作者：邱源昶
    電子商務(wù)并不只是網(wǎng)上銷售，它還包括把公司的整個(gè)業(yè)務(wù)流程用電子的手段、信息技術(shù)的手段加以整合和改進(jìn)。也就是說(shuō)，利用公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)把企業(yè)的生產(chǎn)、采購(gòu)、物流管理、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷等環(huán)節(jié)加以整合后，再與供應(yīng)商聯(lián)系，并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)與客戶的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，這樣才算是一個(gè)完善的電子商務(wù)過(guò)程。我們上海可的便利有限公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)是以單品為運(yùn)作基礎(chǔ)的，即把可的公司3000多個(gè)品種以單品的進(jìn)、銷、調(diào)、存和每月結(jié)帳以及市場(chǎng)表現(xiàn)作為運(yùn)作基礎(chǔ)，并在此之上運(yùn)行“四個(gè)自動(dòng)”，即自動(dòng)進(jìn)貨、自動(dòng)配貨、自動(dòng)核算和自動(dòng)結(jié)款。自動(dòng)進(jìn)貨就是，我們公司與供應(yīng)商的聯(lián)系，是按照我們對(duì)市場(chǎng)的理解和了解，定出每一個(gè)階段、時(shí)段商品的基本庫(kù)存，并加以歸納和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)商品銷售到一定的時(shí)段，自然出現(xiàn)了商品要貨計(jì)劃，再經(jīng)人工審核后，就向供應(yīng)商發(fā)出要貨信息。
    第二是自動(dòng)配貨，這是從門(mén)店需求的角度來(lái)講的。凡是經(jīng)過(guò)可的公司配送中心為門(mén)店配送的商品，都是按照我們根據(jù)市場(chǎng)需求設(shè)定的每個(gè)門(mén)店的基本庫(kù)存量要求來(lái)配送的。可的公司目前采取的是確定商品上下限的辦法，這樣，總部可以有效地控制每個(gè)門(mén)店的基本庫(kù)存，也可以把人腦容易遺忘的數(shù)據(jù)存放在電腦里面，還可以大大地減少店長(zhǎng)要貨的操作時(shí)間。我們未執(zhí)行自動(dòng)配貨的時(shí)候，店長(zhǎng)要用3個(gè)小時(shí)分析、檢查該進(jìn)什么貨物，這不僅容易遺忘，而且個(gè)人的判斷力也是有限的，同時(shí)總部處理信息的難度也很高。現(xiàn)在執(zhí)行了自動(dòng)配貨以后，總部在信息網(wǎng)絡(luò)中點(diǎn)擊"收集門(mén)店信息"以后，就能及時(shí)地出現(xiàn)該店的配貨單。
    第三是自動(dòng)核算，即各門(mén)店每天的銷售額通過(guò)信息采集匯總以后，進(jìn)入自動(dòng)核算。某門(mén)店一共賣(mài)了多少商品，這些商品的單價(jià)和成本是多少，庫(kù)存多少，是通過(guò)我們的電腦信息系統(tǒng)來(lái)處理的。這個(gè)自動(dòng)核算包括以下幾個(gè)方面：銷售量、成本、毛利率和盤(pán)點(diǎn)的控制。比如，可的公司每個(gè)月的結(jié)算日是20日，也就是說(shuō)，整個(gè)公司在20日晚上都要盤(pán)點(diǎn)，所有的盤(pán)點(diǎn)信息都要集合在POS機(jī)里面。21日上午，公司的信息中心就會(huì)把所有的信息收上來(lái)，這樣就會(huì)避免盤(pán)點(diǎn)與核算不同步。假設(shè)有些傳統(tǒng)企業(yè)的結(jié)算日也是每月的20日，他們通常會(huì)這樣做：各門(mén)店20日盤(pán)點(diǎn)的數(shù)據(jù)不上報(bào)，或者說(shuō)總部沒(méi)有進(jìn)行控制，過(guò)一周以后，門(mén)店把對(duì)商品進(jìn)行傾銷后的全部數(shù)據(jù)上報(bào)總部，總部才對(duì)其進(jìn)行調(diào)整控制。可以說(shuō)，這種控制是滯后的、不準(zhǔn)的。而可的公司是在20日晚上進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，21日上午收集信息，21日下午再專門(mén)組織3個(gè)盤(pán)點(diǎn)復(fù)核小組對(duì)20個(gè)門(mén)店進(jìn)行抽查，檢查其當(dāng)天的盤(pán)點(diǎn)質(zhì)量和當(dāng)天的商品價(jià)格。這樣就能保證該門(mén)店20日夜間盤(pán)點(diǎn)的正確度，同時(shí)也建立了自動(dòng)核算的基礎(chǔ)。
