快遞服務(wù)是一種關(guān)系業(yè)務(wù)，和很多其他合作型業(yè)務(wù)（如印刷）一樣，它的成功是建立在服務(wù)的使用者和提供者相互理解的基礎(chǔ)上的。

    與快遞公司清晰溝通所要求的服務(wù)水準(zhǔn)可以達(dá)到節(jié)約的目的。有效辦法應(yīng)該是召開(kāi)定期的服務(wù)商會(huì)議，討論并解決實(shí)際問(wèn)題，設(shè)計(jì)問(wèn)題預(yù)防措施。

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然而，在很多情況下，企業(yè)會(huì)直接接受快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有意識(shí)到費(fèi)用是可以進(jìn)一步協(xié)商的。很多企業(yè)沒(méi)有很好地定義它們所需要的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，本來(lái)一個(gè)稍低標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)就可以了，結(jié)果為不必要的高水準(zhǔn)的服務(wù)支付過(guò)多。

    學(xué)會(huì)有效地“回頭看”

    經(jīng)常見(jiàn)到與快遞公司打交道的客戶(hù)對(duì)當(dāng)前或者商定的費(fèi)用缺乏徹底了解。低級(jí)別的員工（比如前臺(tái)）全權(quán)負(fù)責(zé)定期處理與快遞公司的業(yè)務(wù)，包括選擇服務(wù)計(jì)劃。同樣，很多企業(yè)很少回顧與快遞公司的合作情況。

    事實(shí)上，快遞費(fèi)用的節(jié)約可以通過(guò)幾點(diǎn)實(shí)現(xiàn)：
1.確保有一個(gè)可靠的系統(tǒng)來(lái)定義并監(jiān)控各種遞送服務(wù)的水平。

2.用更少的服務(wù)商滿(mǎn)足需求。

3.著眼于專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)。

4.選擇適當(dāng)?shù)姆��?wù)計(jì)劃。

    同樣重要的是，一定要向快遞過(guò)程中涉及的所有員工都全面交代適用的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和商定的支付計(jì)劃。建議定期回顧現(xiàn)任服務(wù)商，包括它們的服務(wù)質(zhì)量，尤其是不要錯(cuò)過(guò)任何特別的最新報(bào)價(jià)。

    對(duì)過(guò)去合作情況的回顧應(yīng)包括地理分布，遞送頻率，以及遞送要求像尺寸、重量、內(nèi)容和期限。

    分析數(shù)據(jù)時(shí)，考慮以下問(wèn)題：
1.需要當(dāng)天遞送嗎？
2.可以次日遞送嗎？
3.可以重新包裝以縮小包裹尺寸嗎？
4.超重和超大的包裹要同時(shí)付費(fèi)嗎？
5.可以有其他更便宜的遞送方式代替快遞嗎？
    這些問(wèn)題幫助組織重新考慮它們的快遞要求，識(shí)別并選擇符合它們需要的最合適的費(fèi)用和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。不要忘記將所選擇的最新計(jì)劃清楚地傳達(dá)給快遞過(guò)程中涉及的所有員工，這樣服務(wù)的執(zhí)行會(huì)更具成本效益，更有效率。

    除了重量，體積也是一個(gè)成本動(dòng)因。因此包裹的體積越小越好。

    超重或超大的包裹需要額外付費(fèi)，但也許可以協(xié)商只針對(duì)其中一種情況收費(fèi)。同時(shí)，要盡量利用包裹達(dá)到節(jié)約的目的。

     一個(gè)好伙伴很重要

    選擇一個(gè)能夠滿(mǎn)足組織特殊需求的好的派送公司有助于降低快遞費(fèi)用。重要的考慮因素包括派送路線、取件時(shí)間、遞送速度、重量和機(jī)動(dòng)性。選擇在所需要的路線具有實(shí)力的快遞公司絕對(duì)會(huì)受益匪淺。不過(guò)，對(duì)比市場(chǎng)價(jià)格很重要，總會(huì)有議價(jià)的空間，因?yàn)楹芏嗫爝f公司愿意低于正常價(jià)格完成交易。

