采購制度的規(guī)劃
1. 對采購功能之體認(rèn)
2. 優(yōu)秀采購人員應(yīng)具備之條件
3. 采購部門之組織與地位
4. 采購制度與授權(quán)
5. 采購作業(yè)之流程與窗體
6. 采購計劃與預(yù)算之編訂
采購制度之規(guī)劃
1.對采購功能之體認(rèn)
『買』、『賣』是企業(yè)的主要活動，但企業(yè)界與學(xué)術(shù)界以往重賣輕買的現(xiàn)象卻相當(dāng)普遍，偏頗的心態(tài)十分嚴(yán)重。而采購的角色，始終隱藏在生產(chǎn)管理或物料管理的范疇中，無法特立凸顯其重要性。采購是企業(yè)活動中最重要的功能之一，尤其是一般企業(yè)購料支出約占制造成本55%以上；因此采購管理是否良好，對企業(yè)的存續(xù)與發(fā)展有舉足輕重的直接影響。采購之范圍，不但包括有形的物體，例如原、副料、機(jī)具設(shè)備、事務(wù)用品等；也包括無形的勞務(wù)，例如技術(shù)、服務(wù)等。在現(xiàn)今競爭激烈的全球化環(huán)境下，企業(yè)可借著降低成本而達(dá)到立穩(wěn)利基、增加顧客價值的目的。已經(jīng)有越來越多的企業(yè)重視采購和資源管理，良好的采購和資源管理可降低成本，并提升質(zhì)量與技術(shù)。

2.優(yōu)秀采購人員應(yīng)具備之條件

要完成采購重任，采購人員必須具備種種特質(zhì)要件。采購人員必須具備之特質(zhì)要件如下：
　（1） 為人正直、誠正清廉。
　（2） 值得信賴。
　（3） 態(tài)度積極。
　（4） 勤勉成性。
　（5） 富協(xié)調(diào)性，樂于和他人溝通。
　（6） 應(yīng)變能力強(qiáng)，富彈性。
　（7） 學(xué)習(xí)能力高。
　（8） 處事周密。
此外，經(jīng)驗的累積亦是重要的因素之一。

3.采購部門之組織與地位

一般經(jīng)營體系包括營銷、生產(chǎn)、會計、人事、物料、采購等功能。各功能相互連結(jié)而形成經(jīng)營體系，而采購體系是整體體系中之不可或缺之一部分。所謂的管理體系，乃指為了遂行體系而進(jìn)行實際的管理工作，其概要如下：

（1） 為追求有效的管理，必須透過組織來進(jìn)行管理的工作，于是在創(chuàng)業(yè)時就是要規(guī)劃企業(yè)的組織。之后則視必要加以改善、變更。
（2） 管理工作事先要有計劃。計劃包括長程、短程計劃及預(yù)算等等。各部門的計劃包括從銷售、生產(chǎn)、財務(wù)、人事及物料采購計劃等。
（3） 有了計劃后，為了要達(dá)成計劃，必須對各種作業(yè)的執(zhí)行加以控制，確保計劃能依循而為。

這種組織的設(shè)立、計劃、執(zhí)行、考核構(gòu)成了管理循環(huán)。而采購方針與采購計劃的擬定，是依據(jù)前面所闡述的觀念，茲將采購管理的體系說明如下：

采購方針的設(shè)定方式
采購人員對外部而言，乃代表公司進(jìn)行采購工作；而對公司內(nèi)部而言，富有與有關(guān)部門密切配合以順利獲得所需物料之重責(zé)。采購方針應(yīng)列入公司整體性方針中，其重要性可見一斑。采購方針可分為一般性基本方針與個別性執(zhí)行方針，一般性基本方針是針對采購計劃與采購活動而設(shè)定，通常涵蓋下列范圍：

（1） 公司原料之自制與外購。
（2） 物料的采購與庫存。
（3） 長期契約與短期契約的簽訂。
（4） 供貨商的選擇與評估。
（5） 上下游相互采購情形。
（6） 總公司采購與分公司采購。
（7） 采購部門與其相關(guān)部門。
（8） 采購作業(yè)與個人之關(guān)系。
（9） 采購人員的業(yè)務(wù)處理。
（10） 采購倫理的問題。

