通常情況下，財務和IT部門，或者干脆就是企業(yè)領(lǐng)導人是推動企業(yè)信息化項目的主要力量。在西安某研究所最近的管理系統(tǒng)變革中，卻源自于“物資供應處”的主動請纓，最終理順了物流、資金流和信息流在研究所的順暢傳遞，優(yōu)化了審批流程，大大提高了管理效率。

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受氣的”物資供應處

    有50多年歷史的該研究所現(xiàn)有職工1700余人，各類專業(yè)技術(shù)人員1100余名。其中，工程院院士1名，研究員級高級工程師50余名，高級工程師300余名，技術(shù)力量雄厚，主要從事控制系統(tǒng)總體和重要部件的研制，是一個規(guī)模較大、技術(shù)力量雄厚、集光機電一體的現(xiàn)代化綜合性研究機構(gòu)。自成立以來，該所一直承擔著國家重點科研任務，成果斐然。共獲科技成果獎勵1000余項，其中國家級科技成果獎20余項，省部級科技成果獎100余項。

    在這樣的體制結(jié)構(gòu)下，物資供應處是配合科研隊伍的配套服務部門。所有和設(shè)計有關(guān)的特殊或普通、國標或非標的元器件、大部件都是有物資供應處來統(tǒng)一調(diào)配管理。也就是說，設(shè)計人員提需求，物資供應處選型采購。

    “如果說，在2000年前，科研項目不多，試制任務項目也比較少的情況下，一年的物資需求量才三、四百萬元，物資需求、計劃、采購、庫房管理的內(nèi)容少，靠手工記帳加上一臺電腦管理就可以完成了。”金算盤軟件公司西安分公司項目經(jīng)理高虹一直負責該研究所的信息化項目，“2000年以后，隨著科研項目的增多，試制加工任務的加重，年采購量達到了2000-4000萬元，加上物資管理人員大量內(nèi)退，人員減少，原來那種簡單的項目物資管理手段顯得力不從心。財務價值核算的問題比較突出，所以先上了庫房物資管理系統(tǒng)，配合財務部門的記賬、核算和管理。物資計劃、采購、檢驗還都沿用手工制表，出入庫也是手寫單據(jù)。而其實物資采購計劃、統(tǒng)計的工作量很大，在準確率上也經(jīng)常會出錯，而且工作量在逐年大幅增加。”

    由于承擔的設(shè)計任務繁重，對相關(guān)物資的選擇、采購和到貨安裝的節(jié)奏也在加快。工作量一大，設(shè)計部門和采購供應部門之間的矛盾就出來了。設(shè)計人員很著急，而采購供應部門也是在一陣忙亂中干著急，“受氣”不少。

    2005年，經(jīng)過一番招投標的流程，金算盤物流軟件中標。根據(jù)項目管理的要求，對物資管理進行流程再造和重新配置，承擔著“物資供應處”多種愿景的物資管理信息化項目開始全面實施。

    在這個階段的實施中，把大量的供應商信息錄入到系統(tǒng)里面，從供應商的基本概況、采購的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等種種有關(guān)信息都以數(shù)字化的形式在金算盤物流軟件中整理出來了。經(jīng)過一段時間的實踐準備，原來在設(shè)計人員和供應商之間“疲于奔命”的信息傳遞效率有了很大的提高，一個部門級的管理系統(tǒng)算是成功上線了。

    “物資管理平臺”發(fā)揮整體協(xié)同效力

    經(jīng)過四年的運行，金算盤物流軟件已經(jīng)無法滿足更加繁重的設(shè)計和采購部門的要求了。設(shè)計人員非常希望在設(shè)計階段就想了解有哪些備用元器件等相關(guān)部件是有備貨的，或者是可以盡快聯(lián)系生產(chǎn)的;確認選用那種部件后，多長時間可以獲得批準?下了采購單后，多長時間可以準備出來?處于什么階段?通過電話詢問既耽誤時間，也影響效率。

    2009年，物資管理處和研究所有關(guān)領(lǐng)導了解到金算盤的管理系統(tǒng)已經(jīng)進入到供應鏈的全程管理階段了。金算盤這套應用于多種商務模式的“全程電子商務”平臺可以為位于不同地點、多級上下游關(guān)系的供應鏈企業(yè)提供無縫集成的商務管理。從用戶的采購單可以轉(zhuǎn)化成供應商的銷售訂單，直接進入到供應商的ERP系統(tǒng)，經(jīng)過MRP展開后，結(jié)合庫存和工藝流程的設(shè)計，盡快安排生產(chǎn)。如果需要采購可以以同樣的方式向合格的上游供應商發(fā)出采購單，該供應商同樣以類似的方式安排生產(chǎn)。以此類推，金算盤的全程電子商務系統(tǒng)使得上下游之間的商務聯(lián)系渾然一體。

    這樣的功能設(shè)計幾乎可以完全滿足該研究所從設(shè)計到物資采購，再到生產(chǎn)、財務等多個部門的緊密聯(lián)系。按照預算，該研究所至少有400人需要同時在線，利用這個物資平臺可以完成從設(shè)計階段的元器件、原材料選型、申請到物資入庫、出庫的管理，查詢和下單等基本操作更是不在話下了。

