許多企業(yè)在信息化的建設(shè)過程中，對信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)化作用認(rèn)識不足，往往是只重視系統(tǒng)硬件的配置和軟件的開發(fā)，而對信息表示方法沒有重視。各職能部門對信息的命名、描述、分類和編碼等工作，完全按照自己的需要和習(xí)慣來進(jìn)行。分類編碼目錄內(nèi)容較亂，互不兼容，很難滿足現(xiàn)代化信息管理的要求，這必然會嚴(yán)重影響系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)。
許多信息系統(tǒng)失敗的例子中，相當(dāng)一部分是由于沒有重視信息系統(tǒng)編碼。這主要是國內(nèi)沒有一套完整的科學(xué)理論指導(dǎo)，對分類編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作缺乏足夠的認(rèn)識。在一些企業(yè)內(nèi)部信息名稱不統(tǒng)一、信息分類方法不統(tǒng)一、對同一信息的計算方法和計量單位不統(tǒng)一等等現(xiàn)象屢見不鮮。另外，對同一性質(zhì)的信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)的制定，企業(yè)之間、部門之間，往往互不溝通，各自為政，不考慮標(biāo)準(zhǔn)的兼容和銜接。系統(tǒng)一旦建立，若推翻重來，必然浪費(fèi)大量的人力和物力。
在國外一些國家，信息系統(tǒng)的建立，非常著重于分類編碼方法的優(yōu)化、系統(tǒng)分析和整體規(guī)劃。若建立一套現(xiàn)代化的物資編碼系統(tǒng)，可以確保物資設(shè)計、制造、采購、儲存、運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，避免由于不必要的浪費(fèi)而造成的損失，可以促進(jìn)物資信息交流，提高物資利用率，加速資金周轉(zhuǎn)，節(jié)約采購資金，減少儲備資金占用。可見信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)化的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益相當(dāng)明顯，意義重大。 
一、中石化的物資編碼工作現(xiàn)狀
中國石化物資編碼和產(chǎn)品編碼從上世紀(jì)80年代開始，歷經(jīng)十余年，先后多次修訂和發(fā)布，各自形成了管理和應(yīng)用體系。物資編碼分類參考了國家標(biāo)準(zhǔn)、原紡織部(39大類)、化工部(45大類)、石油部(52大類)分類標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)在使用的是2000年修訂后的分類及編碼，共計56個大類，編制到16位低位碼的物資有10個大類12萬條左右。產(chǎn)品編碼參考了國家統(tǒng)計局分類標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過不斷修訂補(bǔ)充，目前在用編碼約4萬條左右。
這兩套分類與編碼總體上是科學(xué)合理的，為生產(chǎn)經(jīng)營管理、物資供應(yīng)管理、產(chǎn)品與物資統(tǒng)計和信息化建設(shè)發(fā)揮了重要作用，為推進(jìn)中國石化管理改革和ERP系統(tǒng)應(yīng)用奠定了重要基礎(chǔ)。但是，隨著中國石化信息化建設(shè)的不斷深入，產(chǎn)品、采購價格、供應(yīng)商、庫存儲備等管理改革的深化，現(xiàn)行的物料編碼也存在著不相適應(yīng)的問題，主要問題表現(xiàn)在：
(1)物料編碼沒有實(shí)現(xiàn)集中管理。目前只有10個大類的物料統(tǒng)一編制到低位碼，僅占全部物料的極小部分，其余大類的低位碼由各企業(yè)自行維護(hù)。由于對分類和模版的理解不同，在事實(shí)上形成了一個企業(yè)一套編碼，這與集中式ERP建設(shè)、電子商務(wù)采購、價格與供應(yīng)商集中管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、庫存儲備、采購信息共享的要求極不適應(yīng)。
(2)物料分類不統(tǒng)一、不合理。一是產(chǎn)品分類與物資分類不統(tǒng)一，其中既是產(chǎn)品又要采購的物料，其編碼不統(tǒng)一成為ERP、電子商務(wù)等信息系統(tǒng)運(yùn)行的障礙。二是物資分類與工程設(shè)計材料分類不統(tǒng)一，不利于工程總承包單位物資采購統(tǒng)一管理，無法實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)以及物資采購電子商務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換與信息共享。三是部分物料分類不合理，部分中類之間劃分明顯重疊，不利于明確分類，與目前信息化應(yīng)用的要求不相適應(yīng)。
(3)部分物料已經(jīng)落后于科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。一是技術(shù)淘汰和新材料、新產(chǎn)品的使用。比如沸騰鋼需要刪除、復(fù)合材料需要增加;二是部分分類反映了當(dāng)時計劃經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)，現(xiàn)在需要調(diào)整。
