上海元盛食品是一家具有悠久歷史的臺資公司，以經(jīng)營牛羊肉聞名于海內(nèi)外。元盛的產(chǎn)業(yè)鏈齊全，從牲畜屠宰、分割、深加工一直到出口內(nèi)銷，幾乎涵蓋了肉類食品行業(yè)的全部。其銷售模式也靈活多樣，包括零售、批發(fā)、專柜、超市、委托銷售等，其產(chǎn)品由于優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量遠(yuǎn)銷中東等地。元盛董事林氏在大陸經(jīng)過多年辛苦經(jīng)營，已經(jīng)在全國各地分設(shè)了5處分廠分公司，共同維系 - -

整個(gè)供應(yīng)鏈的運(yùn)作。

    其實(shí)，元盛已經(jīng)有一套運(yùn)行在DOS下的軟件系統(tǒng)，據(jù)元盛董事長介紹，該系統(tǒng)系美國一軟件公司十年前花費(fèi)一百萬美金巨資、耗費(fèi)數(shù)人、歷經(jīng)兩年時(shí)間特意為元盛量身定做的涵蓋生產(chǎn)、購銷存、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)的一套軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅成功地支撐著上海元盛的經(jīng)營，同時(shí)也在其所轄分公司分廠起著巨大的積極作用，為元盛企業(yè)在食品行業(yè)成為行業(yè)領(lǐng)頭羊立下了汗馬功勞。

    然而，隨著元盛企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大以及企業(yè)運(yùn)作模式的不斷進(jìn)步，原有的系統(tǒng)與企業(yè)發(fā)展發(fā)生了摩擦和不協(xié)調(diào)，成為企業(yè)規(guī)模擴(kuò)張的絆腳石。主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

    第一、系統(tǒng)無法適應(yīng)現(xiàn)有企業(yè)的運(yùn)作模式和特點(diǎn)，如食品原料的倉位管理、保質(zhì)期管理、批次管理、生產(chǎn)上的包裝業(yè)務(wù)、多種銷售模式、總部—門店型銷售價(jià)格體系、產(chǎn)品多單位計(jì)量等業(yè)務(wù)特點(diǎn)；

    第二、系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)的一體化，使得財(cái)務(wù)無法監(jiān)控業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效性，并使財(cái)務(wù)人員做重復(fù)性的無效工作；

    第三、業(yè)務(wù)流程運(yùn)行效率低下，企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)無法在系統(tǒng)內(nèi)完成審批和業(yè)務(wù)流程，浪費(fèi)大量的紙張和寶貴的時(shí)間；

    第四、銷售部門無法和金稅系統(tǒng)接口，導(dǎo)致銷售部門每天都要進(jìn)行大量的重復(fù)性勞動，且容易出錯(cuò)；

    第五、原有的技術(shù)架構(gòu)落后，IT人員無法進(jìn)行持續(xù)的維護(hù)，且維護(hù)成本高；

    第六、軟件系統(tǒng)容易崩潰，導(dǎo)致業(yè)務(wù)停頓，由于系統(tǒng)必須24小時(shí)持續(xù)運(yùn)行，每次停頓不僅造成不能出貨的直接損失，而且也降低了客戶滿意度。

    基于上述的考慮，元盛企業(yè)上下各部門都迫切需要一套新的完整的具有靈活性的系統(tǒng)，替換掉現(xiàn)有的系統(tǒng)，為元盛企業(yè)構(gòu)筑一個(gè)更加堅(jiān)實(shí)的能夠快速響應(yīng)客戶的信息系統(tǒng)。

    軟件選型伊始，元盛的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、IT部門的主管就以極其負(fù)責(zé)和專業(yè)的態(tài)度，對國內(nèi)外多家ERP廠商進(jìn)行篩選。元盛的稽核主管說，元盛企業(yè)麻雀雖小，五臟俱全。且元盛的增值客戶都是國內(nèi)外有分量的企業(yè)，如肯德基、必勝客，以及國內(nèi)外著名的超市和賣場，其軟件系統(tǒng)特別是銷售業(yè)務(wù)部分，給ERP廠商提出很大的挑戰(zhàn)。

