第一部分 背景分析

　　當前，管理信息化在國際上已經(jīng)得到了非常普遍的應(yīng)用，已經(jīng)成為企業(yè)保持核心競爭力的重要手段之一。外貿(mào)行業(yè)又是我們國家主要經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)，也是國家對外的一道經(jīng)濟窗口，它所直接面對的必然是國際大市場和國際同行的競爭。隨著信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展，信息管理系統(tǒng)在外貿(mào)企業(yè)也和在其他企業(yè)一樣得到了廣泛的應(yīng) -

用和發(fā)展。同時互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟以及電子商務(wù)的興起，為我國外貿(mào)領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展開辟了廣闊的前景。 

　　第二部分 外貿(mào)行業(yè)管理所面臨的難題

　　由于目前國內(nèi)的外貿(mào)企業(yè)信息化建設(shè)水平參差不齊，信息化程度高低不均，經(jīng)常會面臨種種管理難題: 

　　1.外貿(mào)財務(wù)核算具有多幣制、核算復(fù)雜等多種特點，因而能夠滿足一般行業(yè)核算要求的財務(wù)軟件很難滿足外貿(mào)企業(yè)的需求； 

　　2.由于外貿(mào)行業(yè)參與國際貿(mào)易的單位繁多，同時貿(mào)易涉及到多個國家，政策的變化會導(dǎo)致業(yè)務(wù)的不確定性; 

　　3.在傳統(tǒng)的商貿(mào)過程中，頻繁多變的報價計算及大量單證，發(fā)票作業(yè)給業(yè)務(wù)人員加大了工作量，鄙倭吮匾�的紘D接肟刂品椒? 

　　4.在傳統(tǒng)手工進行庫存業(yè)務(wù)處理狀態(tài)下必然會導(dǎo)致出口業(yè)務(wù)與生產(chǎn)備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)，容易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓; 

　　5. 由于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員高度集權(quán)制，使得領(lǐng)導(dǎo)很難進行業(yè)務(wù)監(jiān)控;而企業(yè)決策層及財務(wù)人員對最為關(guān)心的客戶資信，商品貢獻等很難得到正確評估，增大了公司的貿(mào)易風險。進出口業(yè)務(wù)部門與財務(wù)之間信息溝通不暢，容易造成財務(wù)部門對企業(yè)的資金流向和流量的失控，無法起到對企業(yè)運作協(xié)調(diào)和指導(dǎo)作用。管理審批工作也無法根據(jù)業(yè)務(wù)需求多層多級設(shè)置，容易造成企業(yè)運轉(zhuǎn)監(jiān)控不嚴; 

　　6. 對于相關(guān)管理機構(gòu)的數(shù)據(jù)有很大部分來源于其管轄的外貿(mào)企業(yè)。而目前企業(yè)應(yīng)用軟件與管理部門應(yīng)用軟件一般又無直接接口。另外由于體制等多種因素，往往這些相關(guān)部門對外貿(mào)企業(yè)具有一定的約束力。 

　　第三部分 南北外貿(mào)行業(yè)解決方案

　　針對外貿(mào)行業(yè)的信息化需求狀況，南北公司憑借多年的行業(yè)信息化管理經(jīng)驗，推出南北NA，NB外貿(mào)財務(wù)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，并以此系統(tǒng)為基礎(chǔ)提供專門的外貿(mào)行業(yè)解決方案。由以下部分構(gòu)成: 

　　NA外貿(mào)財務(wù)系統(tǒng)方案:外貿(mào)帳表、05表、資金外匯管理、往來庫存核銷等。 

　　NA外貿(mào)財務(wù)系統(tǒng)解決方案的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下6點: 

　　1.外貿(mào)公司的原始信息大多來源于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)通過基礎(chǔ)信息碼表（科目、客戶、商品等）實現(xiàn)統(tǒng)一標準化，在集團范圍內(nèi)進行統(tǒng)一管理。基礎(chǔ)信息碼表獨立存在，既便于維護，又便于不同的系統(tǒng)調(diào)用;由計算機自動生成相應(yīng)的帳務(wù)數(shù)據(jù)，集團將這些財務(wù)信息集中存儲，可供管理層實時查詢監(jiān)控;強大的憑證自動生成功能使財務(wù)人員從繁瑣的手工勞動中解放出來。大大減輕了憑證的編制量，使財務(wù)人員有更多的精力集中于企業(yè)的財務(wù)管理; 

