深湘公司是一家多年從事粉磨設(shè)備的研究、開發(fā)、生產(chǎn)及銷售的中小企業(yè)，在其具有完全獨立自主知識產(chǎn)權(quán)的三大系列、幾十個規(guī)格的產(chǎn)品中，輥筒磨已處于世界領(lǐng)先水平，并申請了14項國家的國際發(fā)明專利。營銷網(wǎng)絡(luò)遍布全國，能夠為產(chǎn)品提供有力的售后服務(wù)技術(shù)支持，年生產(chǎn)能力達1億元以上。
信息化之路坎坷
在信息化建設(shè)之初，深湘公司承受了很大的風(fēng)險。2001年，深湘公司就有了企業(yè)信息化的想法，從廠房布線開始，買軟件、做軟件開發(fā)、對接、完善硬件。但直到2004年底，很多工作仍然是“紙張管理”，工作要一層層匯報、數(shù)據(jù)要一個個統(tǒng)計，不僅需要很多管理人員，也耗費了大量精力，信息傳遞卻仍然不能暢通，使管理者漸漸失去了信心。
那時，ERP在整個社會的宣傳還不夠，培訓(xùn)場所少，人才也缺乏，深湘公司想要找個學(xué)習(xí)的地方都很難。同時，深湘公司又遇到了來自內(nèi)部的巨大阻力：在經(jīng)歷了之前的挫折之后，整個深湘公司談ERP色變。副總經(jīng)理徐毅茹力排眾議，親自帶著技術(shù)人員去全國各地考察。
選準(zhǔn)軟件供應(yīng)商很重要。徐毅茹認(rèn)為，企業(yè)要先作自我分析與診斷，然后深入考察多家供應(yīng)商及供應(yīng)商所服務(wù)的客戶，必要時請管理咨詢機構(gòu)參與謀劃和鑒別，選擇最匹配而非最先進的技術(shù)。最終，深湘公司選定了神州數(shù)碼。
但是，新的問題接踵而來——神州數(shù)碼的軟件與公司原有的系統(tǒng)和板塊對接有摩擦，無法完全融合。
于是深湘公司又跟神州數(shù)碼交流，要求他們根據(jù)公司的一些個性化需求，做出相應(yīng)的個性化設(shè)計。接下來，深湘公司將OA、CRM都應(yīng)用上，日后維護起來很方便，使管理更加便捷。現(xiàn)在，長沙深湘通用公司已經(jīng)與各個軟件服務(wù)提供商實現(xiàn)對接，在維修時，雙方都參加，互相接觸，彼此了解。
經(jīng)過幾年的努力和完善，深湘機器企業(yè)信息集成系統(tǒng)應(yīng)用由企業(yè)ERP系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)、技術(shù)與工藝設(shè)計、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)等六大部分組成,通過集成技術(shù)將它們進行整合，以發(fā)揮最大的效益，今后還將根據(jù)企業(yè)與信息技術(shù)的發(fā)展增加功能模塊。
作為工業(yè)和信息化融合的最直接體現(xiàn)，產(chǎn)品信息化是提升企業(yè)利潤率的法寶。通過在產(chǎn)品中應(yīng)用信息技術(shù)，提高產(chǎn)品所含信息比重，使產(chǎn)品具有越來越強的信息處理能力，進而提高產(chǎn)品的競爭力和附加值。那么，產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計手段的信息化則是制造企業(yè)的生存之本。
在產(chǎn)品設(shè)計方面，深湘公司選擇了湖南省最大的CAD/CAM/CAE/PDM專業(yè)服務(wù)公司長沙凱士達信息公司。目前，公司的設(shè)計部門普及使用了三維CAD軟件，新的產(chǎn)品開發(fā)全部在統(tǒng)一平臺上進行；銷售部門利用三維軟件制作的產(chǎn)品動畫和圖片，進行產(chǎn)品演示和參與投標(biāo)；生產(chǎn)部門則利用三維安裝動畫和爆炸圖，指導(dǎo)產(chǎn)品的現(xiàn)場安裝。深湘公司所有產(chǎn)品的關(guān)鍵零部件都經(jīng)過有限元計算，同時對產(chǎn)品中的運動機構(gòu)進行運動仿真，驗證能否達到預(yù)期的運動效果及獲取相應(yīng)的運動參數(shù)。
目前，深湘公司的紙質(zhì)設(shè)計圖紙已經(jīng)消失，“不僅降低了設(shè)計成本，提高了設(shè)計精度，也縮小了產(chǎn)品設(shè)計周期，保證工藝設(shè)計的一致性、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。”徐毅茹認(rèn)為。
不僅如此，深湘公司還狠抓信息化團隊建設(shè)，從各部門抽調(diào)骨干成員，成立公司信息化項目小組組建了金子塔式的實施團隊。由企業(yè)“一把手”掛帥的金字塔式的專題組來管理整個項目，選擇并配備得力的受托人，明確需求分析，可行的實施方案，選準(zhǔn)突破口。深湘公司認(rèn)為，選擇突破口、入手點及目標(biāo)，重視培訓(xùn)并貫穿始終，都有益于企業(yè)切實做好業(yè)務(wù)流程重組。目前，信息化人員已經(jīng)占公司員工總數(shù)的30%。

解決管理難題 
作為一個企業(yè)，如果沒有好的管理機制，不僅產(chǎn)品質(zhì)量很難提高，企業(yè)也很難發(fā)展。問題處理速度慢，耗費大量管理時間和精力，數(shù)據(jù)真實性無法保證。
信息化可以解決很多類似問題，員工每天的工作進度都是有原始數(shù)據(jù)的，工作狀況在管理者面前可以真實展現(xiàn)，員工也不會一天到晚想著“怎么應(yīng)付老板”。
