各大鋼鐵原料生產商均保持著穩定、良好的合作關系。

    隨著經營業績的不斷增長和市場占有率的逐步提高，寶礦的營銷服務網絡日漸強大，形成了以北侖港為中心，以長江流域為主軸線，并向南北二翼輻射展開，包括上海、江蘇、安徽、江西、湖北、廣東等15個省市及周邊地區，網點與合作伙伴遍及全國及海外，業內領先。

    同時，寶礦針對國內運輸能力薄弱的貿易瓶頸，進軍物流行業，開展太平洋、大西洋等航線跨洋海運業務，在國內則通過成熟、經濟、便捷的水路物流鏈供應客戶需求，構筑起江海聯運的完整物流體系，采取種種措施降低物流成本，和客戶共享利益，進一步完善優化貿易物流產業鏈。

    寶礦公司是國內鋼鐵物流貿易企業持續創新戰略的實踐者和成功者。

    由于長江航道吃水原因，以往長江沿岸的鋼廠很少用15萬噸級的CAPESIZE海輪進口鐵礦石，而用5萬噸以下的HANDY海輪運輸的物流成本相對偏高。寶礦在業內首創了“大海輪運輸，在途中港口部分卸貨”，即所謂的“一船兩卸”的方式，讓CAPESIZE海輪駛進了“淺水”流域，從而降低了鋼廠的到貨成本。

    在以南京長江大橋為界的上下游地區，情況剛好相反。受限于大橋，以往人們往往采用2、3萬噸大船中途倒小船的方式來運鐵礦石。寶礦則首創了直接使用5000噸江海兩用海輪過橋的方式，即“江海直達”，節省了中轉費。

    今天，寶礦在業內首創的“一船兩卸”和“江海直達”鐵礦石水運模式，已經成了長江流域的通行“法則”。

    目前公司的進出口貿易總額已達數億美元，加上其他鋼鐵和非鋼貿易，寶礦的年銷售額近百億元人民幣。

 行業業務特色

    1. 物流配送、中轉與清場

    當銷售合同中約定的交貨地點與礦石存放的地點不一致，或實際業務需要調整礦種的存放地點時，需要將礦石轉移到合同約定地點。鐵礦石存放在港口，由港口負責看管；當鐵礦石到貨時，港口按照每船分別管理，當一船的鐵礦石全部發運后，港口和寶礦公司共同到碼頭清點，清點后該批次的鐵礦石才算正式清場結束

    2. 借礦及還礦

    在能源貿易業務中，借礦、還礦的情況時常發生。所謂借礦、還礦就是當某種礦石庫存的數量不能滿足銷售急需時，臨時向其他公司借礦，然后再在適當的時候歸還相同數量的同種礦石或者價值相當的其他礦石，以保障庫存數目和業務進度的清晰、流暢。

    3. 品質跟蹤與批次

    品質跟蹤是指對外貿采購的礦石，可以通過品質的每個指標，比較從簽訂合同、裝港到卸港商檢、第三方商檢的不同時點上的指標差異。一張采購合同訂購的礦石，通過某條船運送到某個港口卸貨，該船礦石即為一個批次。每收到一船礦石將增加一個批次，入庫單確認后增加該批次的數量，出庫時減少該批次的數量，當港口上該批次的數量被發完時，通過清場關閉該批次；礦石入庫、出庫及結存的估算成本也圍繞批次進行核算。

    4. 干噸/濕噸

    由于天氣和環境的影響，鐵礦石貿易涉及干噸/濕噸兩個計量單位，干噸指卸出貨物重量減去水份的干態重量。合同中數量使用濕噸單位，但價格可為干噸或濕噸單價，倉管只使用濕噸單位，結算時按照合同中注明的條款，選擇使用干噸或濕噸。干噸和濕噸之間沒有固定的換算關系。

    5. 采購成本評估

    礦石的采購成本是銷售部門制定銷售價格的依據，只有掌握成本動態，才能及時調整銷售策略。由于財務的成本核算受核算時點的限制，通常比銷售業務晚，且核算時并不包括所有發生的費用，而銷售部門希望了解每個批次的所有成本，包括貨款及各種費用，需要對每個批次的成本進行評估。