    為了爭取這個(gè)大項(xiàng)目，國內(nèi)外ERP廠商猶如八仙過海，各顯其能。第一回，元盛鎖定了國內(nèi)另外兩家著名ERP廠商以及一家國外ERP的巨頭。第二回合下來，國內(nèi)知名的兩家廠商因?yàn)檐浖�不能滿足元盛業(yè)務(wù)而迅速出局。僅剩下ERP軟件巨頭和博科軟件順利進(jìn)入了第三回合。競爭是慘烈的，在最后一輪，博科借助MyERP產(chǎn)品平臺的可靈活配置性，當(dāng)場演示了元盛最為關(guān)注的多計(jì)量單位和生產(chǎn)上的包裝業(yè)務(wù)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，一舉擊敗了那家國外ERP軟件巨頭，取得了完滿的全勝。

    由此，博科—元盛攜手踏上了食品行業(yè)企業(yè)信息化的新征程。

    流程再造

    博科需求分析人員，在充分了解現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，首先肯定了現(xiàn)有系統(tǒng)的價(jià)值，同時(shí)也指出了系統(tǒng)存在的弊端。并對企業(yè)流程重新進(jìn)行了梳理，按照“確認(rèn)交易、確認(rèn)物權(quán)轉(zhuǎn)移、確認(rèn)帳務(wù)、確認(rèn)資金流動”企業(yè)信息化流程再造四項(xiàng)基本原則，對采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、倉庫業(yè)務(wù)和生產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行了刪減和調(diào)整。并明確了兩項(xiàng)基本準(zhǔn)則，加強(qiáng)對企業(yè)間業(yè)務(wù)往來的管理，適當(dāng)增加審批環(huán)節(jié)；縮短企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行環(huán)節(jié)，減少審批環(huán)節(jié)，減少打印工作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享避免數(shù)據(jù)孤島的出現(xiàn)，以減少操作員輸錯(cuò)的幾率。新的運(yùn)作流程，清晰明了，容易操作，為MyERP迅速上線打下了良好的基礎(chǔ)。

    追求細(xì)節(jié)

    在細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)上，博科需求分析人員可以說是煞費(fèi)苦心。為了在每個(gè)業(yè)務(wù)上減少操作員的輸入工作量。他們將大部分業(yè)務(wù)都控制在三個(gè)輸入點(diǎn)，其余關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，都通過數(shù)據(jù)自動引入的方式，不需要操作人員干預(yù)，大大減少了操作人員的輸入工作量和輸入錯(cuò)誤的可能性。博科需求分析人員認(rèn)為，一個(gè)業(yè)務(wù)功能，如果控制輸入點(diǎn)在三個(gè)，則是一個(gè)成功的設(shè)計(jì)，否則一定有重新設(shè)計(jì)的可能性。

    業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化

    業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)一體化的工作，可以說體現(xiàn)了博科系統(tǒng)的優(yōu)良特性。眾所周知，財(cái)務(wù)系統(tǒng)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要求是極其嚴(yán)格的。原來的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能完美地結(jié)合，在某種程度上掩蓋了業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在的一些問題。為了讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤的順利生成憑證到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，博科需求分析人員在分析每個(gè)業(yè)務(wù)憑證的基礎(chǔ)上，將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)完美地集成在一起，從而減少了財(cái)務(wù)人員的重復(fù)性勞動，使財(cái)務(wù)人員從毫無意義的機(jī)械性勞動解脫出來。

    以ERP為基礎(chǔ)的SOP

    在博科項(xiàng)目經(jīng)理強(qiáng)烈建議并大力協(xié)助下，元盛業(yè)務(wù)主管開始著手編寫以ERP為基礎(chǔ)的SOP手冊。博科認(rèn)為僅僅有了ERP還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，ERP系統(tǒng)不僅需要持續(xù)維護(hù)并改進(jìn)，企業(yè)還需要一套配合ERP系統(tǒng)運(yùn)作的行之有效的SOP手冊。這套手冊應(yīng)該逐漸積累并包含企業(yè)對各種各樣的運(yùn)作模式、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、操作注意事項(xiàng)、系統(tǒng)維護(hù)方法等方面的詳盡描述和操作方法以及相關(guān)人員的職責(zé)。

    系統(tǒng)特點(diǎn)

    銷售價(jià)格管理

    銷售價(jià)格管理是一個(gè)動態(tài)的管理方式，對每個(gè)客戶都區(qū)分出固定價(jià)格和活動價(jià)格，固定價(jià)格是除在舉辦促銷活動時(shí)間段之外使用的銷售價(jià)格。針對類似超市和肯德基、必勝客的具有總部和門店機(jī)構(gòu)的客戶，還要區(qū)別門店銷售價(jià)格和總部銷售價(jià)格，在使用這些價(jià)格的時(shí)候，具有門店活動價(jià)格—〉門店固定價(jià)格—〉總部活動價(jià)格—〉總部固定價(jià)格的順次優(yōu)先特點(diǎn)。

