山西電機(jī)制造有限公司是山西省電機(jī)行業(yè)的龍頭企業(yè)。由于外部市場(chǎng)環(huán)境的變化和企業(yè)自身存在的管理弊病，企業(yè)陷入了困境。窮則思變。山西電機(jī)在強(qiáng)化內(nèi)部管理體制的同時(shí)，大力推進(jìn)管理手段的信息化，二者互為促進(jìn)。實(shí)施用友EPR-U8半年多來(lái)，成效顯著。
    近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及我國(guó)加入WTO，制造業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，加之國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策的調(diào)整，對(duì)電機(jī)行業(yè)帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。由于外部環(huán)境的變化和內(nèi)部的粗放型管理，山西電機(jī)制造有限公司陷入了困境，無(wú)法維持正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。
    在對(duì)公司多年的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行了詳細(xì)的分析后，山西電機(jī)意識(shí)到： 強(qiáng)化管理、降低內(nèi)耗是企業(yè)生存發(fā)展的關(guān)鍵，必須建立健全管理制度，不論遇到多大的困難，都要把全面管理抓到底，而且必須采取現(xiàn)代管理手段和管理工具來(lái)管理企業(yè)。
    與此同時(shí)，山西電機(jī)注意到，國(guó)際大公司和國(guó)內(nèi)知名企業(yè)實(shí)施管理信息化，給企業(yè)帶來(lái)了巨大收益。而ERP作為推動(dòng)企業(yè)管理制度創(chuàng)新的有效工具，為推動(dòng)企業(yè)管理發(fā)展提供了最佳選擇。因此，山西電機(jī)公司在抓管理的同時(shí)，對(duì)企業(yè)進(jìn)行了信息化管理。
    信息化歷程
    很多人對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，是從財(cái)務(wù)電算化開始的。早在1994年，山西電機(jī)財(cái)務(wù)部門就提出會(huì)計(jì)電算化的設(shè)想，但當(dāng)時(shí)受到種種因素的影響沒有實(shí)現(xiàn)。1998年底，山西電機(jī)財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)了電算化，使用了用友第一款視窗化軟件用友財(cái)務(wù)7.0版。2001年，隨著用友集團(tuán)的跳躍式發(fā)展，通過上市、并購(gòu)快速地轉(zhuǎn)型為管理軟件公司，大家注意用友何總這樣說："用友ERP歷經(jīng)14年的精心錘煉，成為用友公司奉獻(xiàn)給中國(guó)企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)管理進(jìn)步的有效利器"。于是，山西電機(jī)再次將目光投向用友，并選擇了ERP-U8管理軟件，以進(jìn)一步滿足管理需求，對(duì)業(yè)務(wù)、成本進(jìn)行全面完善。
    在經(jīng)過詳細(xì)論證后，山西電機(jī)制定了信息化短期規(guī)劃：第一步，繼續(xù)完善現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，充分發(fā)揮用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能，保證良好的資金流動(dòng)；第二步，構(gòu)建企業(yè)的購(gòu)銷存系統(tǒng)，將企業(yè)的物流和資金流納入財(cái)務(wù)的監(jiān)控下，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化；第三步，實(shí)施成本管理，將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)和成本管理結(jié)合起來(lái)，對(duì)生產(chǎn)成本進(jìn)行有效的控制。
    同時(shí)，山西電機(jī)也明確了長(zhǎng)期規(guī)劃: 整合其他資源，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、CAD設(shè)計(jì)，完善生產(chǎn)制造系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)過程的全面工業(yè)控制，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)高速發(fā)展。
    變革管理
    2003年，山西電機(jī)在經(jīng)營(yíng)管理上的明顯變化就是，由原來(lái)的粗放型管理到現(xiàn)在的精細(xì)化管理。結(jié)合用友ERP-U8系統(tǒng)，公司業(yè)務(wù)處理全部面對(duì)初始階段，并首先重點(diǎn)解決困繞企業(yè)的幾個(gè)突出問題：資金、物流控制和成本管理。
    1．改善資金流
    健全財(cái)務(wù)系統(tǒng)。改變以往被動(dòng)接受報(bào)賬的局面，及時(shí)反映出債權(quán)、債務(wù)和各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)資金的合理安排起到了有效的作用。