    6. 商業智能

    商業智能是基于數據倉庫、數據挖掘和聯機分析處理等信息技術構建而成的數據管理工具，能夠實時地對企業不同部門、不同區域、不同時期、不同信息系統中的數據進行采集、抽取、整合和轉化，并按維度與層次對主圖建立數據分析模型，進行多維、深度分析，尋找隱藏在數據與數據之間的潛在關系，從戰略層面為決策層提供支持，從戰術層面為業務人員提供指導。

    7. 海量單據

    跨國能源貿易行業涉及國內外采購、銷售、物流業務，在業務流程中會產生大量的作業單據。

寶礦的信息化需求

    貿易中轉站的雙重壓力，強化供應鏈管理

    在整個業務供應鏈中，寶礦處在貿易中轉站的位置。

    上游的采購商比較強勢，按行業慣例，其訂單需求，總是要求在一天內給予準確回應。寶礦的礦石供應有國外、國內兩種采購途徑，其長期供應商至少有50家以上，而且遍布世界各地，這些供應商還有自己的上游，任何一個采購細節出現問題都會直接影響寶礦的采購。如果不能有效掌控對供應商的采購計劃，將直接影響寶礦實際業務計劃的實現。

    下游的客戶不僅僅需要寶礦的確定供應答復，而且還要看到值得信賴的依據，比如可行的采購渠道或庫存基礎等。長期以來，寶礦的市場和計劃人員對交付期的確認基本上是依靠經驗，無法進行科學地可承諾量分析，客戶常常置疑那種由手工計算出的表單計劃。

    以往寶礦一直缺乏告訴客戶準確交貨時間的實力。因為不知道哪個環節會突然出現問題，比如說某個原材料可能存在供應鏈上缺貨的情況，或者是海關那邊進不來，哪種材料缺貨對應到哪個訂單，哪個客戶會受到影響，等等問題都無法準確預估。

    寶礦管理層認識到公司迫切需要借助計算機信息化系統強化供應鏈管理、供應商管理，對鐵礦石的采購、銷售、入出庫、運輸、往來結算業務進行嚴格的控制，記錄材料儲備情況，采購渠道，以及供應商實力等，實現對異地物流和資金流的實時監控，以應對客戶嚴格的交付期確認要求。

    部門之間信息不流暢，導致協作不同步，反應速度慢

    物流部要根據外貿部的采購需求及時與貨運主聯系，保障礦石的運輸，可是經常延遲的信息，導致礦石在港口堆積，不得不向供應商賠付滯速遣費

    銷售部要根據采購部的貨款信息和物流部的費用信息調整銷售策略，可是滯后的信息很難確定銷售合同的價格，導致商機流失或報價偏低

    打破“黑匣子”，使每個崗位不再成為每日不可缺席的“寶貝”

    寶礦公司崗位精簡且每個崗位只配置一個人，手工作業方式導致只有本人才能提供相關信息，同時也導致信息共享的缺失；迫切需要通過管理信息化系統規范不同角色在各種事件中，應利用哪些資源，通過哪個流程，遵守哪些規則，得到何種結果；消除黑匣子，實現無紙化辦公。

 寶礦管理信息化平臺

    博科資訊結合自身在物流行業的項目經驗，以銷售與庫存綜合控制管理為核心，在MyERP平臺基礎上，根據寶礦公司的業務特點通過采購管理、銷售管理、庫存管理、運輸管理、往來管理、成本評估、品質管理、合同管理、質量管理等整合寶礦的貿易業務，強化寶礦供應鏈管理，提高運營效率。

    寶礦信息化系統業務總流程圖：

    

    整個系統要點如下：

    采購管理

    MyERP采購管理子系統幫助寶礦采購人員控制并完成從詢價單、采購計劃、采購申請、外貿合同到貨接收、商檢入庫、應付/費用處理的全部過程。

    外貿采購流程圖：

    

