采購內控體系建設指導原則和策略
2009-12-16 13:49:00 來源:網絡 編輯:56885 關注度:摘要:... ...
一、 采購內部控制體系完善原則
1. 多層次控制
從事前、事中、事后各個層面實施手段各異的控制措施。比如事前的預算控制、職務分離,事中的授權控制、集體決策、在線監督,事后的內部審計等。多層次、多角度、立體型、系統化的控制模式是必須的。
2. 多環控制
采購系統內其實存在多個子業務循環。在企業采購業務日益擴展、不斷尋求更加精細的采購控制模式的情況下,必須在加強采購系統多個業務子循環的閉環管理與控制方面,做到更深、更到位,其中包括預算循環控制、項目循環控制、供應商管理循環控制、采購績效循環控制等。各個業務環的閉環控制做好了,是采購業務大循環閉環控制做好的前提。
3. 從“人控”向“規則控制”轉變
進一步提升各種管理規則的覆蓋面和精準度,利用管理規則的來發現問題、控制問題,而不是過度依賴人的主觀裁量度來發現問題、控制問題。這其實也是企業采購控制不斷從粗放走向精細、從“人治”走向“法治”的必然要求。
4. 從通用性控制向針對性控制轉變
新的采購控制方式,必須依據不同采購業務類型而更具有針對性特征、策略性特征只有把握了差異性,控制的現實價值才會提升。
二、 完善采購內部控制主要策略
1. 加強預算管理,補足預算循環的短木板
全面預算對采購執行而言是最高層面的制衡保障。所以預算管理工作需要進一步加強,提升預算的準確度、預算控制部門的專業能力,明確預算控制部門的權責。其中特別強調的是全面預算循環中的最后一個環節預算考核(預算分析)應該加強。
2. 強化職責分離原則
3. 采購業務規則的維護與執行分離
進一步加強公司對采購業務規則(各種采購制度、流程、工作模板等)的控制和監管,避免執行者隨意調整規則,通過規則來約束、指導執行者的行為,更重要的是,通過統一、嚴肅的規則維護機制,可以最大程度保證公司采購利益的最大化,和各個不同子體之間最大程度的協調一致。
4. 進一步強化采購信息共享機制
信息透明本身就是很有力的一種制衡機制。借助信息系統的建設,信息收集、分析、批露機制必須進一步提升。以實現內部信息共享,形成監督。要實現信息共享,應該強化采數據責任制、采購KPI管理、設立信息統計單位或崗位,并應該制定信息批露格式、周期、方式等。
5. 強化集體決策機制,避免一言堂,形成事中制衡
強化集體決策,實質即強化專業決策,讓問題的解決減少不必要的行政干擾,主要從專業的角度進行。
6. 獨立的采購價格商情監控機制
設立獨立于采購的采購價格商情組織,該組織負責市場商情調研與監控,掌握外部市場的價格行情,并定期編制商情報告、價格對比報告等,形成一層制衡。
7. 通過優化審計監督模式,強化采購審計的深度和代表性
8. 完善關鍵崗位輪換制度,對關鍵崗位實行定期輪崗
9 建立完善投標人回訪和申訴制度
在招投標過程中,少數工作人員出于種種目的屏蔽了某些關鍵信息,通過文檔控制系統傳遞給采購決策和監控部門的是一些缺失信息,造成信息失真,誤導采購決策,逃避采購監管,達到個人目的,為了保證采購信息真實性,很有必要建立完善投標人回訪和申訴制度。