雞西礦業(yè)集團(tuán)供應(yīng)公司每年有3億多元的物資采購(gòu)權(quán)，使其很自然地成為眾多供應(yīng)商關(guān)注的焦點(diǎn)。據(jù)雞西礦業(yè)集團(tuán)供應(yīng)公司現(xiàn)任經(jīng)理田連成回憶：當(dāng)時(shí)近千家各種背景的物資供應(yīng)公司通過(guò)各種渠道，將一批批有用無(wú)用、質(zhì)次價(jià)高的物資塞入局、礦兩級(jí)庫(kù)房，高達(dá)2.8億元的庫(kù)存物資利用率只有 30%。當(dāng)時(shí)的供應(yīng)處名副其實(shí)的成了物流“漏斗”。在用友ERP軟件上線一年后，供應(yīng)公司發(fā)生了顯著的變化，計(jì)算機(jī)管理終于堵住了“人情風(fēng)”、“關(guān)系風(fēng)”。
    ERP入主供應(yīng)公司
    在過(guò)去的采購(gòu)過(guò)程中，探頭抹帳、探頭付帳、過(guò)量采購(gòu)、吃回扣的現(xiàn)象比比皆是。不僅占?jí)毫舜罅康钠髽I(yè)資金，也使企業(yè)效益大量流失。與此同時(shí)，企業(yè)的內(nèi)部管理也存在著嚴(yán)重的問(wèn)題。財(cái)務(wù)上帳目十分混亂，多付帳、多抵帳的事情誰(shuí)也搞不清楚。庫(kù)房里，亂領(lǐng)料、多領(lǐng)料的現(xiàn)象十分普遍。為改變這種局面，雞西礦業(yè)集團(tuán)對(duì)供應(yīng)處的領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行了調(diào)整，任命田連成出任供應(yīng)處代處長(zhǎng)，對(duì)供應(yīng)處進(jìn)行全面整頓。
    新領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)企業(yè)的管理制度進(jìn)行了大膽的改革，出臺(tái)了34個(gè)方面的規(guī)章制度，逐步健全企業(yè)內(nèi)部管理體系，使企業(yè)的管理基本上實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、制度化，并將供應(yīng)公司的信息化建設(shè)納入了日程。經(jīng)過(guò)反復(fù)斟酌，供應(yīng)公司選擇了用友的U8 ERP產(chǎn)品。為了保證項(xiàng)目成功，供應(yīng)公司黨委副書記渠敬海親自掛帥擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，直接負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理。
    項(xiàng)目組僅僅用了一個(gè)半月的時(shí)間就完成了從13000余種物資的編碼到數(shù)據(jù)的錄入，從庫(kù)存物資的盤點(diǎn)到前后數(shù)據(jù)的核對(duì)、連接和各種票據(jù)的制作。經(jīng)過(guò)對(duì)企業(yè)員工的培訓(xùn)，大家熟練地掌握了軟件的程序和操作技巧。信息化終于如期進(jìn)入了正常應(yīng)用階段，從根本上結(jié)束了過(guò)去幾十年笨重、繁雜、手工操作不規(guī)范的歷史。
    嚴(yán)格的物流管理見成效
    通過(guò)信息化的實(shí)施，不僅提高了企業(yè)的管理水平，更使公司物資供應(yīng)管理方式發(fā)生了根本性的變化。首先，在價(jià)格控制上，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)定了最高限價(jià)，高于最高限價(jià)的物資，計(jì)算機(jī)拒絕處理業(yè)務(wù)。在庫(kù)存管理上，給定了最高儲(chǔ)備量，高于最高儲(chǔ)備的物資，將無(wú)法入庫(kù)進(jìn)帳，各種人為因素在信息化和軟件系統(tǒng)面前都無(wú)計(jì)可施。
    其次，網(wǎng)絡(luò)信息化把無(wú)數(shù)個(gè)信息“孤島”聯(lián)成了一個(gè)暢通的網(wǎng)絡(luò)，信息共享的自律行為取替了暗箱操作導(dǎo)致的投機(jī)行為。在員工處理日常業(yè)務(wù)中，對(duì)內(nèi)對(duì)外，都是一套程序，一套指令，依靠計(jì)算機(jī)無(wú)法更改的“邏輯”運(yùn)算方式，按照程序化的“認(rèn)讀”、“確認(rèn)”、“拒絕”指令進(jìn)行操作，從而形成了與市場(chǎng)無(wú)縫對(duì)接的物流管理系統(tǒng)。