    建立并完善銷售管理系統(tǒng)。原來(lái)銷售方面的問題主要是：售價(jià)不統(tǒng)一、回款率低、頂賬多、發(fā)貨管理薄弱、銷售人員積極性不高。為此，山西電機(jī)首先統(tǒng)一售價(jià)，規(guī)范市場(chǎng)，杜絕價(jià)差造成的不正常競(jìng)爭(zhēng)，樹立良好的市場(chǎng)形象。其次，完善相關(guān)手續(xù)，責(zé)任落實(shí)到人，嚴(yán)把頂賬關(guān)，將回款率和回款質(zhì)量提升了10%，改善了現(xiàn)金流。最后，通過用友ERP-U8銷售管理和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成，將發(fā)貨、開票、結(jié)算和應(yīng)收款管理、客戶管理逐步納入統(tǒng)一的系統(tǒng)管理下，為進(jìn)一步的客戶資源管理奠定基礎(chǔ)。以前對(duì)賬時(shí)，發(fā)現(xiàn)應(yīng)收款的很多錯(cuò)誤都是人為造成的，給公司資產(chǎn)造成了很大的損失，陷入糾紛時(shí)給清欠工作也造成了困難。現(xiàn)在利用信息化系統(tǒng)，就完全避免了銷售中間環(huán)節(jié)的人為錯(cuò)誤，能夠詳細(xì)地按部門、人員、客戶、貨物規(guī)格等，統(tǒng)計(jì)出銷售發(fā)貨回款情況，加強(qiáng)了銷售管理。發(fā)貨數(shù)據(jù)的取得，由原來(lái)的幾天縮短到現(xiàn)在的幾分鐘，并且非常精確，工作效率提高了幾十倍。做為有一千多種規(guī)格的電機(jī)廠商來(lái)說，以前，統(tǒng)計(jì)詳細(xì)的銷售資料不僅工作量大，而且差錯(cuò)率高，現(xiàn)在從銷售方面已深刻感到管理信息化帶來(lái)的益處。
    2．物流控制
    加強(qiáng)物資管理。為了提供準(zhǔn)確的材料數(shù)據(jù)進(jìn)行核算，山西電機(jī)一開始就把庫(kù)存管理做為重點(diǎn)。對(duì)于老國(guó)有企業(yè)而言，許多歷史遺留問題都涉及庫(kù)存，這無(wú)疑是企業(yè)信息化進(jìn)程中最難解決又必須面對(duì)的難題。盤點(diǎn)庫(kù)存時(shí)，老總親自帶隊(duì)，由副總和業(yè)務(wù)骨干組成核查小組，在4個(gè)月的時(shí)間里，進(jìn)行了3次庫(kù)存物資全面盤點(diǎn)清查，解決了很多物資方面的問題，真實(shí)地反映出庫(kù)存，為庫(kù)存物資的經(jīng)濟(jì)儲(chǔ)備和進(jìn)行科學(xué)采購(gòu)奠定了基礎(chǔ)，更重要的是節(jié)約了企業(yè)資金。
    加強(qiáng)采購(gòu)管理和采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)是成本控制的源頭，也是物資儲(chǔ)備和生產(chǎn)材料及時(shí)保障的重要環(huán)節(jié)。為此，山西電機(jī)在采購(gòu)環(huán)節(jié)投入了很多精力，通過幾個(gè)月的準(zhǔn)備，首先從思想認(rèn)識(shí)上讓采購(gòu)人員逐步意識(shí)到采購(gòu)行為對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的影響，進(jìn)而建立嚴(yán)格的采購(gòu)計(jì)劃制度，對(duì)于無(wú)計(jì)劃或超過審批價(jià)格的采購(gòu)嚴(yán)格控制。同時(shí)，改變了原來(lái)采購(gòu)報(bào)賬的流程，由原來(lái)的票到報(bào)賬改為現(xiàn)在的貨到報(bào)賬，檢驗(yàn)處對(duì)所有材料質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。雖然這中間遇到很多困難，但在老總的大力支持下，經(jīng)過不斷地協(xié)調(diào)，把制度推行下去并取得了很好效果，降低了采購(gòu)價(jià)格，提高了材料質(zhì)量。材料進(jìn)廠后，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行跟蹤控制，對(duì)存貨管理水平的提高提供了條件。另外，公司對(duì)供應(yīng)商的詳細(xì)狀況也進(jìn)行深入地了解，逐步確定最佳合作伙伴，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本。
    3．成本管理
    2003年，山西電機(jī)已初步完成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，下一步要結(jié)合公司規(guī)章制度的落實(shí)，對(duì)系統(tǒng)做深層次的優(yōu)化，以滿足不斷增長(zhǎng)的管理需求。實(shí)施綜合性非常強(qiáng)的ERP-U8成本管理系統(tǒng)時(shí)，并沒有想像中那么順利。由于資金緊張，所以一開始就想把成本很快降下來(lái)，但是后來(lái)發(fā)現(xiàn)，沒有良好的物流控制和扎實(shí)的基礎(chǔ)管理，成本控制就無(wú)從下手。
    因此，山西電機(jī)在逐步建設(shè)物流系統(tǒng)的同時(shí)，對(duì)成本資料數(shù)據(jù)大規(guī)模的搜集分析，比如：科學(xué)的材料定額、準(zhǔn)確的計(jì)劃價(jià)、可控的費(fèi)用等，先用手工方式完善成本核算，然后逐步納入信息化管理。事實(shí)證明，上述措施是非常有效的。經(jīng)過對(duì)各生產(chǎn)車間的在產(chǎn)品大幅壓縮，降低在產(chǎn)資金300多萬(wàn)元，對(duì)制造費(fèi)用的全面控制，9個(gè)月降低了制造費(fèi)用48萬(wàn)元，有力地緩解了流動(dòng)資金緊張的壓力。目前成本管理系統(tǒng)正在實(shí)施，相信在幾個(gè)月后，成本系統(tǒng)就能開始運(yùn)轉(zhuǎn)。
    在不斷完善財(cái)務(wù)、物流、成本管理系統(tǒng)的同時(shí)，管理制度也相應(yīng)地不斷健全。重要的是，在信息化建設(shè)過程中，山西電機(jī)逐步摸索出信息化和企業(yè)管理相結(jié)合的良好切入點(diǎn)，使系統(tǒng)更加健全，管理更加深入。