價(jià)格對(duì)于采購(gòu)部門來(lái)說(shuō)，是一個(gè)很敏感的信息。而采購(gòu)價(jià)格的管理，是采購(gòu)經(jīng)理日常工作中很重要的一項(xiàng)工作。那采購(gòu)經(jīng)理如何借助ERP工具，來(lái)管理好這項(xiàng)工作呢?且聽(tīng)我細(xì)細(xì)道來(lái)。 
　　下面一張流程圖，是我一個(gè)客戶的采購(gòu)核價(jià)流程。別看只是這么簡(jiǎn)單的一張流程圖，其包含了很豐富的內(nèi)容。

　　第一步：采購(gòu)核價(jià)需求的來(lái)源。
　　一般來(lái)說(shuō)，都是采購(gòu)部門自己提出核價(jià)的需求。這里要注意的是，核價(jià)的頻率問(wèn)題。有些企業(yè)規(guī)定，根據(jù)市場(chǎng)原材料價(jià)格的變化，可能需要一個(gè)季度、甚至一個(gè)月跟供應(yīng)商核對(duì)一次價(jià)格。這個(gè)價(jià)格在一定時(shí)期內(nèi)，如一個(gè)月或者一個(gè)季度內(nèi)是穩(wěn)定的，在這個(gè)周期內(nèi)，發(fā)生的采購(gòu)都是以這個(gè)價(jià)格為基礎(chǔ)進(jìn)行采購(gòu)。這是現(xiàn)在很多企業(yè)所采用的采購(gòu)核價(jià)機(jī)制。另外一種情況，就是一些新產(chǎn)品的核價(jià)。有些產(chǎn)品可能企業(yè)以前沒(méi)有采購(gòu)過(guò)，這次是第一次采購(gòu)，需要跟供應(yīng)商核價(jià)。此時(shí)，也會(huì)觸發(fā)這個(gè)核價(jià)的需求。
　　針對(duì)這種情況，一般ERP產(chǎn)品也提供了類似的處理機(jī)制。
　　如ERP可以根據(jù)產(chǎn)品的類別，如鉗子類，生成核價(jià)需求。如此的話，員工不用一個(gè)個(gè)去生成核價(jià)需求，而根據(jù)類別去生成。這無(wú)疑工作效率會(huì)高的多。
　　第二步：核價(jià)單模板的建立。
　　如何才能提高核價(jià)的效率呢?特別是在按時(shí)間材料成批核價(jià)的時(shí)候。若一個(gè)個(gè)去核價(jià)的話，那么會(huì)占用很多員工的時(shí)間，而且，還容易遺漏。所以，我們一直在尋找一個(gè)簡(jiǎn)單、快速、且準(zhǔn)確的核價(jià)方法。現(xiàn)在ERP系統(tǒng)就是通過(guò)一個(gè)詢價(jià)模板來(lái)完成這個(gè)需求的。
　　我們?cè)贓RP系統(tǒng)期初設(shè)置的時(shí)候，或者在詢價(jià)作業(yè)開(kāi)始之前，可以先設(shè)置一個(gè)詢價(jià)模板。這個(gè)模板的話，就像一個(gè)詢問(wèn)單一樣，用戶看到這些資料，就可以確定價(jià)格。一般在詢價(jià)模板需要包含以下內(nèi)容。
　　1、需要核價(jià)的產(chǎn)品以及具體的規(guī)格參數(shù)等等。若是新產(chǎn)品的核價(jià)，這些內(nèi)容要描述清楚，否則的話，供應(yīng)商不知道到底要買什么東西。若以前采購(gòu)過(guò)的材料，那么這里可以簡(jiǎn)化一下，只包含兩部分內(nèi)容，一是我公司的產(chǎn)品編碼，另外一個(gè)就是供應(yīng)商的產(chǎn)品編碼。這兩個(gè)信息一般在產(chǎn)品基本信息處都會(huì)包含，詢價(jià)單可以直接從產(chǎn)品基本信息表中取得這些數(shù)據(jù)。
2、是否含稅信息。供應(yīng)商的報(bào)價(jià)中，是否包含增殖稅，這對(duì)于最終的采購(gòu)價(jià)格有直接的影響。所以，為了供應(yīng)商報(bào)的價(jià)格盡量的準(zhǔn)確，要在采購(gòu)核價(jià)模板中指明供應(yīng)商報(bào)的價(jià)格是否包含增殖稅。現(xiàn)在很多企業(yè)的操作習(xí)慣都是采購(gòu)價(jià)格中包含了增值稅的因素。如此的話，采購(gòu)員就不用關(guān)心什么稅不稅的問(wèn)題。不過(guò)具體情況，企業(yè)需要具體的對(duì)待。不過(guò)為了最終管理的方便，有一個(gè)建議，我要提一下。就是無(wú)論在采購(gòu)價(jià)格中是否含稅，最好的習(xí)慣是要統(tǒng)一。也就是說(shuō)，要么所有的采購(gòu)材料中都包含稅，要么都不包含。