采購計劃之內(nèi)容
所謂采購計劃就是對種種采購活動于事先就決定其處理的方法，并依循此方法，完成整個采購任務(wù)。因此采購計劃的內(nèi)容，包括下列各項計劃：

（1） 采購品的市場調(diào)查。如采購品的市場變動，情信息報收集，景氣變動的預(yù)測等。
（2） 協(xié)力廠商的調(diào)查與選擇。調(diào)查并選擇優(yōu)良的供貨商或協(xié)力商以確保物料的供應(yīng)。
（3） 采購品的質(zhì)量計劃，進(jìn)廠計劃（交期計劃），供貨商計劃等等。
（4） 采購的技術(shù)開發(fā)，如采購工程，工業(yè)工程，價值分析，系統(tǒng)工程等。
幾乎所有的制造業(yè)公司，都有采購部門。但是在那些企業(yè)里，采購的功能性并不被重視。以下簡述數(shù)項企業(yè)重視采購功能程度之影響因素。

1. 歷史性：
公司歷史或許對于采購功能在公司的位置有最重要的影響力。在較早成立的公司，公司往往都對采購建立一套制式的程序。例如集中采購或分散采購。集中采購是指整個公司企業(yè)（包含母子公司、海外單位等），在采購時，是統(tǒng)合起來采購。集中采購和分散采購業(yè)界非常盛行。在一家沒有分公司的企業(yè)，就無集中采購與分散采購的名辭。當(dāng)一家公司有許多單位分散各地時，集中采購與分散采購之運(yùn)用極為重要。大宗且共同的物料，由總公司集中采購，由于數(shù)量大，又有專職人員負(fù)責(zé)，可使采購技術(shù)與情報較先進(jìn)與靈通。且因采購數(shù)量大，可爭取較大價格折扣，并與供貨商建立較良好關(guān)系。然而在零星、緊急、特殊、供應(yīng)生產(chǎn)設(shè)備使用的小額采購時，重點(diǎn)在短期靈活調(diào)度，則以分散采購較為適當(dāng)。集中采購的優(yōu)點(diǎn)乃藉由大量購買，獲得價格上優(yōu)勢。可是卻有一缺點(diǎn)，就是當(dāng)大量購買時，事實上也就代表了訂單處理流程較缺乏彈性，無法及時訂購。這會降低當(dāng)有生產(chǎn)需求時的響應(yīng)速度。然而由于科技的進(jìn)步，除了使企業(yè)可先行評估出正常的需求外，也有機(jī)制使得有特殊需求時，可直接和供貨商接觸。如此，不但有大量購買所帶來的價格優(yōu)勢，也能達(dá)到及時反應(yīng)的優(yōu)點(diǎn)。

2. 采購權(quán)之統(tǒng)一化：
采購權(quán)之統(tǒng)一化在企業(yè)管理上相當(dāng)重要。如果采購權(quán)不統(tǒng)一，企業(yè)內(nèi)任何單位都可向外申購，將造成企業(yè)之混亂。一般而言，企業(yè)內(nèi)各部門所需之物品應(yīng)向采購部門請購，再由采購部門向外采購。若采購人員對某種物品不清楚時，應(yīng)努力學(xué)習(xí)，認(rèn)清物品以利采購的進(jìn)行。無論如何，采購不得由未經(jīng)授權(quán)核準(zhǔn)人員進(jìn)行。若沒有一個專業(yè)且唯一的采購團(tuán)體，想發(fā)展和整合一企業(yè)的采購策略是很難的。現(xiàn)今，有幾項發(fā)展趨勢在美國大型企業(yè)產(chǎn)生。采購已變的較少戰(zhàn)術(shù)功能，而偏向戰(zhàn)略/策略功能、企業(yè)把生產(chǎn)與采購策略加入競爭策略計劃中。上述所說趨勢都需要一強(qiáng)有力的集權(quán)式采購團(tuán)體作后盾，由他們來發(fā)展采購策略。沒有這樣的團(tuán)體，企業(yè)采購策略將無法和整個公司組織整合。但針對分權(quán)式采購而言，采購人員必須對當(dāng)?shù)氐臓I運(yùn)需求有較多的了解，包括對產(chǎn)品、流程、企業(yè)等有較深入的認(rèn)識。這些了解，可使買者和供貨商之間發(fā)展出較良好的關(guān)系。

