第一部分 背景分析

　　當前，管理信息化在國際上已經得到了非常普遍的應用，已經成為企業(yè)保持核心競爭力的重要手段之一。外貿行業(yè)又是我們國家主要經濟支柱產業(yè)，也是國家對外的一道經濟窗口，它所直接面對的必然是國際大市場和國際同行的競爭。隨著信息產業(yè)技術的發(fā)展，信息管理系統(tǒng)在外貿企業(yè)也和在其他企業(yè)一樣得到了廣泛的應 -

用和發(fā)展。同時互聯網技術的成熟以及電子商務的興起，為我國外貿領域的應用和發(fā)展開辟了廣闊的前景。 

　　第二部分 外貿行業(yè)管理所面臨的難題

　　由于目前國內的外貿企業(yè)信息化建設水平參差不齊，信息化程度高低不均，經常會面臨種種管理難題: 

　　1.外貿財務核算具有多幣制、核算復雜等多種特點，因而能夠滿足一般行業(yè)核算要求的財務軟件很難滿足外貿企業(yè)的需求； 

　　2.由于外貿行業(yè)參與國際貿易的單位繁多，同時貿易涉及到多個國家，政策的變化會導致業(yè)務的不確定性; 

　　3.在傳統(tǒng)的商貿過程中，頻繁多變的報價計算及大量單證，發(fā)票作業(yè)給業(yè)務人員加大了工作量，鄙倭吮匾�的紘D接肟刂品椒? 

　　4.在傳統(tǒng)手工進行庫存業(yè)務處理狀態(tài)下必然會導致出口業(yè)務與生產備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)，容易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓; 

　　5. 由于外貿企業(yè)業(yè)務員高度集權制，使得領導很難進行業(yè)務監(jiān)控;而企業(yè)決策層及財務人員對最為關心的客戶資信，商品貢獻等很難得到正確評估，增大了公司的貿易風險。進出口業(yè)務部門與財務之間信息溝通不暢，容易造成財務部門對企業(yè)的資金流向和流量的失控，無法起到對企業(yè)運作協調和指導作用。管理審批工作也無法根據業(yè)務需求多層多級設置，容易造成企業(yè)運轉監(jiān)控不嚴; 

　　6. 對于相關管理機構的數據有很大部分來源于其管轄的外貿企業(yè)。而目前企業(yè)應用軟件與管理部門應用軟件一般又無直接接口。另外由于體制等多種因素，往往這些相關部門對外貿企業(yè)具有一定的約束力。 

　　第三部分 南北外貿行業(yè)解決方案

　　針對外貿行業(yè)的信息化需求狀況，南北公司憑借多年的行業(yè)信息化管理經驗，推出南北NA，NB外貿財務業(yè)務管理系統(tǒng)，并以此系統(tǒng)為基礎提供專門的外貿行業(yè)解決方案。由以下部分構成: 

　　NA外貿財務系統(tǒng)方案:外貿帳表、05表、資金外匯管理、往來庫存核銷等。 

　　NA外貿財務系統(tǒng)解決方案的優(yōu)勢主要體現在以下6點: 

　　1.外貿公司的原始信息大多來源于業(yè)務數據。系統(tǒng)通過基礎信息碼表（科目、客戶、商品等）實現統(tǒng)一標準化，在集團范圍內進行統(tǒng)一管理。基礎信息碼表獨立存在，既便于維護，又便于不同的系統(tǒng)調用;由計算機自動生成相應的帳務數據，集團將這些財務信息集中存儲，可供管理層實時查詢監(jiān)控;強大的憑證自動生成功能使財務人員從繁瑣的手工勞動中解放出來。大大減輕了憑證的編制量，使財務人員有更多的精力集中于企業(yè)的財務管理; 

　　2.對外貿企業(yè)最為關心的公司職能部門內部考核和業(yè)務員的業(yè)績評價，本系統(tǒng)可以在各模塊間靈活取數，準確完成項目盈虧核算、合同核算及部門人員的績效考核;在本系統(tǒng)中可以隨時為企業(yè)各級管理者提供以下管理會計信息:例如，公司、業(yè)務部、業(yè)務員即時的資產負債表、 損益表、現金流量表、明細費用表、科目余額表、以及商品盈虧、合同盈虧、項目盈虧分析表、庫存進銷存分析表、應收帳款帳齡分析表。多幣種、多利率及補息計算功能，可以準確計算資金占用情況; 

　　3. 往來帳自動核銷方法，可以解決外貿企業(yè)龐大的往來帳快速、自動核對,先進的預查功能，滿足企業(yè)隨時,動態(tài)地查詢往來帳狀況,及時進行帳齡分析，快速發(fā)出催款通知,根據往來帳的預計收款日期進行內部預警控制; 

　　4. 按部門、項目、合同、商品、發(fā)票多角度進行銷售分析，加強內部控制、及時調整商品結構及經營戰(zhàn)略。及時準確反映每張外銷發(fā)票的全部出口退稅進度信息，避免出現少退多退稅問題; 

　　5. 科學管理和資金預測是每一個企業(yè)重要、必須的工作，它將直接影響公司的盈利情況。該系統(tǒng)對外貿企業(yè)的資金進行嚴格、高效的規(guī)范化管理，對資金的管理控制表現為統(tǒng)一管理調度，有償使用。在確保資金運營安全的基礎上，增強公司的資金調控、預測能力，方便查詢資金占用與資金流動情況，減少不必要的損失; 

