招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)在評(píng)標(biāo)、定標(biāo)結(jié)束后，一個(gè)項(xiàng)目的招標(biāo)就算塵埃落定了，這一系列過(guò)程無(wú)法重現(xiàn)，但是檔案卻記錄了這一切。我們也許可以利用檔案來(lái)回憶招標(biāo)過(guò)程，來(lái)查漏補(bǔ)闕，借鑒總結(jié)。

    競(jìng)爭(zhēng)性談判是近年來(lái)用的比較廣泛的采購(gòu)方式，它的檔案管理值得重視。

    檔案資料首先是采購(gòu)申報(bào)資料，表格由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提供，由采購(gòu)人提出申請(qǐng)，采購(gòu)管理辦公室審查后根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模等決定采購(gòu)方式。談判文件由采購(gòu)管理辦公室簽發(fā)后附后，在談判文件中有談判須知、技術(shù)要求、合同條款等內(nèi)容，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提供了報(bào)價(jià)表樣式附后，投標(biāo)人須報(bào)單價(jià)、標(biāo)段價(jià)、最終總價(jià)，且要承諾售后服務(wù)、交貨期限等，以上都是招標(biāo)的一系列資料。

    評(píng)委抽取首先，需抽取評(píng)委，從檔案看，什么項(xiàng)目、評(píng)委幾名、何時(shí)抽取、抽取人、抽取地點(diǎn)等都記錄在案，而評(píng)委是否按時(shí)到達(dá)則又附一張表在后，這也是為方便工作考慮。

    談判開(kāi)始投標(biāo)人填寫投標(biāo)報(bào)價(jià)表，有幾家單位就填寫幾份報(bào)價(jià)表，評(píng)委評(píng)判后寫出評(píng)標(biāo)報(bào)告確定中標(biāo)人，定標(biāo)后，雙方合同附后以備查考，最后再附一份總的表，對(duì)整個(gè)過(guò)程中采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)承辦事項(xiàng)及采購(gòu)管理辦公室監(jiān)管情況加以總結(jié)，充分體現(xiàn)了服務(wù)與管理分開(kāi)，各項(xiàng)流程均有承辦人簽字，責(zé)任明確，一目了然。