作者：龔斌/劉文林
   
    近十年來，商業管理不斷變革，計算機技術、通訊技術、網絡技術、條碼技術、IC卡技術的迅猛發展，為其注入了不可抗拒的力量。從封閉柜臺開票制到開架條碼自動銷售制的變革，從綜合差價到單品批次進價的進步，從多級核算到進銷分離，從人力資源無從量化到分級定標考核到人,徹底打破了以往的商業運作舊機制,嶄新的商業模式即將取而代之。
   
    集團信息系統網絡構成
   
    新疆友好（集團）股份有限公司是集團性的大型國有商業企業，主業營業面積為9.8萬平方米，經營品種8萬余種，現有員工3085人，集團公司總資產10.37億元，股本總額25664萬股，公司在烏魯木齊市擁有四家大中型商場及一家三星級酒店。這五家下屬單位均在近七年來建立了獨立的計算機系統，其中天山百貨大樓、友好商場屬大型零售企業，現已各自建成一套由近45臺IBM-POS收款機、POS專用服務器、50臺PC、兩臺HP9000系列小型機、企業級網絡設備組成并通過綜合布線構成的商場級的商業管理信息系統；天百名店和平價廣場屬中型商業企業，兩家有POS收款機30臺，中、高檔服務器3臺；友好大酒店的酒店管理系統由12臺PC及一臺服務器構成。集團所屬單位的軟件平臺定位在UNIX操作系統和ORACLE數據庫上，各自內部的局域網絡主干為百兆以太網，POS系統為十兆以太網，通訊協議采用TCP/IP和遵循IEEE802.3、IEEE802.5標準。除將要進行改擴建的單位之外，凡建立計算機管理系統的單位，均同期建立財務核算和人員考核系統。把系統的效益體現放在第一位始終是集團考慮的中心。
    目前，正在建設中的友好集團計算機信息系統網絡，由兩大部分組成，其一是內部的企業管理Intranet，解決企業內部的三種信息（人、財、物）和辦公自動化的需求；其二是在企業有效數據完整的基礎上建立與Internet的連接，開辟面向社會的BtoB、BtoC電子商務。將以通過市廣電有線線路為主、無線網絡為后備的形式組建集團網絡的框架，將不同物理位址的下屬單位的局域網在帶寬許可的前提下以可靠、實用、價廉的方式接入集團廣域網；與此同時，為了信息的高度集中管理，制定集團性的商業業務管理標準（包括編碼標準、組織標準、采購標準、銷售/收款方式標準、庫存管理標準等等），通訊標準，核算標準，考核標準，崗位指標標準等。系統建設發展到今天這一步，像所有大型商業單位的計算中心一樣，伴隨著多年來的酸、甜、苦、辣，如今我們已鍛煉出一支能經得起風浪的隊伍。
   
    四大管理子系統構成整體
   
    我們知道，流通科技中的商業管理信息系統，其實是一個跨學科的系統工程，在系統建設中，不僅要考慮硬件中的主機、儲存、輸入輸出、通信、網絡等設備的選型，以及操作系統、數據庫、應用系統等軟件的選型，更重要的是必須注意軟件與硬件的匹配及軟硬件是否滿足企業應用系統的需要。此外，還要考慮系統的高性能事務處理能力、商業C2安全等級、先進的技術指標、完善的現代應用開發工具、集成兼容、風險承擔等等。
    從總體而言，友好集團下屬各單位的管理信息系統，由于建設時期的統一考慮，故基本一致，整個系統由銷售管理子系統、經營業務管理子系統、財務管理子系統、全員考核管理子系統組成。從1994年投入運行以來，歷時近七年。其間曾在1997年為了挖掘企業的綜合管理潛力，全面地把初期以物流為核心的管理模式轉化到以財流為核心的管理模式上來，我們對系統的軟硬件進行了一次較大的升級。現將系統體系簡述如下:
    1、銷售管理子系統
    對銷售子系統提出的建設原則是：盡可能地提高銷售自動化手段，全方位向銷售第一線傾斜，要求零售業務處理功能齊全，操作簡單，反應迅速，數據傳輸正確無誤。其主要特點有：