　　2.對外貿(mào)企業(yè)最為關(guān)心的公司職能部門內(nèi)部考核和業(yè)務(wù)員的業(yè)績評價，本系統(tǒng)可以在各模塊間靈活取數(shù)，準確完成項目盈虧核算、合同核算及部門人員的績效考核;在本系統(tǒng)中可以隨時為企業(yè)各級管理者提供以下管理會計信息:例如，公司、業(yè)務(wù)部、業(yè)務(wù)員即時的資產(chǎn)負債表、 損益表、現(xiàn)金流量表、明細費用表、科目余額表、以及商品盈虧、合同盈虧、項目盈虧分析表、庫存進銷存分析表、應(yīng)收帳款帳齡分析表。多幣種、多利率及補息計算功能，可以準確計算資金占用情況; 

　　3. 往來帳自動核銷方法，可以解決外貿(mào)企業(yè)龐大的往來帳快速、自動核對,先進的預(yù)查功能，滿足企業(yè)隨時,動態(tài)地查詢往來帳狀況,及時進行帳齡分析，快速發(fā)出催款通知,根據(jù)往來帳的預(yù)計收款日期進行內(nèi)部預(yù)警控制; 

　　4. 按部門、項目、合同、商品、發(fā)票多角度進行銷售分析，加強內(nèi)部控制、及時調(diào)整商品結(jié)構(gòu)及經(jīng)營戰(zhàn)略。及時準確反映每張外銷發(fā)票的全部出口退稅進度信息，避免出現(xiàn)少退多退稅問題; 

　　5. 科學管理和資金預(yù)測是每一個企業(yè)重要、必須的工作，它將直接影響公司的盈利情況。該系統(tǒng)對外貿(mào)企業(yè)的資金進行嚴格、高效的規(guī)范化管理，對資金的管理控制表現(xiàn)為統(tǒng)一管理調(diào)度，有償使用。在確保資金運營安全的基礎(chǔ)上，增強公司的資金調(diào)控、預(yù)測能力，方便查詢資金占用與資金流動情況，減少不必要的損失; 

　　6. 實現(xiàn)“統(tǒng)一、實時、監(jiān)控” 的管理目標。本系統(tǒng)為企業(yè)外部提供能夠真實反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營情況的各種信息。其主要內(nèi)容有:會計月報表（資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表）、 會計年度報表、 會計帳簿及科目余額表。根據(jù)內(nèi)部各獨立帳套的主要財務(wù)數(shù)據(jù)上報集團，形成新的分析結(jié)果，結(jié)合遠程穿透式查詢，進行更為豐富，具有效率的財務(wù)決策。集團內(nèi)部多單位單帳套集中管理方式與網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上審批相結(jié)合。集團領(lǐng)導(dǎo)能實時動態(tài)的監(jiān)控集團所屬單位的財務(wù)狀況、資金狀況。 

　　NB外貿(mào)業(yè)務(wù)系統(tǒng)方案:業(yè)務(wù)流、審批流、物流、資金流、信息流。 

　　業(yè)務(wù)系統(tǒng)涵蓋各類進出口業(yè)務(wù)，多種貿(mào)易類型:包括自營進出口、代理進出口、投標招標項目管理、來料加工貿(mào)易以及進出口過程中的相關(guān)業(yè)務(wù)等。并設(shè)計了庫存接口和財務(wù)接口，以保證能順利進行企業(yè)應(yīng)用整合。多個系列產(chǎn)品高度集成，各系統(tǒng)使用同一個數(shù)據(jù)庫，并且對于一些基礎(chǔ)信息，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表，保證數(shù)據(jù)的一致性。各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可互相調(diào)用查詢，并將各系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合使用。 

