快遞服務是一種關系業務，和很多其他合作型業務（如印刷）一樣，它的成功是建立在服務的使用者和提供者相互理解的基礎上的。

    與快遞公司清晰溝通所要求的服務水準可以達到節約的目的。有效辦法應該是召開定期的服務商會議，討論并解決實際問題，設計問題預防措施。

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然而，在很多情況下，企業會直接接受快遞公司的收費標準，沒有意識到費用是可以進一步協商的。很多企業沒有很好地定義它們所需要的服務標準，本來一個稍低標準的服務就可以了，結果為不必要的高水準的服務支付過多。

    學會有效地“回頭看”

    經常見到與快遞公司打交道的客戶對當前或者商定的費用缺乏徹底了解。低級別的員工（比如前臺）全權負責定期處理與快遞公司的業務，包括選擇服務計劃。同樣，很多企業很少回顧與快遞公司的合作情況。

    事實上，快遞費用的節約可以通過幾點實現：
1.確保有一個可靠的系統來定義并監控各種遞送服務的水平。

2.用更少的服務商滿足需求。

3.著眼于專業機構。

4.選擇適當的服務計劃。

    同樣重要的是，一定要向快遞過程中涉及的所有員工都全面交代適用的服務標準和商定的支付計劃。建議定期回顧現任服務商，包括它們的服務質量，尤其是不要錯過任何特別的最新報價。

    對過去合作情況的回顧應包括地理分布，遞送頻率，以及遞送要求像尺寸、重量、內容和期限。

    分析數據時，考慮以下問題：
1.需要當天遞送嗎？
2.可以次日遞送嗎？
3.可以重新包裝以縮小包裹尺寸嗎？
4.超重和超大的包裹要同時付費嗎？
5.可以有其他更便宜的遞送方式代替快遞嗎？
    這些問題幫助組織重新考慮它們的快遞要求，識別并選擇符合它們需要的最合適的費用和服務標準。不要忘記將所選擇的最新計劃清楚地傳達給快遞過程中涉及的所有員工，這樣服務的執行會更具成本效益，更有效率。

    除了重量，體積也是一個成本動因。因此包裹的體積越小越好。

    超重或超大的包裹需要額外付費，但也許可以協商只針對其中一種情況收費。同時，要盡量利用包裹達到節約的目的。

     一個好伙伴很重要

    選擇一個能夠滿足組織特殊需求的好的派送公司有助于降低快遞費用。重要的考慮因素包括派送路線、取件時間、遞送速度、重量和機動性。選擇在所需要的路線具有實力的快遞公司絕對會受益匪淺。不過，對比市場價格很重要，總會有議價的空間，因為很多快遞公司愿意低于正常價格完成交易。

    服務商的信息技術水平也是決定它們服務質量的一個因素，例如：對遞送貨物的追蹤可以做到什么程度？對遞送貨物細節的報告可以達到什么水平？如果可以與客戶的系統對接一個有效的端口，就可以減少IT或行政方面的重復工作，在線信息的生成會變得更容易。

    為了確保承諾的服務水準得到落實，可以從收件方抽查包裹的到達時間。對于不符合要求的情況，從發票金額中扣減相應的費用，也可以嘗試與服務商召開定期會議討論特定時間問題。

    一家分別在新加坡和香港上市的貿易公司回顧它們在中國大陸與香港之間的快遞需求。經過合理分析它們將業務交給一家在中國大陸市場很有實力的快遞公司。

    新更換的這家公司報價低于前任。

    自此，服務得到了改善，每月的快遞費用也降低了。

    快遞費用不普通

    千萬不要忽視選擇快遞公司的重要性，以下的實例就是把這件事當成一件普通事處理，出事后才采取補救措施加強內控處理流程，但對公司已經造成損失的案子。筆者曾經處理過的這樣一個因快遞公司選擇不當的例子：位于寧波的一家外資公司將開出的增值稅發票由普通前臺的員工通過快遞公司寄出給客戶。經過一段時間后，應收客戶的賬款總值380萬元人民幣尚未繳付，經過交流后才知道對方根本沒收到該批發票，于是根據記錄找到快遞公司，可惜該快遞公司找不到有關信息，而且相關職員已離職，該外企也為此付出不菲代價。更換快遞公司，有關文件寄出的工作流程重新設計不再由前臺員工負責，改由各個部門自行負責，而且設立簽名記錄。

     在此不得不提一提總部位于美國喬治亞州亞特蘭大的UPS快遞公司。在最近幾年間，通過客戶服務方面的技術與其自主品牌的“人類工程學”相結合，并且產生了深遠影響，讓這家公司不斷刷新包裹遞送紀錄。它創建了“投遞攔截”服務，客戶只需要在公司的網站上做幾步簡單的操作，就能取回已經發出的包裹，或者更改路線。這些措施吸引了許多新的客戶，降低了留住客戶的成本。

    而且，24小時快遞的價格并不是貨物數量或重量的線性函數。

     如果快遞開支是管理費用中很大宗的一部分，那將主要客戶的貨物合并運輸將會極大削減成本。美迪斯民公司每年與此相關的管理費用要支出90億美元左右。該公司通過將快遞運輸進行合并，節省了相當大一筆錢。

    另外，尚需注意快遞公司是否所有的網點均為自有直營網點，利于對物流的管控能力；是否擁有具備一定規模的貨運專機機隊(自有及包機)，確保快件時效；是否擁有較為先進的信息系統及手持終端支撐，確保快件在生命周期的各個環節都能通過系統實現有效監控，確保快件安全。