    （1）采用PC-POS收款機，具有很強的網絡特性，可依據不同的使用場合，配置不同的外設，如條碼銷售配備條碼掃描儀、信用卡收款則配置帶有磁卡（IC卡）刷卡器的專用鍵盤，每臺POS機配有顧客顯示屏、收款打印機、9英寸VGA（或LCD）顯示器，自動開啟式錢箱等。
    （2）采用先進的無線跳頻全透明網絡技術組成無線POS機，解決非建筑群內的遠程銷售點的實時銷售和數據采集。
    （3）POS通過服務器提供的商品檔案進行銷售，在收款業務中可以處理優惠、 折扣、退貨、批量降價、按量付款、金額付款、支票現金、信用卡、貴賓卡結算等日常零售業務。
    （4）POS機具備全樓通收功能、權限優惠功能（不同權限者優惠檔次不同）。
    （5）基于POS網絡，實現銀行信用卡實時消費功能。
    （6）銷售收款后的信息通過網絡提交給服務器，在每一筆前臺銷售中，營業員及收款員工作業績的統計信息將作為全員考核依據 。
    （7）銷售子系統的POS機采用集中UPS供電管理，避免電源故障影響銷售業務，即使商場全部停電，仍可進行4小時的前臺業務。
    （8）在結構上，銷售子系統是相對獨立的，所以整個系統的軟硬件故障對銷售的影響可以降到最小，在系統發生故障時保證商場的基本營業活動正常進行。
    2、經營業務管理子系統
    隨著商品種類的與日俱增，企業內部各流通環節的信息日趨復雜。商業計算機綜合管理系統的產生，實現了以商品流轉為核心的物流業務處理及單品數量管理體系，以財流為核心的帳務處理及單品進價先進先出的核算體系，以人流為核心的全面指標考核及工資獎金分配體系，從而體現了企業集權管理的現代化。集團下屬各單位的商業計算機綜合管理系統，概括地說，其主要作用是在企業的經營活動中，實行商流信息的全面、準確、動態的量化管理，它所管理的是商品在進銷調存等整個商業行為中的狀態，能對每個單品在物流、財流、人流、信息流的全過程和任意節點上進行統計、核算控制和預測。其主要方法是使企業的基礎管理與數據的采集、傳遞、處理、存儲和查詢，能夠及時準確地反映單位的經營活動，改善宏觀控制和綜合分析手段，從而加速資金周轉，提高經濟效益，優化庫存管理，合理科學地實現獎懲分配。
    在經營業務管理系統中，商品流轉管理是企業計算機系統的主線，它包括合同、計劃、進貨、物價、盤庫、退貨、零售與批發、結款、統計報表、經理查詢、人事管理、計劃管理、固定資產管理、工資管理、考勤管理等項目。實質上即是整個企業的經營業務管理系統圍繞著“經銷優先的單品、進價、數量、先進先出的核算體制”為中心，來展開整個物流、財流、人流與信息流的工作進程。
    3、財務管理子系統
    當企業物流管理達到一定層次后，其中心工作必然轉向財務核算體系，只有當財務人員擺脫大量的帳務活動后，認真作好財務分析，企業才能從管理上出效益。現在企業的財務管理子系統和物流系統，通過接口方便地使各種憑證自動生成，達到手工記帳電算化。其實，財務管理分為帳務、核算和資金分配三大部分。其內容包括建帳、對帳、憑證生成、應收應付總帳管理、往來結算、內行資金分配、計算、分析、查詢、處理、自動報表生成等項目，并將財會科目屬性、指數、常數、稅收、計算公式等作為可維護性檔案加以保存。
    4、全員考核管理子系統
    集團從1998年開始在天山百貨大樓展開全員考核，并在此基礎上推向整個集團。全員考核的兩個重要條件是考核數據及考核標準，考核工作的本身是一個不斷接近真實，追求公正的過程。考核指標的公正性和個人成績的真實性是體現考核工作成敗的關鍵，沒有計算機系統是無法采集到如此之大的信息量，也無法完成全員的工作業績考核。給考核工作帶來了真正的生命力，給企業的經營管理帶來了巨大的活力。
   
    商業企業計算機管理從哪入手？
   