    在業(yè)務(wù)準備階段，系統(tǒng)對業(yè)務(wù)進行預(yù)算管理以減少操作風險，預(yù)算內(nèi)容經(jīng)過審批后，業(yè)務(wù)進入具體的實施階段，操作人員圍繞預(yù)算單進行外貿(mào)業(yè)務(wù)操作，操作圍繞著資金，采購，銷售三條主線進行，從而形成業(yè)務(wù)上的信息流，并在收付款、發(fā)貨等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與資金系統(tǒng)、物流系統(tǒng)結(jié)合起來，形成資金與物的一個完整的閉環(huán)。而針對來進料加工貿(mào)易，系統(tǒng)設(shè)計加工業(yè)務(wù)管理，通過商品等信息與采購、銷售業(yè)務(wù)管理相互關(guān)聯(lián)。這種的流程設(shè)計使系統(tǒng)層次清晰，操作規(guī)范，并使系統(tǒng)涵蓋了大部分進出口貿(mào)易類型。可適用于不同貿(mào)易類型為主的外貿(mào)公司。 

　　針對以上流程圖我們把外貿(mào)業(yè)務(wù)分成5大部分: 

　　第1部分-業(yè)務(wù)流管理 

　　南北NB業(yè)務(wù)管理軟件外貿(mào)系統(tǒng)將進出口相關(guān)的貿(mào)易按客戶、商品、國別、地區(qū)或貿(mào)易性質(zhì)進行了劃分。將相關(guān)的進出口業(yè)務(wù)均歸集為一個進出口貿(mào)易形式，以便于對單一業(yè)務(wù)的合同進行管理。 

　　第2部分-審批流 

　　NB外貿(mào)業(yè)務(wù)系統(tǒng)解決方案的審批流包括諸如審批設(shè)置、權(quán)限管理、預(yù)警等等。 

　　下面我們逐一進行闡述: 

　　1.作為外貿(mào)企業(yè)的“領(lǐng)導(dǎo)審批制度”是非常嚴格的，該系統(tǒng)除考慮到領(lǐng)導(dǎo)審批職能上的差異，還考慮到審批金額與審批類型的不同。嚴格按照從業(yè)務(wù)員到部門經(jīng)理、總經(jīng)理的逐級審批手續(xù)，防止責權(quán)不清帶來的管理混亂; 

　　2.由于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員的高度集權(quán)制，使得領(lǐng)導(dǎo)很難進行有效的業(yè)務(wù)監(jiān)控。系統(tǒng)中“權(quán)限管理” 功能可以設(shè)置兩類權(quán)限:菜單權(quán)限和業(yè)務(wù)關(guān)系權(quán)限。菜單粗級權(quán)限控制某部門人員有某菜單操作權(quán)利。業(yè)務(wù)關(guān)系權(quán)限按部門人員、業(yè)務(wù)屬主、業(yè)務(wù)操作建立關(guān)系，不僅控制某人有某類業(yè)務(wù)操作權(quán)利，還控制某人可以為他人進行某類業(yè)務(wù)操作權(quán)利。從而加強了企業(yè)監(jiān)管力度; 

    3. 系統(tǒng)提供預(yù)警定義功能，可通過采集系統(tǒng)中的某些事件，向相關(guān)人員提供預(yù)警提示。 

　　第3部分-物流管理 

　　根據(jù)外貿(mào)公司的特點，南北NB業(yè)務(wù)管理軟件外貿(mào)系統(tǒng)中物流管理并不僅僅是貨物的流通，它還包括貨物流轉(zhuǎn)過程中的信息管理。主要包括備貨、出運、檢驗、到貨、非零庫存的出入庫管理，零庫存的出入庫、有關(guān)財務(wù)憑證的自動生成等。 

　　第4部分-資金流管理 

　　對外貿(mào)易中的重要組成部分-貨幣支付環(huán)節(jié)及其管理構(gòu)成了“資金流”。它的管理是按資金需求和資金回籠預(yù)測，對流動資金實行部門定額管理，通過內(nèi)部銀行進行資金使用的“罰、貸、存”處理，以達到降低資金使用成本，科學合理地使用資金。 

　　資金管理包括的內(nèi)容:嚴格的付款審批制度、用款計劃、支付預(yù)測、預(yù)收款管理、收匯計劃、流動資金管理、信用證授信額度管理、承兌匯票額度管理等。 

　　第5部分-信息流管理 

　　系統(tǒng)中的信息流由客戶、商品和交易等基礎(chǔ)信息及這些信息資源的收集、管理和利用構(gòu)成。特別是對客戶、商品等企業(yè)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的管理，采用嚴格的控制手段，實現(xiàn)充分的資源共享。對業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種信息可以進行充分的分析與利用。