    博科資訊MyERP有效地監控采購計劃的實施，采購成本的變動及供應商交貨履約情況，幫助采購人員選擇最佳的供應商和采購策略，確保采購工作高質量、高效率地執行。采購系統連接庫存管理和應付系統，為庫存系統和應付系統提供共享數據源，產生的核心單據自動生成財務憑證，直接傳遞到財務系統中，并可以在財務系統中進行即時統計，從而實現物流采購系統、財務應付系統、財務總賬系統一體化。

    外貿采購合同系統：

    

    供應商供貨信息管理以購貨價格為中心，對供應商供貨業務資料的記錄和控制信息進行了比較完善的管理，包括對不同供應商、不同物料、不同數量段、不同幣別的價格和折扣信息進行了詳細記錄、業務傳遞、自動更新、數據分析，同時進行采購最高限價的控制和預警管理。

    訂單管理對訂單的情況進行記錄、跟蹤和控制，包括針對采購合同的執行；控制購貨價格、折扣、數量；隨時對訂單完成情況的跟蹤、控制訂單的實際執行；根據實際補貨情況實現追加執行訂單；進行比較并顯示訂單執行差異，并通過業務和分析報表進行訂單執行情況的反映。

    由于寶礦的外貿采購涉及商檢、報關、裝港、宣港等特殊環節，系統還將寶礦的采購管理分為內貿采購、入庫和外貿采購、入庫兩種不同業務類型。不同業務類型其業務的處理過程以及財務收支核算的過程有差異，對應在系統中也會有不同的業務處理流程。

    內貿采購合同系統：

    

    銷售管理

    MyERP系統把所有銷售業務集成為一個有機的整體，建立完整的客戶檔案，集中管理各類單據，提高銷售人員的工作效率。銷售業務與其他部門業務集成，如：客戶信息－報價－接單－采購－發貨－收款，不同部門的業務實現了無縫鏈接，縮短了交貨周期，提高了交貨準時性。幫助銷售人員和管理人員對市場信息、計劃、報價、訂單、發運等銷售活動實行全過程的動態跟蹤管理和分析，提高經營決策水平、市場競爭能力和應變能力。其主要功能包括：售價格管理、訂單管理、信用管理、成本估算和交貨期查詢等。

    銷售合同管理系統：

    

    銷售價格管理：MyERP系統對寶礦的銷售價格管理不僅保障了對基本信息的處理，還將管理內容擴大到對不同客戶、不同物料、不同數量段、不同幣別的價格信息以及折扣資料等方面，對其進行了詳細記錄、業務傳遞、自動更新、數據分析，同時進行銷售最低限價的控制和預警管理。

    信用管理：MyERP系統支持寶礦設置信用額度、信用期限、信用數量等信用標準，制定信用政策。支持在銷售業務處理過程中對銷售訂貨、價格確認、貨物出庫、收款等環節對客戶和業務員的雙重信用控制。

    銷售合同執行系統：

    

    成本估算和交貨期查詢：系統還對指定銷售訂單提供對制定物料進行成本估算和交貨期計算與查詢的功能，以確保在雙方簽訂的時間按時交貨，提高企業的按時交貨率。

    其他關鍵業務管理

    借礦、還礦管理

    借助博科資訊MyERP系統，作為借礦業務的源頭單據，寶礦先填制借礦通知單，依據借礦通知單生成入庫單，增加庫存數量，此時的入庫為暫估量，當實際入庫量確定后，如果與暫估數有差異，還需要填制調整單，調整庫存數量。一張借礦通知單可生成多張入庫單，一張入庫單生成一張調整單。在歸還所借礦石時，可依據借礦通知單生成出庫單，減少庫存數量；一張借礦通知單可生成多張出庫單。歸還的礦石可能與借入的礦石不是同一個礦種，即使是同一個礦種，歸還的數量也不一定與借入數量完全相對，因此借礦通知單可以手工關閉，關閉后的通知單不能再執行，認為該筆借礦已還清，保障庫存數目和業務進度的清晰、流暢。