    運用流通科技的計算機手段，能夠從多方面、多角度對生產經營進行控制和提供服務。而商業企業的生產經營活動主要表現為商品購銷存業務的發生，所以對商品購銷存的管理是商業企業最基礎的管理工作。我企業的計算機管理主要是從這一基礎工作入手，通過幾年的完善，在實踐中獲得了較好的效果。
    1、商品購進的管理
    商品購進是企業經營活動的開始，也是計算機初始建檔和數據采集的開始。它從計劃管理及合同管理入手，將這兩方面的資料先輸入計算機，對以后的商品購進實施控制和監督，并考核其執行情況。商品到貨后必須輸入計算機進行管理，否則無法進行銷售。這一管理又從三個方面進行：
    （1）編定供貨商編碼，建立供貨商檔案，為企業今后組織貨源提供信息。并且通過供貨商檔案管理，可以清楚了解該供貨商所供商品的品種、數量、價格，合同執行情況，商品銷售情況，貨款結算情況等多方面信息資料。
    （2）編定商品編碼，建立商品明細帳、庫位帳，通過商品編碼確定該商品所屬的部門及小組，確定商品的實物負責人，從而對商品進行明細核算。
    （3）編定商品類別編碼，將商品按國家統一的分類標準進行分類，用來考核大類商品的購銷情況，并能夠提供同期對比數，完成統計數據的自動交換和報表生成。在以上編碼中，商品編碼是最基本碼。對商品的數量、金額進行購銷存全過程的控制及核算是從商品編碼的編定開始的。
    2、商品的價格管理
    在市場經濟環境中，商品的價格受到多方面因素的影響，其進價和售價都具有不確定性，如果沒有計算機管理很難控制。商業零售企業傳統上采用的都是售價金額核算，通過綜合差價率的計算結轉銷售成本，這一方法雖有其科學性，但具體到每一商品的價格管理確有很多漏洞。由于市場價格的波動性，使得過去的統一加價率、固定的商品定價體系不復存在，造成在商品銷售和商品盤點中人為因素很大。我們采用計算機進行的商品售價管理主要包括三個方面。
    （1）商品定價，主要確定商品的加價率和加稅率，商品的進價乘商品的加價率和加稅率后形成售價。
    （2）商品的變價，主要用于控制正常差價范圍內的售價升降。在商品銷售過程中，由于隨行就市帶來的價格變化，通過這一窗口， 只能調整商品的加價率，而不能調整商品的進價和加稅率。
    （3）商品的削價，主要用于商品的削價管理，這個窗口的進入必須有較為嚴格的審批手續。商品的售價管理通過以上三個窗口進行控制，各收款機在銷售發生時只執行現行價。
    在商品的進價管理中，主要執行的是批次進價，如同一商品售價相同而進價不同時，采用先進先出法核算商品的庫存金額和結轉商品銷售成本。
    3、商品庫存的管理
    商業零售企業由于所經營的商品品種較多，商品購銷發生較頻繁，對庫存商品的管理和控制一般是以會計售價金額核算、柜組實物負責制的形式完成的。這一核算形式對庫存商品各品種的實物量的增減變化情況和余額不能進行反映，只有通過盤點來核對實物庫存與會計庫存金額是否相符，如發生商品的溢、缺和貨款長短，不易查明原因、明確責任，其根本原因是沒有建立起帳款銜接的能夠反映庫存商品實物量變化的原始記錄，即商品明細帳，如果手工設帳工作量非常大。我們通過計算機管理很好解決了這一矛盾，同時又能保證單品進價核算、售價監督，柜組實物負責制不變。
    （1）庫存商品明細管理
    通過商品編碼，建立各部門、各小組的庫存商品明細帳。在管理中，庫存商品帳反映兩個方面的庫存情況，售價庫存和進價庫存。售價庫存通過與會計金額帳的銜接，監督各商場及小組的實物庫存。同時，通過收款系統的管理，控制商品的銷售價格，及時記錄商品售價庫存的變化。進價庫存主要用于成本核算，通過選定的成本計價方法，結轉已銷商品的實際成本。在庫存商品明細帳中又分設經銷商品庫存、代銷商品庫存、聯銷商品庫存。