    服務(wù)商的信息技術(shù)水平也是決定它們服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)因素，例如：對(duì)遞送貨物的追蹤可以做到什么程度？對(duì)遞送貨物細(xì)節(jié)的報(bào)告可以達(dá)到什么水平？如果可以與客戶(hù)的系統(tǒng)對(duì)接一個(gè)有效的端口，就可以減少I(mǎi)T或行政方面的重復(fù)工作，在線信息的生成會(huì)變得更容易。

    為了確保承諾的服務(wù)水準(zhǔn)得到落實(shí)，可以從收件方抽查包裹的到達(dá)時(shí)間。對(duì)于不符合要求的情況，從發(fā)票金額中扣減相應(yīng)的費(fèi)用，也可以嘗試與服務(wù)商召開(kāi)定期會(huì)議討論特定時(shí)間問(wèn)題。

    一家分別在新加坡和香港上市的貿(mào)易公司回顧它們?cè)谥袊?guó)大陸與香港之間的快遞需求。經(jīng)過(guò)合理分析它們將業(yè)務(wù)交給一家在中國(guó)大陸市場(chǎng)很有實(shí)力的快遞公司。

    新更換的這家公司報(bào)價(jià)低于前任。

    自此，服務(wù)得到了改善，每月的快遞費(fèi)用也降低了。

    快遞費(fèi)用不普通

    千萬(wàn)不要忽視選擇快遞公司的重要性，以下的實(shí)例就是把這件事當(dāng)成一件普通事處理，出事后才采取補(bǔ)救措施加強(qiáng)內(nèi)控處理流程，但對(duì)公司已經(jīng)造成損失的案子。筆者曾經(jīng)處理過(guò)的這樣一個(gè)因快遞公司選擇不當(dāng)?shù)睦�子：位于寧波的一家外資公司將開(kāi)出的增值稅發(fā)票由普通前臺(tái)的員工通過(guò)快遞公司寄出給客戶(hù)。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后，應(yīng)收客戶(hù)的賬款總值380萬(wàn)元人民幣尚未繳付，經(jīng)過(guò)交流后才知道對(duì)方根本沒(méi)收到該批發(fā)票，于是根據(jù)記錄找到快遞公司，可惜該快遞公司找不到有關(guān)信息，而且相關(guān)職員已離職，該外企也為此付出不菲代價(jià)。更換快遞公司，有關(guān)文件寄出的工作流程重新設(shè)計(jì)不再由前臺(tái)員工負(fù)責(zé)，改由各個(gè)部門(mén)自行負(fù)責(zé)，而且設(shè)立簽名記錄。

     在此不得不提一提總部位于美國(guó)喬治亞州亞特蘭大的UPS快遞公司。在最近幾年間，通過(guò)客戶(hù)服務(wù)方面的技術(shù)與其自主品牌的“人類(lèi)工程學(xué)”相結(jié)合，并且產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，讓這家公司不斷刷新包裹遞送紀(jì)錄。它創(chuàng)建了“投遞攔截”服務(wù)，客戶(hù)只需要在公司的網(wǎng)站上做幾步簡(jiǎn)單的操作，就能取回已經(jīng)發(fā)出的包裹，或者更改路線。這些措施吸引了許多新的客戶(hù)，降低了留住客戶(hù)的成本。

    而且，24小時(shí)快遞的價(jià)格并不是貨物數(shù)量或重量的線性函數(shù)。

     如果快遞開(kāi)支是管理費(fèi)用中很大宗的一部分，那將主要客戶(hù)的貨物合并運(yùn)輸將會(huì)極大削減成本。美迪斯民公司每年與此相關(guān)的管理費(fèi)用要支出90億美元左右。該公司通過(guò)將快遞運(yùn)輸進(jìn)行合并，節(jié)省了相當(dāng)大一筆錢(qián)。

    另外，尚需注意快遞公司是否所有的網(wǎng)點(diǎn)均為自有直營(yíng)網(wǎng)點(diǎn)，利于對(duì)物流的管控能力；是否擁有具備一定規(guī)模的貨運(yùn)專(zhuān)機(jī)機(jī)隊(duì)(自有及包機(jī))，確保快件時(shí)效；是否擁有較為先進(jìn)的信息系統(tǒng)及手持終端支撐，確保快件在生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)都能通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)控，確保快件安全。