不要部分材料包括，部分材料又包含稅。如此的話，管理起來(lái)會(huì)很不方便，比較容易出錯(cuò)。而且這個(gè)出錯(cuò)的話，很難查出原因。如有一次，我一個(gè)客戶兩個(gè)月的產(chǎn)品成本差異很大，不知道是什么原因。我?guī)退麄儾榱艘幌拢瑒傞_(kāi)始還以為是他們材料領(lǐng)用上的錯(cuò)誤。后來(lái)花了一番周折，才發(fā)現(xiàn)就是核價(jià)的時(shí)候這個(gè)稅的問(wèn)題所造成的。以前他們采購(gòu)員在核價(jià)的時(shí)候都用的是含稅的價(jià)格，沒(méi)想到這個(gè)月初他們核價(jià)的時(shí)候，某個(gè)類別的材料，在核價(jià)模板上顯示的是不含稅的價(jià)格，此時(shí)，供應(yīng)商就按不含稅的價(jià)格報(bào)。結(jié)果，在系統(tǒng)中，也按不含稅的價(jià)格輸入，但是，在成本計(jì)算的時(shí)候，確是按照含稅價(jià)格來(lái)處理。如此成本價(jià)格當(dāng)然有差異了。
　　3、送貨方式。是供應(yīng)商送貨上門呢還是公司自己去提貨?這當(dāng)然也是影響采購(gòu)價(jià)格的一個(gè)因素。按照現(xiàn)在很多企業(yè)的做法，采購(gòu)價(jià)格種已經(jīng)包含了運(yùn)費(fèi)。也就是說(shuō)，是供應(yīng)商送貨上門的。這對(duì)于企業(yè)員工來(lái)說(shuō)，管理起來(lái)相對(duì)方便一點(diǎn)。
　　4、其他一些影響價(jià)格的因素。如采購(gòu)批量、付款條件、質(zhì)量要求等等也會(huì)影響到采購(gòu)價(jià)格中。這些因素在核價(jià)模板中都要體現(xiàn)出來(lái)。
　　核價(jià)模板制作好以后，我們到了需要核價(jià)的時(shí)候，我們只要根據(jù)這些核價(jià)信息，按原材料的種類或者按供應(yīng)商信息把需要核價(jià)的材料導(dǎo)成EXCLE表中。然后發(fā)給供應(yīng)商，讓供應(yīng)商在單價(jià)處填好相關(guān)的價(jià)格信息。然后我們只要把這份EXCLE表直接導(dǎo)入到系統(tǒng)中，就可以非常方便的完成核價(jià)的工作。不需要手工的輸入一張張的核價(jià)單。
　　作者提醒：
　　為了提高利用核價(jià)模板進(jìn)行核價(jià)作業(yè)的準(zhǔn)確性，作者這里提一些比較實(shí)用的建議。
　　1、對(duì)EXCLE表進(jìn)行一些限制。為了防止供應(yīng)商不小心更改了EXCLE表中不應(yīng)該更改的信息，如產(chǎn)品編號(hào)等等，從而導(dǎo)致導(dǎo)入錯(cuò)誤，我們最好在EXCLE表中加一些限制的條件。如我們可以限制，供應(yīng)商只能修改價(jià)格列的內(nèi)容，而對(duì)于其他信息，如產(chǎn)品編號(hào)、送貨方式等等，都是只讀。如此的話，我們?cè)谑盏剿麄兊幕貑蔚臅r(shí)候，就能夠保障EXCLE表格原由格式、信息的準(zhǔn)確性，就能夠把這些信息準(zhǔn)確的導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)中去。
　　2、讓供應(yīng)商如何回復(fù)呢?是直接在EXCLE表回復(fù)呢還是書(shū)面的回復(fù)。我的建議是，不管是否需要紙面回復(fù)，電子檔的EXCLE表格必須要提供。如此的話，就可以省去用戶輸入的麻煩。這就好象我們?nèi)ャy行發(fā)工資，要提供打印的加蓋公司公章的工資表，這個(gè)具有法律效力;同時(shí)也要提供一份電子檔的工資表，以方便銀行工作人員發(fā)工資。我們?cè)谧尮��?yīng)商回復(fù)核價(jià)信息的時(shí)候，也可以采取這種方法。