    （2）商品庫位管理
    在庫存商品的管理中，還可以明確商品所在庫位，可分設大庫存貨、批發存貨、小組存貨，進一步明確了商品的實物所在地和責任人，方便了批發零售之間的互相調貨，通過庫存查詢可迅速了解商品的存貨量和存貨地。
    （3）商品的盤點對帳
    通過計算機管理系統與實物存貨對帳,是計算機系統內的一項重要管理內容。它能夠真實反映商品的實存情況，原因是計算機對商品的數量和價格都進行著監控，這是過去零售企業會計對帳所做不到的。用計算機核對各小組實盤庫存是否與系統內結存情況相符，不僅是對商品購銷過程中有無問題的監督，同時也是對計算機系統運行結果的監督和總結，是保證整體系統連續運行的重要環節。通過盤點，商場的全體經營人員都在關心所反饋的信息是否正確。具體核對方法是只需將商品的實存數量和商品編碼，通過盤點對帳窗口輸入計算機，計算機內就會自動完成對帳工作。首先將數量相符的進行勾銷，將不相符的按商場、部門、小組的順序打出對帳調整表，表的項目有長短數量、進價、售價、長短金額。同時還按商品實盤錄入的全部商品數，分商場、部門、小組打出盤點金額（有進價金額和售價金額）和計算機內存商品金額對照表。這兩張表的差額部分應相符。通過對帳可以檢查商品的帳貨相符率。相符率高的部門管理工作相對做的比較完善，各項手續制度比較健全，經理及核算員對計算機系統有正確的認識。反之在基礎工作上不是沒能配合好，就是自身管理有漏洞。從中可以反映出問題，暴露矛盾，改進工作。
    4、商品銷售的管理
    （1）實現銷售款通收
    在商品銷售環節，由于采用了聯網收款機系統，數據的采集、發送、接收都在同一網絡中進行，已經達到全營業場銷售款的通收，也就是顧客所購商品，可以在商場內不同樓層任一收款臺交款，極大地方便了顧客。由于記錄的完整性，收款員的收款、交款、對帳、查詢都有詳細的依據可提供核對，不會出現由于通收而帶來收交款混亂。一旦出現問題，可以清楚地查到銷售的發生時間、收款人、開票人、收款找零情況等信息。
    （2）收款員與營業員之間通過各自的對帳明確權責
    計算機系統每日要對當天的銷售情況打出兩種對帳表。一種是以商品品種、數量為單位匯總出的各商場、部門、小組銷售情況對帳表，報表內容有營業收入退出的銷項稅、商品銷售收入、商品銷售成本、商品銷售毛利、毛利率、銷售折扣，這張表主要用于各小組核對當天銷售情況和會計用于填制記帳憑證。另一張表是以收款員收回不同資金的形式匯總產生的收款員收款情況表，表的內容有現金、支票、信用卡、銀行匯票等，主要用于收款員對帳和分配銷售款用。這兩張表反映了同筆銷售業務的兩個方面。一是庫存商品減少了多少，二是銷售款回籠了多少，總金額必須相符。這就保證了營業款的真實準確性，同時明確了權責。營業員就是負責商品的安全，管好自己所管的商品，商品出現長短是營業員的責任。而收款員就是按價收款，價格方面的問題由收款員復核，收款實際上是在按計算機內的商品定價收款。這樣營業員與收款員就形成了相互監督的關系，這種關系又通過各自的對帳來體現。
    （3）明確商品銷售中的讓利與退貨權限
    采用計算機管理系統，實現對商品銷售中的折扣讓利非常方便，并且準確無誤，但這一功能必須要設定權限，限定使用范圍。
    首先，我企業對收款機設有五檔鑰匙，前二檔由各商場經理掌握，后三檔由總經理掌握，實現折扣讓利必須先授權。其次，可以完成隨機性打折和定期性打折。如某商品或某一系列商品在10天之內實行5折優惠，到期恢復原價，只需在計算機中心進行授權就可以完成。再次通過計算機的記錄，可以準確統計出折扣讓利金額，無需對每種商品都作價格調整。