    由于該研究所無法利用公共互聯(lián)網(wǎng)，而是在所內(nèi)的局域網(wǎng)上搭建了一個電子商務平臺，實現(xiàn)“在線看貨、在線訂購、在線訂單查詢跟蹤”功能，為項目研制、生產(chǎn)等活動提供可靠的物資供應，使項目通過物資管理實現(xiàn)質(zhì)量控制、成本控制的目標;同時將電子商務平臺與金算盤物流管理系統(tǒng)相融合，從而提高物資管理效率，提升物資管理水平，使物資管理邁上一個新臺階。

    首先是打破了部門之間的信息壁壘，降低了信息溝通成本。信息一旦在平臺上生成，就可以被所有需要的部門查閱，毋須等待時間。信息的傳遞不存在不及時的問題，也不會失真，避免了人為傳播誤差的可能。

    其次，信息的獲取方式從被動式變?yōu)橹鲃邮剑�信息鏈下游部門不再依賴于上游部門提供報表等媒體，只要有權(quán)限，就可以獲取需要的任何數(shù)據(jù)。

    第三，提高了設(shè)計人員的工作效率。以往設(shè)計人員需要使用物資時，必須先填制紙質(zhì)采購申請單，經(jīng)過一系列審批手續(xù)后到物資部門，經(jīng)常由于叫法或者規(guī)格型號等細節(jié)問題，采購人員還需和設(shè)計人員進行二次溝通，才能解決。或者有時生成項目重復生產(chǎn)時，需要重新提以前提過的采購計劃，造成大量繁瑣重復的工作不斷發(fā)生，工作效率低下。現(xiàn)在采用物資平臺，原來設(shè)計人員需要三、四天的工作采購申請內(nèi)容，在網(wǎng)站上只需二，三個小時即可輕松搞定，極大的提高了設(shè)計人員的工作效率。

    第四，減少了手工作業(yè)，提高了業(yè)務質(zhì)量。物資平臺上審批過的采購申請單據(jù)，直接下載到金算盤系統(tǒng)里自動生成采購計劃，減少了手工流程和出錯的機率，自然也就提高了業(yè)務質(zhì)量。

    第五，為財務核算提供了準確的數(shù)據(jù)來源。項目審計要求各項目的支出明細越來越細化，以前的物流系統(tǒng)中，只能提供各項目領(lǐng)用材料情況，卻不能反映各項目提請采購材料情況，信息反映不及時，就會有某些項目購買了大量的物資卻沒有及時領(lǐng)出，大量占用庫存資金的事情發(fā)生而不能及時被發(fā)現(xiàn)。在新的物資平臺中，每一筆采購申請都填寫項目名稱，在整個項目的采購申請過程中和項目結(jié)束后，就可方便的對項目所用材料情況進行統(tǒng)計匯總，給財務進行項目成本預算提供可靠依據(jù)。

    “私有云”的快速實施方法值得借鑒

    前面已經(jīng)提到過，該研究所在軟件應用上無法充分利用公共互聯(lián)網(wǎng)的便利。但項目要求的時間緊、任務重，因此，金算盤和研究所的同仁在項目實施上也想盡了辦法。

    首先，采用“私有云”的云計算部署模式，充分利用研究所的局域網(wǎng)資源，通過網(wǎng)站方式建立物資管理平臺，與已經(jīng)在使用的金算盤物流軟件進行信息交換，實現(xiàn)物資管理的全面信息化。這樣既不影響原有物流軟件的整體結(jié)構(gòu)，保證其數(shù)據(jù)安全性，又能以大家非常容易接受的方式和簡單操作來完成平日里繁瑣的工作。

    其次，將金算盤物流軟件中已有的物資、人員、供應商等基礎(chǔ)信息通過發(fā)布的方式上傳到網(wǎng)站上進行信息共享，極大的減輕了網(wǎng)站初始化的工作量。將平臺上已經(jīng)審批完成的采購申請單，用下載的方式引用到金算盤軟件中來，直接生成采購計劃，然后進行詢價比價、生成訂單、到貨通知、檢驗、直至合格物品入庫。這樣就將物資平臺與金算盤軟件上下游打通，形成“私有云”閉環(huán)。

    第三，首頁包含部門公告，供應商資料和登陸界面等。將物資信息，合格供應商信息，采購流程都在物資平臺網(wǎng)站上得到展現(xiàn)，在同一平臺上方便大家看到各業(yè)務環(huán)節(jié)，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部流程，提高業(yè)務協(xié)同能力。五年來積累的數(shù)據(jù)庫中包含了大量使用合格的物資信息，將這些內(nèi)容直接發(fā)布到網(wǎng)站上，供設(shè)計人員瀏覽查詢，及時了解物資詳情。

    近年來，各合格供應商基本都陸續(xù)給物資處提供了電子手冊，方便了解產(chǎn)品更新情況，將供應商的產(chǎn)品手冊發(fā)布到網(wǎng)站上，由設(shè)計人員直接查看，極大的方便了設(shè)計人員的工作。

    信息化已成為當今時代的重要標志，加快信息化的發(fā)展是社會進步的需求，建立與企業(yè)完全配套的現(xiàn)代化物資信息化管理系統(tǒng)，是推動企業(yè)物資管理工作同步前進的有力保障。在研制任務快速增長的背景下，金算盤的物資管理平臺滿足了該研究所在資金集中管理、財務信息化、物流管理信息化等方面的具體需求，取得了良好的效果。而金算盤物資管理平臺覆蓋全程的功能、務實有效的實施方法也經(jīng)受住了該研究所的考驗，為下一步的升級合作奠定了基礎(chǔ)。