    三是網(wǎng)絡(luò)信息化拓寬了企業(yè)的信息通道，擴(kuò)展了領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的思路。自2002年應(yīng)用以來(lái)，供應(yīng)公司信息中心每月都把所需物資的市場(chǎng)行情及時(shí)下載并傳輸?shù)礁鳂I(yè)務(wù)科室，使公司的采購(gòu)人員隨時(shí)把握市場(chǎng)信息，始終掌握買方市場(chǎng)的主動(dòng)權(quán)。例如：去年公司在網(wǎng)上得到鋼材、油脂、橡膠制品、有色金屬、各類配件的信息后，進(jìn)行分析、研究，確定了公司物資招標(biāo)會(huì)的時(shí)間，為企業(yè)降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益創(chuàng)造了有利條件。2002年底，集團(tuán)的噸煤材料費(fèi)首次降到了22元，2003年第一季度，噸煤材料費(fèi)又降到了20.27元，在全國(guó)同行業(yè)中達(dá)到了較低的水平。
    此外，信息化實(shí)現(xiàn)了資源共享，節(jié)省了大量人力，提高了工作效率。全體員工可以抽出更多的時(shí)間強(qiáng)化培訓(xùn)，提高全員素質(zhì)；抽出更多的人力，去研究市場(chǎng)，搜集信息，為公開采購(gòu)提供科學(xué)依據(jù)；抽出更多的精力去參與現(xiàn)場(chǎng)管理，為基層安全生產(chǎn)、供應(yīng)服務(wù)，去現(xiàn)場(chǎng)測(cè)定定額、考核成本、控制消耗。2003年以來(lái)，集團(tuán)公司各礦60%以上的定額下調(diào)，從而堵塞了管理供應(yīng)上丟失、浪費(fèi)的漏洞，改變了過(guò)去只供不管的現(xiàn)象，解決了由過(guò)去幾個(gè)人管，變?yōu)楝F(xiàn)在的全員去管，達(dá)到了供管結(jié)合的目的。
    逐步轉(zhuǎn)向電子商務(wù)
    在一期項(xiàng)目中，對(duì)系統(tǒng)設(shè)置了不同等級(jí)的使用權(quán)限，如：按照查閱時(shí)間設(shè)定權(quán)限、按照內(nèi)容設(shè)定權(quán)限、按照修改等級(jí)設(shè)定權(quán)限等。田連成認(rèn)為：信息化要實(shí)現(xiàn)的不應(yīng)當(dāng)只是簡(jiǎn)單地提高操作效率和實(shí)現(xiàn)程式化的流水作業(yè)，還應(yīng)當(dāng)起到管理控制的作用。為此，用友公司又對(duì)軟件進(jìn)行了修改和再開發(fā)。現(xiàn)在，供應(yīng)公司二期工程正在進(jìn)行中，二期工程的目的主要是實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)公司各礦物資供應(yīng)管理的聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到網(wǎng)上承付、網(wǎng)上核算、網(wǎng)上調(diào)劑和網(wǎng)上全過(guò)程監(jiān)控。使集團(tuán)公司物資供應(yīng)系統(tǒng)的管理模式逐步轉(zhuǎn)向信息流載著物流，調(diào)控著資金流，監(jiān)管著人流，把過(guò)去通用的“暗箱”操作的交易方式，置于市場(chǎng)化、規(guī)范化、程序化之中。
    在談到下一步的計(jì)劃時(shí)，田連成表示：二期工程結(jié)束后，還會(huì)有三期工程。盡管目前具體的方案還沒(méi)有制訂出來(lái)，但目標(biāo)是明確的，那就是要實(shí)現(xiàn)與大供應(yīng)商的網(wǎng)上訂單和網(wǎng)上交付，使企業(yè)逐步轉(zhuǎn)向電子商務(wù)。
    供應(yīng)“漏斗”是煤炭行業(yè)企業(yè)的一個(gè)通病，能夠有效地堵住供應(yīng)”漏斗”,直接關(guān)系著企業(yè)效益的好壞，甚至是企業(yè)的生死。造成供應(yīng)“漏斗”因素很多，如：管理不善、制度不嚴(yán)、權(quán)力交換、人情交換等。要解決這一問(wèn)題，最好的辦法就是通過(guò)信息化，把人為因素完全置于計(jì)算機(jī)的控制之下。
    當(dāng)然，在信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：一是企業(yè)信息化一定要以管理做基礎(chǔ)；二是企業(yè)的一把手不僅要親自抓，而且還要帶頭放權(quán)，只有這樣才能真正起到推動(dòng)作用；三是信息化不能一蹴而就，尤其是信息化基礎(chǔ)較差的企業(yè)，一定要從內(nèi)部問(wèn)題最關(guān)鍵的部分做起，分期進(jìn)行，這樣能保證項(xiàng)目盡快見效，又能保證資金的合理運(yùn)用。四是信息化建設(shè)一定要找服務(wù)好、實(shí)施能力強(qiáng)的軟件廠商合作，這樣能夠保證項(xiàng)目的持續(xù)性。