    另外，在銷售款的管理中，為了避免退款的隨機性，就必須對退款進行控制。在發生顧客退貨時，要有指定授權人在退貨銷售票據上簽字，收款員方能退款。在退款完成后，每天要核對退票筆數及退票手續是否符合規定，同時可以查詢到收款員的退貨記錄。
    以上是對我企業計算機管理系統實際應用情況的簡介，而計算機系統實際所能提供的功能項目不止以上這些。在此不再贅述。
   
    若干應用體會
    1、在現代管理與流通科技組成的商業計算機綜合管理信息系統中，人，仍然是第一重要因素。
    商業管理信息系統是一個社會經濟系統，一個不僅含有流通科技中的軟硬件，還包括管理體制、現行制度和管理者本人在內的“人機系統”，存在著很多非技術因素帶來的問題，因此，人的因素是第一重要的，其中應該包括領導層與開發維護層。
    （1）領導重視是系統的基本保證。
    商業計算機系統的運行給企業經營管理帶來了嶄新的面貌和生機， 與此同時，也涉及到市場經濟的方方面面，加之新生事物所造成的某些轉軌會引起經營活動中的非議。如果得不到領導高瞻遠矚的肯定，付之以實際的支持，系統的生命期將是短暫的，甚至可能中途夭折。我企業系統的成功與領導全方位的支持是分不開的。
    （2）復合型專業人員是系統正常運行的靈魂。
    開發維護層包括系統的分析、設計、實施與系統維護人員，他們不是一般的技術人員，應是一批既懂管理又懂技術的復合型人才，具備較寬的知識面，懂得行為心理，還能做好人的工作，了解管理體制，能吃大苦耐大勞，是獻身于事業的精兵強將。我們擁有一支自已的復合型人才隊伍，可以這樣地講，離開了這支隊伍，系統的生存將失去靈魂。
    2、從自身的特點作好系統的需求調研。
    各商業計算機管理系統有其共性，但因地區、規模、經營方式、收款方法、項目資金投入的不同，個性往往也比較突出，所以必須搞好適應自身特點的系統需求調研，需求調研的成敗將直接影響系統運行的特性。例如系統整體的科學性、實用性、可擴充性、安全性及性能價格比等等。說得簡單一些，需求調研就是搞清商場有多少業務要交給計算機去做，各業務之間的相關關系以及工作流程又是如何進行的。因為整個系統的基礎是建立在需求之上的。
    3、整體員工觀念改變及管理模式的調整十分重要。
    為了盡可能得到完整的商業信息，要動員全體員工了解和提供商品信息，這些基礎工作改變了員工以往的觀念。當日常的業務轉到計算機上后，各種信息的流、報表的生成和傳遞方式均發生了變化，尤其是信息的網絡共享，將會帶來許多管理模式的變更與調整，與此同時，無紙辦公的初級階段將在我們面前出現并被肯定。
    4、系統實施要分步驟進行。
    由于計算機市場的價格變化隨高科技發展而迅速下降，考慮到少化錢多辦事的原則，系統的實施步驟應分幾步走 。當然， 硬件設置及付款也應分步實行，這樣可以避免時價帶來的損失，提高系統硬件的先進性，降低整體造價，保護投資。我們的系統是采取硬件逐步到位，軟件分布實施的方針來設計的。目前已完成了前后臺的所有功能，從擴建后開業的第一天起就投入運行，后臺的各種功能，伴隨著不同層次的培訓逐步開通。由于計算機管理已深入到企業各種商業經營活動中，越來越多的員工關心著系統的成長，眾望所盼科技帶領他們進入新的現代管理。商場的經理從不想用到試一試，到最后離不開。杜絕了資金的不正常外流，提高了效益。
    在當今社會的迅速變革中，一個企業對有效信息的需求量越大、依賴性越強，那么，它的工作效率就會越高，它的生命力也就越強。
    通過大家不斷的努力與創新，流通科技的新技術、新方法更多地被運用到商場的現實管理中。當集團企業Intranet與Internet的應用平臺建設完成后，友好集團的商業計算機管理信息系統必將發揮出其更大的潛力，迎接市場經濟的新浪潮與電子商務時代的到來。