3. 產(chǎn)品開發(fā)支持：
對于新產(chǎn)品和創(chuàng)新的需求，如果強(qiáng)于競爭者的話，可增進(jìn)企業(yè)的競爭優(yōu)勢。因為大部分的產(chǎn)品創(chuàng)新發(fā)生于作業(yè)單位水平，而分權(quán)式采購結(jié)構(gòu)較容易支持新產(chǎn)品的發(fā)展。因為新產(chǎn)品會產(chǎn)生額外原物料需求，分權(quán)式采購結(jié)構(gòu)之采購人員與供貨商擁有良好默契，將更加容易取得。

4. 擁有權(quán)：
有些組織偏好分權(quán)式，是因著眼于其無形的理由：擁有權(quán)。因為他們覺得，分權(quán)下，人員較能夠了解和支持部門目標(biāo)。如果是在集權(quán)下，人員較不能了解部門需求。近幾年，一些公司偏向分權(quán)的模式。這些公司為了降低成本，降低其公司組織人員編制，包含集權(quán)式采購團(tuán)體。此外，最近潮流開始趨向采購決策的核準(zhǔn)由較低的管理等級決定。這樣的情況，降低了公司對集權(quán)式采購團(tuán)體的需求。

5. 供應(yīng)鏈管理： 供應(yīng)鏈管理是一個組織性的觀念，主要藉由使用完全系統(tǒng)觀點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)在整合和管理物料的來源、流向及控制。有些公司其物料管理是直接報告委員會，可見物料管理在整合性供應(yīng)煉上的重要性。物料控制主要目的在能符合生產(chǎn)排程情況下，盡可能使原物料和在制品的存量最低，因此可使公司降低存貨持有成本。可是如考慮運(yùn)輸部門，其和上述觀念就有相沖突之處。因為，如要降低存貨成本，勢必采取少量多次的訂購方式。而所增加的運(yùn)送次數(shù)，和因小量而造成的運(yùn)送工具未能使其產(chǎn)能最大，所造成的成本增加，將會使運(yùn)輸部門和生產(chǎn)/倉儲部門產(chǎn)生績效上的沖突。如何加以考慮，并決定出一合理的評量績效模型，將是管理當(dāng)局挑戰(zhàn)的議題。為什么公司會支持物料管理觀念呢？有幾項優(yōu)點(diǎn)是顯而易見的：
（1） 可以增加對原料成本的控制力。
（2） 可使員工對全面性的系統(tǒng)有更深的了解，而非局限于狹窄的功能上的觀念。
（3） 可使得不同部門間更能溝通、協(xié)調(diào)。
我們可以藉由列出物料執(zhí)行的作業(yè)，了解組織內(nèi)的物料管理。就大多數(shù)的組織而言，都把采購視為在物料結(jié)構(gòu)中最主要的功能。有70%的采購是對物料管理者負(fù)責(zé)的。其它的30%則是對另一經(jīng)理人員負(fù)責(zé)。

4.采購制度與授權(quán)

采購必須考慮下列需求：
　（1） 正確的價格購買物品。
　（2） 正確的來源。
　（3） 符合特定的要求。
　（4） 正確的數(shù)量。
　（5） 正確的時間運(yùn)送、送達(dá)。
　（6） 運(yùn)送給正確的顧客。