(4)部分物料模版規(guī)則不完善，不能科學(xué)合理地對物資進(jìn)行準(zhǔn)確描述。現(xiàn)行物料描述模版是統(tǒng)一的三段結(jié)構(gòu)劃分，分別描述物料的名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)(或標(biāo)準(zhǔn))，沒有詳細(xì)定義每一種物料的自然屬性。
(5)沒有統(tǒng)一編制低位碼。總部統(tǒng)一編制的低位碼僅有10個大類，其余46個大類的低位碼由企業(yè)按照模版自行編制。從一個企業(yè)來看基本上是一物一碼，但從中國石化總體來看，事實(shí)上形成大量物資一物多碼，對多個系統(tǒng)應(yīng)用整合和數(shù)據(jù)交換造成嚴(yán)重障礙，不符合信息化建設(shè)發(fā)展的要求，也不利于掌握物資供應(yīng)管理的整體情況。
二、項目實(shí)施內(nèi)容
物料編碼的實(shí)施工作受到了中國石化領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，物料編碼工作組由物資裝備部擔(dān)任組長，發(fā)展計劃部、信息系統(tǒng)管理部擔(dān)任副組長，生產(chǎn)經(jīng)營管理部、財務(wù)部、科技開發(fā)部、油田勘探開發(fā)事業(yè)部、煉油事業(yè)部、化工事業(yè)部、油品銷售事業(yè)部、工程建設(shè)管理部、石化盈科、北京三維公司為成員，共同確定物料編碼實(shí)施工作方案。
05年6月，物料編碼系統(tǒng)正式立項，完成了科研評審和項目批復(fù);05年7月至10月完成物料編碼系統(tǒng)的開發(fā);2006年11月基本完成了180萬條物料編碼的編制、修訂和初步審核工作，初步具備企業(yè)的編碼轉(zhuǎn)換條件;下一步準(zhǔn)備在2007年由各企業(yè)完成ERP系統(tǒng)的物料編碼轉(zhuǎn)換工作，建立中石化的統(tǒng)一物料編碼體系。
經(jīng)過企業(yè)、供應(yīng)商等各方面專家通過多次討論，重新制定了物料編碼修訂和完善的方案，確定了總體思路和工作原則，以8位無含義的流水碼作為物料編碼的主碼，為方便操作保留原16位碼作為輔碼。同時重新確定了全部小類描述規(guī)則，制訂了相關(guān)的物料描述模版。
根據(jù)編碼規(guī)則和物料編碼的總體要求，由北京三維天地公司完成了物料編碼管理系統(tǒng)的開發(fā)與測試工作。該物料編碼管理系統(tǒng)是總部和企業(yè)物料編碼提報、生成、查詢、維護(hù)的工作平臺，能夠?qū)⑺�有小類描述�?guī)則和整理后的數(shù)據(jù)全部加載到系統(tǒng)中，做到按標(biāo)準(zhǔn)自動判別物料描述、配置物料編碼，并且實(shí)現(xiàn)編碼的綜合查詢、分類查詢、模糊查詢等方便快捷的功能，為物料編碼的編制、整理、審核提供了極大便利，工作效率大大提高。
通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對物料編碼的集中修訂和網(wǎng)上審核，包括模版描述、物料條目描述，做到科學(xué)、準(zhǔn)確、合理、實(shí)用。
三、項目使用效果
該系統(tǒng)的實(shí)施具有以下顯著特色：
1.能夠?qū)崿F(xiàn)物資、石化產(chǎn)品和工程建設(shè)物料描述和編碼的統(tǒng)一
石化產(chǎn)品、采購物資在分類、描述模版上實(shí)現(xiàn)完全統(tǒng)一，并按照模版定義的要求統(tǒng)一編制了低位碼。
工程設(shè)計所涉及的物料統(tǒng)一到56個大類分類中，物料描述使用統(tǒng)一的物料描述模版。考慮工程設(shè)計的特殊性，允許在統(tǒng)一編制的低位碼后增加相關(guān)設(shè)計信息，并與物料編碼一一對應(yīng)。
2.按照自然屬性第一的原則對物料進(jìn)行分類和描述，增強(qiáng)了物料編碼的科學(xué)性、合理性和實(shí)用性。
對分類進(jìn)行了調(diào)整和修訂，以前的分類交叉、重復(fù)、與現(xiàn)行管理要求不相適應(yīng)的問題得到了有效緩解。
在物料描述模版中打破了簡單的三段描述規(guī)則，將每個小類物料的主要自然屬性定義到模版，使物料描述更加科學(xué)、規(guī)范。不按照標(biāo)準(zhǔn)模版填報的物料描述，系統(tǒng)不接受，有效解決了人為和隨意描述等不規(guī)范行為。
能夠適應(yīng)半成品、廢次品管理、進(jìn)口專用配件、零星物資打包采購和服務(wù)類采購等新的需求。
3.統(tǒng)一編制低位碼，從中國石化整體角度實(shí)現(xiàn)一物一碼。
低位碼的統(tǒng)一、集中管理，數(shù)據(jù)分割、不能實(shí)時共享的問題可迎刃而解。為中國石化系統(tǒng)集成、信息共享奠定了重要基礎(chǔ)。使用物料編碼管理系統(tǒng)進(jìn)行提報、發(fā)布，操作更加高效、快捷。新物料編碼采用系統(tǒng)注冊制(產(chǎn)品部分采用審核制)方式進(jìn)行維護(hù)，企業(yè)在系統(tǒng)上填報，系統(tǒng)按照描述模版自動進(jìn)行描述正確性判斷、查重、發(fā)布新編碼，鼠標(biāo)點(diǎn)擊之間即可完成，改變了過去人工維護(hù)不規(guī)范、時間長的弊端，大大提高準(zhǔn)確性和工作效率。物料編碼實(shí)現(xiàn)集中管理，統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編制描述模版、統(tǒng)一編制具體物料描述，充分適應(yīng)中國石化生產(chǎn)與經(jīng)營管理的要求、充分適應(yīng)以ERP系統(tǒng)為主線的信息體系運(yùn)行的要求、具有較強(qiáng)的科學(xué)性、實(shí)用性和適用性，為提升中國石化生產(chǎn)經(jīng)營管理水平、加強(qiáng)物資供應(yīng)管理、推進(jìn)信息化建設(shè)奠定了重要基礎(chǔ)。