師雁鴻是京城工業(yè)物流有限公司（以下簡稱京城工業(yè)物流）工業(yè)物流部銷售三部的經理。2008年3月，她發(fā)現(xiàn)在自己采購標準件的時候，面對上千品種卻又數(shù)量不同的產品，很容易出錯。
能不能有什么好方法解決這個問題呢？
師雁鴻把自己的想法，向公司負責業(yè)務的副總經理袁海存進行了匯報。幾經思考之后，袁海存認為可以通過信息化手段解決這個問題。于是，2008年的夏天，負責公司信息化的IT主管王強和他們坐在了一起。
兩個月之后，條形碼管理解決了這個令業(yè)務人員頭疼的問題。從那以后，信息技術人員和業(yè)務人員之間的交流成了一項制度。公司組織了信息化管理委員會和信息化工作小組，與很多公司的類似委員會的委員多是來自管理層不同，京城物流的信息化工作委員會70%的委員來自業(yè)務部門。用王強的話說，他們都是 “key user”，就是既非常熟悉業(yè)務工作又對計算機應用具有一定水平。
每個月由這種會議制度提出需求，而信息化工作小組則會更詳細地討論這些需求，最后將這些需求變?yōu)楝F(xiàn)實。
實際上，將業(yè)務流程與IT緊密結合，無時無刻想著用IT改善業(yè)務和管理流程，只是這家成立于2003年的公司注重創(chuàng)新和競爭力的一個縮影。雖然京城工業(yè)物流的員工只有100余人，卻創(chuàng)造著年營業(yè)額十幾個億的成績。信息化的創(chuàng)新魔力究竟有多大？
不一樣的工業(yè)物流
與一般的物流公司有點不一樣，京城工業(yè)物流從誕生開始就充滿了傳奇。由于京城物流是工業(yè)行業(yè)內首家物流企業(yè)，在概念不清、許多問題無法定位的前提下，論證和審批整整經歷了1年的時間。
工業(yè)物流是以集中采購為主，以零部件加工為核心，為工業(yè)企業(yè)產品出口搭建平臺，引導倉儲、運輸、配送企業(yè)發(fā)揮協(xié)同作用，提高社會資源的綜合利用效果，降低企業(yè)間的互動成本，面向全球工業(yè)企業(yè)提供延伸和成套服務的系統(tǒng)工程。
京城工業(yè)物流的經營范圍，涵蓋大宗物料的集中采購、倉儲、配送，工輔料的集中采購及定時定位配送、工序性零部件的下料加工、倉儲管理、國際貿易、工業(yè)物流咨詢服務等。
成立6年左右的京城工業(yè)物流目前擁有首鋼集團、太原鋼鐵（集團）公司、日本朝日精工有限公司、德國DEWIND有限公司等100多家國內外知名用戶。
一頭是客戶、一頭是供應商，這就需要京城工業(yè)物流用一個系統(tǒng)平臺管理整個供應鏈。運用信息系統(tǒng)將客戶、供應商信息集中到公司層面統(tǒng)一管控，在一定范圍內共享客戶與供應商資源。所有與公司發(fā)生交易的客戶、供應商在進行交易前，必須按照公司統(tǒng)一規(guī)定的內容，完整地將客戶、供應商信息錄入到公司信息系統(tǒng)中。
“和在當當網(wǎng)上買書誰都可以下單”不一樣，王強解釋大宗物料的采購會占有一定的資金，因此京城工業(yè)物流對于客戶資質要進行審核。對于在信息系統(tǒng)中沒有基礎信息記錄的客戶，供應商無法與其完成業(yè)務交易。
而客戶、供應商信息在公司行政權限劃分范圍內實現(xiàn)共享，業(yè)務人員采購時可以在整個公司數(shù)據(jù)庫內選擇最優(yōu)的供應商資源，降低采購成本、縮短采購時間，為客戶提供及時、優(yōu)質的服務。相關人員可以隨時查詢客戶、供應商的業(yè)務范圍、產品特點、歷史交易、企業(yè)資信、聯(lián)系方式等。師雁鴻覺得，“有了這個信息系統(tǒng)后，非常方便。對于提供后期服務所需要的信息追溯，可以一目了然”。
上下游企業(yè)有可能在這個平臺中實現(xiàn)身份對換。這是說，上下游企業(yè)可利用該平臺進行業(yè)務范圍和產品特點的查詢與分析。某企業(yè)是A部門的客戶，B部門通過查詢分析就能夠開發(fā)成為供應商，同理是B部門的供應商也可能通過C部門的查詢與分析，使其成為C部門的客戶。
企業(yè)和客戶、供應商的信息在這個平臺中實現(xiàn)了集中管控和共享，這讓京城工業(yè)物流與上下游企業(yè)的合作更加緊密了。一方面降低了客戶、供應商的開發(fā)費用，豐富了客戶、供應商資源，另一方面實現(xiàn)了京城工業(yè)物流與上下游企業(yè)協(xié)同增效、共同發(fā)展。
實際上，對于企業(yè)來說，客戶、供應商信息的集中管控，可以避免由于業(yè)務人員的變動造成已有業(yè)務的流失，任何接替人員只要查詢歷史交易記錄及客戶和供應商的信息，就能很方便地繼續(xù)開展業(yè)務。
電子商務三模式