　　6. 實現“統(tǒng)一、實時、監(jiān)控” 的管理目標。本系統(tǒng)為企業(yè)外部提供能夠真實反映企業(yè)財務狀況和經營情況的各種信息。其主要內容有:會計月報表（資產負債表、損益表、現金流量表）、 會計年度報表、 會計帳簿及科目余額表。根據內部各獨立帳套的主要財務數據上報集團，形成新的分析結果，結合遠程穿透式查詢，進行更為豐富，具有效率的財務決策。集團內部多單位單帳套集中管理方式與網上報銷、網上審批相結合。集團領導能實時動態(tài)的監(jiān)控集團所屬單位的財務狀況、資金狀況。 

　　NB外貿業(yè)務系統(tǒng)方案:業(yè)務流、審批流、物流、資金流、信息流。 

　　業(yè)務系統(tǒng)涵蓋各類進出口業(yè)務，多種貿易類型:包括自營進出口、代理進出口、投標招標項目管理、來料加工貿易以及進出口過程中的相關業(yè)務等。并設計了庫存接口和財務接口，以保證能順利進行企業(yè)應用整合。多個系列產品高度集成，各系統(tǒng)使用同一個數據庫，并且對于一些基礎信息，使用統(tǒng)一的數據表，保證數據的一致性。各系統(tǒng)的數據可互相調用查詢，并將各系統(tǒng)數據整合使用。 

    在業(yè)務準備階段，系統(tǒng)對業(yè)務進行預算管理以減少操作風險，預算內容經過審批后，業(yè)務進入具體的實施階段，操作人員圍繞預算單進行外貿業(yè)務操作，操作圍繞著資金，采購，銷售三條主線進行，從而形成業(yè)務上的信息流，并在收付款、發(fā)貨等業(yè)務環(huán)節(jié)與資金系統(tǒng)、物流系統(tǒng)結合起來，形成資金與物的一個完整的閉環(huán)。而針對來進料加工貿易，系統(tǒng)設計加工業(yè)務管理，通過商品等信息與采購、銷售業(yè)務管理相互關聯。這種的流程設計使系統(tǒng)層次清晰，操作規(guī)范，并使系統(tǒng)涵蓋了大部分進出口貿易類型。可適用于不同貿易類型為主的外貿公司。 

　　針對以上流程圖我們把外貿業(yè)務分成5大部分: 

　　第1部分-業(yè)務流管理 

　　南北NB業(yè)務管理軟件外貿系統(tǒng)將進出口相關的貿易按客戶、商品、國別、地區(qū)或貿易性質進行了劃分。將相關的進出口業(yè)務均歸集為一個進出口貿易形式，以便于對單一業(yè)務的合同進行管理。 

　　第2部分-審批流 

　　NB外貿業(yè)務系統(tǒng)解決方案的審批流包括諸如審批設置、權限管理、預警等等。 

　　下面我們逐一進行闡述: 

　　1.作為外貿企業(yè)的“領導審批制度”是非常嚴格的，該系統(tǒng)除考慮到領導審批職能上的差異，還考慮到審批金額與審批類型的不同。嚴格按照從業(yè)務員到部門經理、總經理的逐級審批手續(xù)，防止責權不清帶來的管理混亂; 

　　2.由于外貿企業(yè)業(yè)務員的高度集權制，使得領導很難進行有效的業(yè)務監(jiān)控。系統(tǒng)中“權限管理” 功能可以設置兩類權限:菜單權限和業(yè)務關系權限。菜單粗級權限控制某部門人員有某菜單操作權利。業(yè)務關系權限按部門人員、業(yè)務屬主、業(yè)務操作建立關系，不僅控制某人有某類業(yè)務操作權利，還控制某人可以為他人進行某類業(yè)務操作權利。從而加強了企業(yè)監(jiān)管力度; 

    3. 系統(tǒng)提供預警定義功能，可通過采集系統(tǒng)中的某些事件，向相關人員提供預警提示。 

　　第3部分-物流管理 

　　根據外貿公司的特點，南北NB業(yè)務管理軟件外貿系統(tǒng)中物流管理并不僅僅是貨物的流通，它還包括貨物流轉過程中的信息管理。主要包括備貨、出運、檢驗、到貨、非零庫存的出入庫管理，零庫存的出入庫、有關財務憑證的自動生成等。 

　　第4部分-資金流管理 

　　對外貿易中的重要組成部分-貨幣支付環(huán)節(jié)及其管理構成了“資金流”。它的管理是按資金需求和資金回籠預測，對流動資金實行部門定額管理，通過內部銀行進行資金使用的“罰、貸、存”處理，以達到降低資金使用成本，科學合理地使用資金。 

　　資金管理包括的內容:嚴格的付款審批制度、用款計劃、支付預測、預收款管理、收匯計劃、流動資金管理、信用證授信額度管理、承兌匯票額度管理等。 

　　第5部分-信息流管理 

　　系統(tǒng)中的信息流由客戶、商品和交易等基礎信息及這些信息資源的收集、管理和利用構成。特別是對客戶、商品等企業(yè)基礎信息數據的管理，采用嚴格的控制手段，實現充分的資源共享。對業(yè)務產生的各種信息可以進行充分的分析與利用。