大多數(shù)的企業(yè)都有運(yùn)輸部門或功能，因為其重要性是隨著采購數(shù)量的增多而增加的。對某些企業(yè)而言，運(yùn)輸是采購有關(guān)最大的成本，尤其是在一些高度分散的公司。就如同把產(chǎn)品運(yùn)送至顧客所需耗費(fèi)的成本一樣，原物料的運(yùn)輸成本控制，影響一家公司營運(yùn)甚巨。最近15年來，質(zhì)量控制的重要性已越來越為人所重視。大多數(shù)的公司都已曉得，如想解決質(zhì)量問題，應(yīng)把重心放在供貨商的供貨質(zhì)量和事先預(yù)防上，而不是在事后的偵測。基于這個理由，公司重點(diǎn)已由檢驗供貨商所運(yùn)送來源物料的質(zhì)量，轉(zhuǎn)換成從物料來源就應(yīng)加以注意。這個觀念強(qiáng)調(diào)供貨商在質(zhì)量程序上扮演相當(dāng)重要的角色。

5.采購作業(yè)之流程與窗體

采購程序：
在采購程序中，開出訂購單不過是采購程序的一部份而已。而采購計劃、物料來源、情報搜集、適當(dāng)采購時間以及其它重要影響因素都需事先加以決定。在一生產(chǎn)工廠里，采購程序包括下列主要步驟：

（1） 采專責(zé)的人員開出請購單(Purchase Requisition)，交予采購部門。
（2） 決定購買哪些物料及購買多少數(shù)量。
（3） 研究市場趨勢，并決定出最有利的購買時機(jī)。
（4） 決定物料供應(yīng)來源以進(jìn)行采購事項。
（5） 以詢價、報價、比價等程序決定有利價格，并選取適當(dāng)供貨商。
（6） 與供貨商訂立采購合約并開具訂購單。
（7） 監(jiān)督供貨商準(zhǔn)時交貨。
（8） 核對并完成采購交易行為，根據(jù)驗收單(Receiving Report)或質(zhì)量數(shù)量的檢驗報告，核對供貨商狀況，并對供貨商的不良品加以處理。

一個采購程序是起源于先辨識出所需求的原料，使用者很清楚的知道在生產(chǎn)過程中所需求的原料，如此才能確保所購買的原物料符合需求。

采購功能：
在現(xiàn)今，管理人員重視采購管理，為達(dá)到成本降低、產(chǎn)品運(yùn)送、質(zhì)量增進(jìn)、接觸新的技術(shù)、科技、生產(chǎn)循環(huán)時間的減少。由之前的數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)有一半的支出是發(fā)生于采購上，由此可看出采購的重要性。要有成功的采購管理，需要許多不同的作業(yè)配合。
采購功能有以下數(shù)項：

（1） 發(fā)展制度化的文件和供貨商的策略材物料符合生產(chǎn)所需求。
（2） 發(fā)展和執(zhí)行采購與供貨商績效評估制度。
（3） 和供貨商建立及時信息系統(tǒng)。
（4） 建立有彈性的組織結(jié)構(gòu)。
（5） 和工程、生產(chǎn)、供貨商等，發(fā)展出良好互動關(guān)系。
（6） 和供貨商共同發(fā)展出領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)。

采購作業(yè)流程，因采購來源與對象，而有些許差異，但最基本的流程仍大同小異。
采購循環(huán)包含：

（1） 辨識采購需求。
（2） 潛在供貨商資源評估。
（3） 選擇供應(yīng)的資源。
（4） 收到原料。
（5） 持續(xù)性的績效評估和供貨商管理。
（6） 其它有關(guān)采購程序的文件、窗體。

供貨商需提供原料輸運(yùn)的單據(jù)。包含幾項要點(diǎn)，所運(yùn)輸?shù)奈锲窋?shù)量，也記載了采購單等單據(jù)的號碼，以資追蹤和稽核。此單據(jù)非常重要，因為當(dāng)客戶收到供貨商所運(yùn)輸?shù)呢浳飼r，此單據(jù)可比較是否帳上的數(shù)量和實際運(yùn)輸?shù)挠袩o一致。