師雁鴻所在的銷售三部主要從事標準件的銷售，標準件單位利潤低，只有通過擴大銷售規(guī)模才能夠提高企業(yè)收益。在實踐中，經過和業(yè)務人員深入討論，王強認為可以用三種電子商務模式解決銷售問題。對于客戶循環(huán)采購的標準件，采取供應商管理庫存的方式。這種方式就是把客戶生產產品均會涉及的標準件，根據(jù)客戶的歷史月平均消耗量，配送至客戶倉庫。
采用該模式能夠保證客戶對于通用標準件的隨用隨取，使采購時間為零，一個月配送一次， 最大限度地降低了京城工業(yè)物流的配送成本，也降低了客戶的采購成本。同時，京城工業(yè)物流會根據(jù)客戶的平均消耗量設定安全庫存量，系統(tǒng)會在月末根據(jù)庫存余額自動運算新的配貨數(shù)量，通知供應商配貨。
該模式實現(xiàn)了以安全庫存量為基礎的自動化銷售管理，京城工業(yè)物流的業(yè)務員只需要做月末庫存盤點，而且是通過條碼掃描，快捷、方便、準確，其他工作均由系統(tǒng)自動完成。
而對于客戶的針對不同產品的非循環(huán)采購物料，京城工業(yè)物流按客戶的采購訂單，采用打包配送的方式。客戶根據(jù)其生產計劃，通過其信息系統(tǒng)產生采購訂單，通過京城工業(yè)物流開發(fā)的訂單導入模塊，直接倒入京城工業(yè)物流信息系統(tǒng)，生成銷售訂單、采購訂單，根據(jù)客戶的包裝要求，系統(tǒng)自動形成供應商配送單，并打印商品條碼。條碼中包含客戶采購訂單信息、京城工業(yè)物流銷售訂單信息、商品屬性信息、包裝單位數(shù)量信息等。
供應商按要求包裝、配貨、送貨。信息技術人員將京城工業(yè)物流的條碼系統(tǒng)提供給客戶，通過掃描的方式驗收入庫，并通過京城工業(yè)物流提供的共享條碼庫，將掃描數(shù)據(jù)轉化成其信息系統(tǒng)的入庫信息，進入客戶信息系統(tǒng)結算付款，京城工業(yè)物流與供應商結算付款。
這個做法有效地實現(xiàn)了服務的延伸。在無需客戶任何投入的前提下，優(yōu)化了入庫流程、簡化了入庫手續(xù)、提高了工作效率、增加了數(shù)據(jù)采集準確率。京城工業(yè)物流自身也簡化了數(shù)據(jù)錄入，提升了供貨的及時性、準確性，降低了銷售成本，加快了資金回收，提高了資金的使用效率。
ESHOP則是今年的“重頭戲”。習慣每年確定本年度工作目標的王強坦誠地認為，“信息化要切實地為經營管理需求服務”。正在逐步完善中的 ESHOP平臺是與信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫實時同步的WEB 工作平臺。這個平臺可以使客戶隨時隨地查詢其與京城工業(yè)物流的往來業(yè)務執(zhí)行狀況、京城工業(yè)物流所有商品對其的銷售價格、及與京城工業(yè)物流的往來賬目。
還支持客戶通過WEB頁面直接給京城工業(yè)物流下達采購訂單，在點擊確認人按鈕后，其采購訂單會馬上以京城工業(yè)物流的銷售訂單的形式，先是在相關業(yè)務員的工作界面上，執(zhí)行后續(xù)流程。
電子商務三模式帶來的效益很明顯。項目三部從2007年500多萬元的銷售收入，在沒有增加任何業(yè)務人員的情況下，2008年實現(xiàn)了2000多萬元的銷售收入。
系統(tǒng)也要有適應性
京城工業(yè)物流的目標是把企業(yè)建設成為現(xiàn)代化的國際工業(yè)物流企業(yè)。而這一目標落實在信息化上就是工業(yè)物流協(xié)同服務平臺，為系統(tǒng)內企業(yè)和其他相關企業(yè)提供集中采購，并提供物流加工、物料配送和產品銷售等系列化服務。
在采購中，遭遇原材料價格變化是比較常見的事情。京城工業(yè)物流要為上千個工業(yè)企業(yè)提供上萬種商品、平均每天上百次的交易、400多萬元的營業(yè)額，同時又要面臨瞬息萬變市場環(huán)境，還要求為每一筆交易提供及時、準確的成本費用核算。
由于經營的商品品種多、價格波動大，最優(yōu)的成本計算方法是移動加權平均法。但該方法計算復雜、工作量大，每一筆出入庫都要重新計算一次庫存商品的銷售價格。在信息系統(tǒng)的支撐下，京城工業(yè)物流在沒有增加一名員工的條件下實現(xiàn)了移動加權平均法的核算成本。
業(yè)務員實時地查詢每一個銷售時點的商品平均庫存成本，為其做出準確報價提供必要信息支持，既不會因為報價過高嚇跑客戶，又不會報價偏低而影響企業(yè)收益。移動加權平均又使得由于價格波動對企業(yè)核算的影響，平均分攤到該批商品存在的各個月份中。
總結京城工業(yè)物流信息化的經驗，王強認為：“信息化建設不僅需要公司高層強有力的支持，同時也需要所有員工的共同努力。只有群策群力才能在真正意義上用好信息系統(tǒng)，用信息手段來實現(xiàn)決策層經營管理的意圖，完善公司的發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化業(yè)務模式的進一步發(fā)展。