    礦石中轉管理

    礦石中轉指的是當銷售合同中約定的交貨地點與礦石存放的地點不一致，或實際業務需要調整礦種的存放地點時，將礦石轉移到合同約定地點。MyERP寶礦系統支持寶礦各種礦石的平滑中轉，在移庫時，寶礦物流部通過中轉通知單，通知港口準備發貨，當礦石發出、交貨時根據移出單、移入單、調整單，確保庫存賬目的精確。

    另外，博科資訊MyERP系統特別設計品質跟蹤表，從詢價單到合同，到裝港單、采購發票、采購合同和銷售合同的上引下推系統，綜合合同號、物料名稱、物流記錄、濕噸數量、干噸數量、品質名稱、品質數量等指標明細，幫助寶礦精確跟蹤礦石品質。

    物流運輸管理系統：

    博科資訊MyERP系統支持寶礦各種礦石的平滑中轉，在移庫時，寶礦物流部通過中轉通知單，通知港口準備發貨，當礦石發出、交貨時根據移出單、移入單、調整單，確保庫存賬目的精確。

    當礦石發出后依據中轉通知單填制移出單，當移到交貨港后，依據移出單填制移入單，移入后如果最終確認的數量與移入量不符，可通過調整單進行庫存量調整。一張中轉通知單可生成多張移出單，一張移出單只能生成一張移入單，一張移入單只能生成一張通知單。中轉通知單確認后將增加中轉凍結量，減少庫存可用量；移出單確認后將減少中轉凍結量和實際庫存量，增加中轉在途量；移入單確認后將減少中轉在途量，增加實際庫存量；調整單確認后將調整實際庫存量。通知單可以手工關閉，關閉后的通知單不能再執行，同時釋放被凍結的可用庫存量。

    

    采購成本評估

    礦石的采購成本是銷售部門制定銷售價格的依據，只有掌握成本動態，才能及時調整銷售策略。由于財務的成本核算受核算時點的限制，通常比銷售業務晚，且核算時并不包括所有發生的費用，而銷售部門希望了解每個批次的所有成本，包括貨款及各種費用，需要對每個批次的成本進行評估。MyERP系統成本評估從簽訂采購合同開始計算，加上各個時點發生的各項費用，當有些費用在業務系統沒有體現（如財務發生的利息費用）或費用單據不能及時到達時，以暫估的形式錄入系統，動態、清晰的計算每筆礦石的評估成本。

    權限控制

    MyERP系統的權限管理分為數據權限、業務權限和特殊權限，是否有權登陸系統、登陸后有權進入哪些模塊、可以操作哪些單據、具體的操作功能分配（新增、修改、審核、審批等）、具體的操作字段分配、具體使用的字典分配、具體的報表分配……這些權限支持完全的自定義，寶礦可以根據業務需要，對不同的操作人員被授予不同的權限，操作人員只能在授予的權限范圍內執行相關操作。


博科資訊實施策略

    寶礦公司下設外貿部、綜合貿易部、內貿部、物流部、財務部、管理中心、海外事業部、房產事業部等部門。外貿部負責國外采購、內貿部負責國內采購和銷售，物流部負責國內、國外運輸，綜合貿易部負責各港口礦石管理（礦石存放在各港口，由港口根據寶礦公司的收發通知負責實物管理），海外事業部負責國外銷售。其中礦石貿易是公司數據量最大，管理最復雜的部分，寶礦公司決定先對貿易事業部、財務部和管理中心進行信息化管理。

    

    從項目的前期咨詢、到中期的實施互動、到后期的培訓服務，博科在十余年的管理信息化服務經驗已經積累了獨具特色的實施方法，管理信息系統素來有“三分管理、七分實施、十二分數據”之說，繼明確的項目建設需求之后，實施服務就成為影響項目成敗的關鍵因素。

    企業實施ERP的根本目的在于優化管理、提高效益。博科認為，ERP軟件系統作為承載先進管理思想的載體，也是管理執行的技術保證。ERP軟件的構成既要包含ERP的先進管理思想及模式，同時又要凝聚企業的個性化，而所謂的“個性化”就是指企業自身的核心競爭特點以及相配套的管理機制和方法。