報價請求單：
報價請求單通常由采購部門填妥項目、數(shù)量等相關(guān)數(shù)據(jù)后，寄給供貨商，要求供貨商針對采購項目及數(shù)量進(jìn)行報價工作。通常此一單據(jù)所包含的資料有：
1.材料規(guī)格表
2.采購的數(shù)量
3.預(yù)期交貨日
4.交貨地點(diǎn)
5.供貨商的決定日期。
此外，報價請求單也可能要求供貨商提供以下數(shù)據(jù)：
1.采購品的單價與總價
2.運(yùn)費(fèi)由誰負(fù)責(zé)
3.付款條件（例如現(xiàn)金折扣等等）
4.預(yù)期交貨日
5.其它特殊條件。

采購單（訂購單）：
是對供貨商所做購買證明、承諾的重要文件。此文件具有法律上約束力，一經(jīng)采購部門開出、核準(zhǔn)后即兌現(xiàn)。通常采購單所包括數(shù)據(jù)有：
1.采購單之流水號
2.采購品數(shù)量
3.采購品的規(guī)格
4.交貨日與交貨地點(diǎn)
5.采購品的單價與總價
6.現(xiàn)金折扣或其它付款條件
7.其它特殊要求。
對于一年內(nèi)需持續(xù)使用的外購品，采購部門通常會開出數(shù)張報價請求單給不同的供貨商；而當(dāng)某一供貨商被選上時，采購部門會開出綜合訂單，這種訂單可指出整個年度所需購買的項目與數(shù)量。當(dāng)生產(chǎn)等部門需要上述物品時，可徑自行開出訂單給供貨商，而不需再經(jīng)過采購部門，當(dāng)然物品的項目與數(shù)目需符合綜合訂單上已經(jīng)核準(zhǔn)的項目。此種單據(jù)的作法能夠讓企業(yè)與其供貨商建立較長期關(guān)系，且易獲得采購品的現(xiàn)金折扣和簡化采購流程 。

采購需求單（請購單）：
通常由物料的需求部門（如生產(chǎn)、品管）所提出，這些部門要求采購部門為其購買所需物品。此一請購單所包括的項目通常有：
1.欲采購的項目為何
2.數(shù)量有多少
3.預(yù)期交貨日為何
4.預(yù)期的價格
5.交貨地點(diǎn)
6.其它。
請購單為采購作業(yè)之起點(diǎn)，通常由使用物料單位等發(fā)出一個采購請求，最常用的是采購需求單，屬于企業(yè)內(nèi)部的文件。采購需求單有許多不同格式，但每張采購單中一定要包含下列述數(shù)項信息：
1.原料的描述（品名）
2.所需求的數(shù)量與日期
3.所估計的單位成本
4.所涉及的會計科目
5.寫此單據(jù)的日期
6.核準(zhǔn)簽章。但現(xiàn)今計算機(jī)發(fā)達(dá)，不一定需書面形式，亦可在計算機(jī)上設(shè)計類似格式。

6.采購計劃與預(yù)算之編制

采購的執(zhí)行與控制：
為使采購計劃能順利推展，采購業(yè)務(wù)應(yīng)如何正確的執(zhí)行，如何將采購業(yè)務(wù)控制的恰當(dāng)好處，乃相當(dāng)重要之課題。為使采購業(yè)務(wù)正確執(zhí)行，以及為使采購業(yè)務(wù)控制得宜，在采購管理上必須引用下列管理手段：
（1） 采購制度與作業(yè)程序的建立及合理化。
（2） 采購手冊的編制。
（3） 采購的預(yù)算管理與擬定。
（4） 采購的成本管理。
（5） 采購的績效評價與管理。
（6） 采購用料表。
（7） 采購組織與職責(zé)的合理化。
（8） 庫存管理。

傳統(tǒng)的物料采購管理組織，與世界先進(jìn)國家的物料部門或采購部門之組織都大同小異，通常，在這些企業(yè)中都擁有采購與倉儲兩個單位。大約在十年前開始，美國經(jīng)營管理有了嶄新的發(fā)展。采購管理也起了很大的變化。因此，采購管理組織，在今天已被視為與業(yè)務(wù)管理組織一樣，從傳統(tǒng)步向革新。