    我個(gè)人的體會(huì)是，工業(yè)領(lǐng)域最怕出現(xiàn)應(yīng)收款的壞賬，而商業(yè)領(lǐng)域最怕人工核算的毛利率的準(zhǔn)確度失真。在傳統(tǒng)的人工核算的基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)核算報(bào)表很容易出現(xiàn)假賬，準(zhǔn)確率相當(dāng)?shù)汀�傳統(tǒng)的人工核算不可能把每個(gè)單品的表現(xiàn)完全記錄在案，而采用電子商務(wù)等新興技術(shù)就基本上不會(huì)出現(xiàn)這樣的紕漏。
    第四個(gè)是自動(dòng)結(jié)款，是指對(duì)供應(yīng)商的付款也通過(guò)電腦信息的記錄。有些人會(huì)問(wèn)，你用什么確定應(yīng)該什么時(shí)候給供應(yīng)商付貨款？以前，我們?cè)O(shè)定了一個(gè)“風(fēng)險(xiǎn)度數(shù)值”的方案，后來(lái)發(fā)現(xiàn)此方案在中國(guó)超市的運(yùn)用還有一定難度。目前，我們正實(shí)施一個(gè)期限的標(biāo)準(zhǔn)，但限期會(huì)有所變動(dòng)。這樣的話， 整個(gè)公司的資金安排就會(huì)非常有序。我們可以隨時(shí)隨地從電腦信息中得知， 什么日期該付多少錢(qián)。電腦打不出付款單就不能付款的規(guī)律，避免了人為造成的人情賬和關(guān)系賬。
    這四個(gè)"自動(dòng)"運(yùn)行以后，可的公司借助信息技術(shù)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作，可以把公司整個(gè)組織系統(tǒng)的分工進(jìn)行一個(gè)清晰地概括：商品部主要控制自動(dòng)配貨和自動(dòng)進(jìn)貨。由于公司的倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)部信息向供應(yīng)商開(kāi)放以后，庫(kù)存量可由供應(yīng)商直接控制，這也就意味著人工操作的業(yè)務(wù)可以進(jìn)一步自動(dòng)化。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)自動(dòng)結(jié)款和自動(dòng)核算，這些數(shù)據(jù)是由公司的信息中心提供的。以門(mén)店為例，其自動(dòng)配貨以后，通過(guò)銷售形成自動(dòng)核算，資金回籠后再給財(cái)務(wù)部，再進(jìn)入自動(dòng)進(jìn)貨。
    可的公司的這種業(yè)務(wù)流程從1999年6月開(kāi)始運(yùn)行，目前已經(jīng)達(dá)到程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，工作效率和準(zhǔn)確度都比以前大大提高了。可的公司原來(lái)有50家門(mén)店，財(cái)務(wù)部的工作人員是14人；現(xiàn)在有門(mén)店200家，財(cái)務(wù)部只有8個(gè)人就夠了。這是因?yàn)樵瓉?lái)的案頭工作被信息中心提供的信息數(shù)據(jù)所代替了，電腦可以馬上進(jìn)行自動(dòng)核算。在沒(méi)有實(shí)行自動(dòng)進(jìn)貨以前，可的公司的門(mén)店店長(zhǎng)每天要花3個(gè)小時(shí)考慮需進(jìn)什么貨，門(mén)店的商品到位率是85%。自動(dòng)進(jìn)貨以后，商品到位率達(dá)到95%。
    由于業(yè)務(wù)流程的改變，人工勞動(dòng)大大節(jié)省，工作效率、質(zhì)量也都大幅度提高。比如，門(mén)店店長(zhǎng)目前重點(diǎn)管理門(mén)店的規(guī)范經(jīng)營(yíng)和商品的調(diào)換，以及熱點(diǎn)商品的部分配送工作；商品部經(jīng)理不用每天跑很多地方，靠人工了解信息，而是通過(guò)信息中心的信息支持來(lái)進(jìn)行配貨。這時(shí)，他可以進(jìn)一步研究如何搞好市場(chǎng)營(yíng)銷的工作。
    最近，可的公司正在研究總部和門(mén)店的信息采用網(wǎng)絡(luò)溝通問(wèn)題。對(duì)于一般傳統(tǒng)公司來(lái)說(shuō)，總部的信息是通過(guò)紙張文件的形式書(shū)面下達(dá)。現(xiàn)在我們給每個(gè)門(mén)店設(shè)了一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，公司總部的信息可以從這里看到。同時(shí)，門(mén)店的要貨要求也可以從網(wǎng)絡(luò)上傳到總部。