    寶礦采用博科資訊的MyERP產品，該ERP采用架構式平臺技術，基于平臺和行業插件，能根據業務發展隨機應變，滿足單據、流程、查詢、報表的動態變更，可輕松的將企業資源集成到各種應用和業務流程中，同時通過與商業智能的有機結合，能幫助企業高層領導從規模龐大、“事無巨細”的數據中解脫出來，同時利用構成的綜合查詢、報表和OLAP為一體的智能決策信息，幫助企業領導進行宏觀決策和經營策略可以靈活、深度地滿足用戶個性的需求以及企業業務不斷成長、變化的要求。

    
    在遵從核心層的基礎上，自由擴展管理層


應用效果 

    博科MyERP軟件上線后，寶礦業務出現了“三增三減”的良好局面：即客戶投訴、業務人員、經營費用減少，客戶訂單，資金周轉、經濟效益增加。

    降低經營成本，提高經濟效益

    信息化大大疏通了供應鏈的各個環節，加快了業務流程，員工的工作條件得以改善、勞動強度降低，節約了大量的人力資源和經營成本；提高了綜合經濟效益。 

    規范經營行為，提高管理水平

    信息化的標準化流程約束了員工的行為，規范了業務流程，數據采集及時準確、實時，提高了服務水平和工作效率；徹底杜絕了違規的銷售行為；克服了對外貿易凌亂，異地物流、資金流不清晰、難以控制的局面，提升了內部管理水平和控制能力。
 
    信息反饋及時、調控有力到位、送貨及時到位

    原來寶礦的各個職能部門相對獨立，部門之間靠報表傳遞信息，信息傳遞手段比較滯后，現在統一、一體化的信息化網絡，保證寶礦所有數據都是實時在線，為寶礦建立了清晰的物流、資金流，實現了對供應商和貨物的實時監控，有利于采購，出、入庫的順利展開和貨物的及時調撥，保證了貨物訂單的及時執行。 

    密切部門聯系，提升協作水平

    原來銷售、財務、辦公系統等各個部門獨立運行，沒有形成合理的信息溝通渠道，部門之間沒有聯網；現在財務、營銷、物流實現了信息一體化，MyERP自動驅動的工作流，從把財務、銷售、物流等各個部門的關鍵崗位緊密地聯系在一起，有效地增強了職工的協作意識，培養了團隊精神。 

    通過信息化的建設，寶礦不僅做到了實時準確回饋，快速響應訂單需求，更能及時掌握訂單的執行情況，準確預測和鎖定出現問題的環節。此外，對于手工管理很難解決的物流控制、庫存調撥、貨物追蹤等問題，通過實施ERP系統都得到了較好的實現和解決。

    在MyERP信息化系統下，寶礦疏通了公司運營的每個環節，面對問題時，能夠及時鎖定出現問題的原因節點予以解決，而不再像以往，總是抱怨卻無從下手解決。對供應商的評估也實現了數字化，能夠量化供應商質量。利用博科資訊MyERP系統，寶礦將自己打造成為供應鏈上采購、物流、銷售快速反應的強者。

 客戶感言：

    采購部經理：

價格維護功能可以幫我掌握市場的價格走向，與供應商談判時就心中有數了。通過單船綜合表我對每筆采購業務的進展情況了如指掌，也不用向財務部“請教”貨款是否支付了，通過系統我都看到了。

    

    銷售部經理：通過成本測算功能，可及時調整銷售價格，才簽采購合同就找到買家了。

    

    物流部業務員：按時將船只動態錄入系統，采購部、銷售部和倉管部的人在系統上直接就看到了，再也不用每天打電話“跟蹤”我了。

    

    倉管部經理：通過庫存帳可以掌握各個港口的存貨數據，再也不怕某某（倉管員）生病了。

    

    人事部：系統規范了各個崗位的工作內容，新員工的培訓工作簡化了。

    

    寶礦副總：

    通過智能分析功能，可隨時掌握各個部門的情況，及時鎖定出現問題的原因節點予以解決；系統的流程控制、短消息、資料管理等功能，提高了部門之間的溝通質量，減少了相互扯皮和推諉責任現象，部門的執行力和協同力、公司的資源使用效率和市場競爭力都得到了提升。