除了企業(yè)內(nèi)部管理上的問題，還能夠降低運營成本。深湘公司企業(yè)信息化的最大難點之一體現(xiàn)在基礎(chǔ)資料上。在機械行業(yè)，每一個零件都有大量數(shù)據(jù)，長沙深湘通用公司在上系統(tǒng)時，信息中心的五個人用了三個月才把這些資料統(tǒng)計出來。
現(xiàn)在，深湘公司的零件在運轉(zhuǎn)過程中的每一道工序都可以記錄下來，成本、庫存、反應(yīng)速度都可以在系統(tǒng)內(nèi)得到控制，每一次的生產(chǎn)進度、交貨時間、目前庫存等都可以在系統(tǒng)控制平臺上實時顯示。
深湘公司走上信息化之路至今，企業(yè)庫存資金占用減少約15%；提高資金周轉(zhuǎn)次數(shù)20%以上；降低庫存盤點誤差,使誤差控制在1%以內(nèi)；降低企業(yè)管理及生產(chǎn)成本約10%，產(chǎn)品銷售成本下降5%；增效20％以上。采購計劃編制周期縮短60%以上，訂貨至收貨時間縮短30%；生產(chǎn)及銷售信息反饋時間縮短30%；通過信息化建設(shè)，對企業(yè)物流和資金流的精細(xì)化管理，加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，降低企業(yè)內(nèi)部的物流成本，創(chuàng)造商品利潤最大化。
同時，通過實施ERP系統(tǒng)，引入先進成熟的現(xiàn)代企業(yè)管理思想，建立高度靈活的企業(yè)組織架構(gòu)和授權(quán)控制體系，實現(xiàn)企業(yè)對部門、員工進行精確的量化考核，并形成科學(xué)、合理的管理體系，形成多無化的利潤中心。通過變革管理模式，理順了管理關(guān)系，提高了工作效率。強化了基礎(chǔ)工作，堵塞了管理漏洞; 提高了市場反應(yīng)速度和客戶滿意度 提高了產(chǎn)品設(shè)計能力。
“中小企業(yè)更需要進行信息化管理，可以讓管理者省心。”徐毅茹認(rèn)為，建立一個良好的管理模式，也能夠推動研發(fā)。
深湘公司2004年7月啟動ERP項目,實施范圍包括存貨管理、銷售管理、采購管理、應(yīng)收/應(yīng)付管理、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理、生產(chǎn)管理、成本計算管理等十余個子系統(tǒng)，對現(xiàn)有的生產(chǎn)、采購、倉管等全部進行了信息化，從啟動項目至今，已經(jīng)實現(xiàn)了物流的精確控制，理順了企業(yè)進銷存、生產(chǎn)和財務(wù)各部門的業(yè)務(wù)流程，并已成為神州數(shù)碼ERP的示范用戶。
信息化建設(shè)拒絕“盲目”
在信息化建設(shè)的過程中，深湘通用公司遇到的憂慮和問題能夠代表廣大中小企業(yè)的心聲。“對于中小企業(yè)來說，一定要明確自身的目的和需求，不能盲目建設(shè)信息化。” 徐毅茹認(rèn)為，許多想發(fā)展信息化的中小企業(yè)，或無從著手，或不敢嘗試，主要有四個原因。
一方面，企業(yè)沒有嘗到企業(yè)信息化的甜頭。很多企業(yè)對信息化有抵觸情緒：一是擔(dān)心直接買國外軟件會“水土不服”；二是信息化實施時間比較長，推行難度大，規(guī)劃的周期難以確定；三是花費很多，動輒幾千萬，令中小企業(yè)望而興嘆。特別是對于眾多規(guī)模在100～200人的中小企業(yè)，其整個產(chǎn)品線僅相當(dāng)于大企業(yè)的一個車間。
二是信息化的風(fēng)險企業(yè)無法承擔(dān)。軟件提供的功能是否全面，軟件產(chǎn)品的擴展性、個性化需求能否滿足公司的管理需求，系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)和信息安全，各系統(tǒng)之間的集成、數(shù)據(jù)互轉(zhuǎn)，項目實施過程中涉及到本企業(yè)經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié)不可避免地增加了員工的工作量等，這些都使得項目的實施不可避免地存在一定的風(fēng)險。
第三個方面是業(yè)務(wù)流程重組的困難。建立了信息系統(tǒng)以后，新的管理方式和流程必然與舊的管理方式和流程存在一定的差別，而信息化技術(shù)的更新迅速，更新?lián)Q代頻繁，新功能的實現(xiàn)速度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過可規(guī)劃的范圍；同時，企業(yè)還要應(yīng)對市場與需求的不斷變化，不僅是信息技術(shù)，還包括客戶需求。由此，造成了業(yè)務(wù)流程和經(jīng)營管理的巨大轉(zhuǎn)變，使得企業(yè)信息化建設(shè)不能墨守陳規(guī)。
四是信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。特別是同時掌握信息化技術(shù)和業(yè)務(wù)流程，又具備企業(yè)管理能力的人才。一方面，很多企業(yè)設(shè)立信息部門，幾乎每個車間都安插幾個專業(yè)人士，人員分配不合理也造成勞動力的浪費。另一方面，信息化應(yīng)用軟件不能做到“傻瓜型”，讓公司每個員工無論他們的計算機基礎(chǔ)如何，都能熟練運用。