    多種銷售模式

    系統(tǒng)支持零售直銷、批發(fā)銷售、專柜銷售、委托銷售等銷售方式，又有促銷品、搭售、正常銷售等不同的產(chǎn)品銷售類型，不同的銷售方式在系統(tǒng)處理、業(yè)績統(tǒng)計(jì)、結(jié)算上都具有不同的處理方法。特別是超市的銷售，由于面對超市的強(qiáng)勢客戶，系統(tǒng)在送貨、銷售發(fā)票處理、以及結(jié)算收款處理上都需要具有很大的靈活性，這是系統(tǒng)處理需要處理的一個(gè)難題。各種不同的銷售方式和產(chǎn)品銷售類型在財(cái)務(wù)記賬上也有不同的處理方式。如屬于營業(yè)部門的搭售在記賬時(shí)要計(jì)入營業(yè)費(fèi)用，管理部門產(chǎn)生的搭售和促銷記帳時(shí)要計(jì)入管理費(fèi)用等。

    產(chǎn)品收發(fā)差異

    元盛產(chǎn)品大多在運(yùn)送過程中都需要冷凍，所以在客戶驗(yàn)收時(shí)，貨物重量常常會減少，造成實(shí)發(fā)和客戶實(shí)收之間的差異。庫存管理時(shí)，按照倉庫實(shí)發(fā)減少庫存，開具發(fā)票、計(jì)算應(yīng)收帳款按照客戶確認(rèn)的數(shù)量，其中的差異計(jì)入營業(yè)外支出。增加了系統(tǒng)和財(cái)務(wù)處理上的復(fù)雜性。

    多計(jì)量單位核算

    產(chǎn)品在采購采用批量采購方式，如鹽等調(diào)味料在采購時(shí)按照大計(jì)量單位集中批量采購，在生產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)按照小計(jì)量單位領(lǐng)用，并將相應(yīng)的成本分?jǐn)傆?jì)入到相應(yīng)的產(chǎn)成品中。在銷售時(shí)，多種銷售模式和多種客戶類型使計(jì)量單位上也形成多種類型。銷售時(shí)需要按照客戶指定的計(jì)量單位靈活計(jì)算需求量以及相應(yīng)報(bào)價(jià)和銷售收入。

    產(chǎn)品成本核算

    食品行業(yè)的原材料多種多樣，核算方式也有直接分?jǐn)偂㈤g接分?jǐn)偅�領(lǐng)用時(shí)分?jǐn)傄约霸履└鶕?jù)材料的期初數(shù)量和期末數(shù)量倒推出本月耗用量，用于計(jì)算分?jǐn)偖a(chǎn)成品的成本。

    原材料采購計(jì)劃

    根據(jù)每個(gè)月各個(gè)部門的下達(dá)的產(chǎn)品銷售預(yù)測，生產(chǎn)部門匯總產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)，并按照產(chǎn)品物料清單展開物料采購計(jì)劃，用于支持采購部門在合時(shí)的時(shí)間以最低的采購成本進(jìn)行集中采購。

    采購原材料的暫估處理

    在原有處理方式下，原材料采購需要判斷發(fā)票是否到達(dá)用于產(chǎn)生不同的記帳憑證，經(jīng)過系統(tǒng)優(yōu)化后，系統(tǒng)在發(fā)票到達(dá)和為到達(dá)時(shí)，采用同一種處理方式和記帳方式，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生暫估憑證和沖減暫估憑證以及入庫憑證，減少了系統(tǒng)操作和人為操作的復(fù)雜性，簡化了系統(tǒng)的處理。

    案例評估

    元盛企業(yè)信息一體化解決方案，是非常典型的牛羊肉類深加工行業(yè)類型的企業(yè)信息化管理方案。在博科與元盛的共同努力下，元盛企業(yè)將大部分業(yè)務(wù)都已構(gòu)建到博科MyERP平臺上。同時(shí)元盛也希望利用博科MyERP平臺的自主配置特性能夠?qū)⑵髽I(yè)所有現(xiàn)金流業(yè)務(wù)都包含進(jìn)來，實(shí)現(xiàn)企業(yè)其它現(xiàn)金業(yè)務(wù)以及各種費(fèi)用支出和報(bào)銷管理。

    面對MyERP平臺，元盛總經(jīng)理信心十足，有志于將該系統(tǒng)推廣到其它分公司分廠中運(yùn)行，還打算未來在物流方面與博科進(jìn)行深入合作。