　　3、什么時(shí)候?qū)�入核價(jià)單?按照系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原理，一般是在收到供應(yīng)商的核價(jià)回復(fù)的時(shí)候，就要把資料導(dǎo)入系統(tǒng)中去，然后再把系統(tǒng)里的核價(jià)單打印出來(lái)，讓相關(guān)人員簽字審核。但是，這明顯比較麻煩，若相關(guān)人員不同意最新的價(jià)格的話，還需要進(jìn)行重復(fù)的工作。為此，我有的客戶是這么處理的。在收到客戶的核價(jià)回復(fù)的時(shí)候，先不導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)中。而是拿著這份資料，可以打印出來(lái)，先給相關(guān)人員簽字確認(rèn)。因?yàn)檫@份資料中，有上次的采購(gòu)價(jià)格，也有最新的價(jià)格，所以，無(wú)論是采購(gòu)經(jīng)理還是成本會(huì)計(jì)，在審核時(shí)，有了比較。等到他們對(duì)這份資料確認(rèn)表示同意這個(gè)價(jià)格之后，再把這份核價(jià)表導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)中去。然后直接在系統(tǒng)中審核，把審核后的價(jià)格表發(fā)送給各個(gè)相關(guān)人員進(jìn)行存檔即可。這么處理的話，就可以省去因?yàn)閮r(jià)格不能得到相關(guān)人員認(rèn)可而對(duì)于系統(tǒng)的很多重復(fù)性工作。這無(wú)疑也是提高核價(jià)工作效率的一個(gè)好方法。
　　第三步：?jiǎn)蝹�(gè)產(chǎn)品的核價(jià)。
　　我們第二步利用核價(jià)模板進(jìn)行核價(jià)，比較適合大批量產(chǎn)品的核價(jià)。若用在單個(gè)產(chǎn)品核價(jià)上，就有點(diǎn)小腳穿大鞋的味道了。所以，對(duì)于單個(gè)產(chǎn)品的核價(jià)，我是不建議企業(yè)使用價(jià)格表模板的，而是采用通常的方法。
　　在對(duì)于單個(gè)產(chǎn)品的核價(jià)的時(shí)候，在ERP系統(tǒng)有一個(gè)比較細(xì)的控制，需要強(qiáng)調(diào)一下。有的企業(yè)為了加強(qiáng)采購(gòu)管理，對(duì)于產(chǎn)品報(bào)價(jià)時(shí)，要求至少有三家供應(yīng)商以上的報(bào)價(jià)，才可以。這個(gè)制度的話，也可以在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行強(qiáng)硬的控制。我們可以在系統(tǒng)設(shè)置處，設(shè)置同一個(gè)產(chǎn)品必須有三家以上供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)時(shí)，核價(jià)單才能審核。同時(shí)，還可以對(duì)控制的權(quán)限，進(jìn)行具體的劃分。當(dāng)沒(méi)有三家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)時(shí)，在審核核價(jià)單時(shí)只是提示警告信息、核價(jià)單仍然可以強(qiáng)制審核;還是嚴(yán)格限制沒(méi)有達(dá)到規(guī)定的供應(yīng)商數(shù)量時(shí)不能審核。這可以根據(jù)企業(yè)的事情情況進(jìn)行判斷與設(shè)置。
再者，在ERP系統(tǒng)中也能夠?qū)崿F(xiàn)分級(jí)審核的功能。也就是說(shuō)，根據(jù)上面的流程圖，我們可以看到，核價(jià)單要先經(jīng)過(guò)采購(gòu)經(jīng)理審核，然后再通過(guò)成本會(huì)計(jì)審核，這個(gè)最新的價(jià)格才會(huì)生效，在新的采購(gòu)單中才會(huì)采用這個(gè)價(jià)格。否則的話，核價(jià)單中的價(jià)格是無(wú)效的，不會(huì)被最終采用，即使核價(jià)單采購(gòu)經(jīng)理已經(jīng)審核過(guò)。具體要幾個(gè)級(jí)別的審核，該核價(jià)單才能夠生效，用戶可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行設(shè)置。現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)，支持三個(gè)級(jí)別的審核。若超過(guò)這個(gè)級(jí)別數(shù)的話，需要通過(guò)二次開(kāi)發(fā)來(lái)完成了。不過(guò)，三個(gè)級(jí)別基本上已經(jīng)可以滿足企業(yè)的需求了。我遇到的客戶，一般都兩個(gè)級(jí)別就夠了。